Di Outsourcing delle Paghe si parla sempre più spesso, ma per molte organizzazioni non è ancora del tutto chiaro cosa significhi e quali vantaggi comporti. Troppi pensano che l’outsourcer paghe sia il commercialista che ogni mese elabora i cedolini, ma non è esattamente così: l’outsourcer paghe è un consulente cui esternalizzare tutto il processo di elaborazione paghe e le attività ad esso correlate.
Ma quali sono i vantaggi, per ogni tipologia di azienda, di gestire le paghe in outsourcing?
Ottimizzazione risorse interne
Chi si occupa di amministrazione del personale in azienda è spesso sommerso dalle incombenze burocratiche legate all’elaborazione paghe, soprattutto verso fine mese. Succede quindi che le HR aziendali risultino difficilmente reperibili per dipendenti e manager che ricerchino il loro aiuto su altre tematiche.
Esternalizzare la gestione paghe consente di liberare tempo e risorse interne all’organizzazione, riducendo le incombenze amministrative, così che le risorse umane possano dedicarsi ad attività strategiche a maggiore valore aggiunto, che favoriscano la crescita del business ed il benessere di tutti i collaboratori.
Questo non significa però perdere il controllo sull’elaborazione paghe e sui dati del personale: affinché l’elaborazione paghe in outsourcing funzioni è fondamentale che azienda ed outsourcer lavorino sulla stessa base informativa, che i dati siano condivisi facilmente e senza errori. L’ideale è utilizzare un software cloud per la gestione del personale, così da avere tutte le informazioni necessarie all’elaborazione paghe gestite in un unico spazio online, sempre disponibili ed accessibili in sicurezza da tutti gli attori coinvolti nel processo: dipendenti, manager, HR e consulenti.
Aggiornamento sulle normative
Tra gli aspetti più complessi della gestione paghe vi è senza dubbio la conformità con le normative in vigore. Per un HR aziendale sono troppe le incombenze quotidiane per essere certi di riuscire a mantenersi aggiornati sui costanti mutamenti normativi che interessano il settore paghe. Ma è un tema su cui non si può restare indietro o commettere errori, rischiando scontento tra i dipendenti e sanzioni fiscali.
Affidarsi ad un outsourcer paghe risolve il problema: la conformità normativa non sarà più un’incombenza interna all’azienda, ma del consulente paghe, una figura preparata, che si mantiene aggiornata e dedicata al 100% all’elaborazione delle paghe ed a tutti gli aspetti di legge ad essa legati.
Riduzione errori
I due punti analizzati in precedenza si riassumono in quello che è il più grande vantaggio di scegliere l’outsourcing paghe per la vostra organizzazione: la riduzione degli errori nella gestione del processo paghe. Abbiamo parlato delle conseguenze del mancato aggiornamento in caso di cambiamenti normativi, ma vi sono altri errori che possono risultare problematici: una dimenticanza banale può infatti rappresentare un importante grattacapo. Ed è molto facile che chi si occupa di HR in azienda, tra le nuove policy da scrivere, le schede di valutazione delle performance da distribuire e tutte le altre attività quotidiane, possa dimenticare alcune cose o non notare una discrepanza nelle informazioni necessarie all’elaborazione dei cedolini. L’outsourcer paghe è invece una figura totalmente dedicata al tema paghe, che sa dove è più probabile che si nascondano gli errori ed ha il tempo e l’attenzione necessarie per verificare ogni informazione.
