Gestire in modo efficace le assenze dei dipendenti ha grandi vantaggi per tutti all’interno di un’azienda: HR, Manager e dipendenti. Riduce gli sprechi di tempo, semplifica la pianificazione, evita errori e dimenticanze… La tecnologia mette a disposizione delle organizzazioni tutti gli strumenti più efficienti per ottimizzare il processo di gestione delle assenze e far sì che venga strutturato secondo le peculiarità e le esigenze della vostra realtà aziendale.
Vediamo quali sono tutti gli strumenti a disposizione per una gestione delle assenze dei dipendenti digitale.
Software di Gestione delle Assenze
La maggior parte dei software per la gestione delle risorse umane offre funzionalità dedicate alla gestione di ferie ed assenze dei dipendenti. In questo modo i dipendenti possono gestire in autonomia le proprie richieste di ferie, verificando a sistema i residui ed inviare la richiesta attraverso un workflow di approvazione che notifica automaticamente la richiesta ad HR e manager preposti all’approvazione.
I responsabili hanno facilmente visibilità sulle richieste inserite dai dipendenti, possono approvarle con pochi click anche da remoto.
Un software per la gestione delle assenze semplifica tutto il processo, eliminando richieste via mail o pianificazioni su fogli excel; in questo modo si riducono gli errori ed il processo acquisisce efficienza.
Gestione delle presenze
Alcune aziende non si limitano a tenere traccia delle assenze dei dipendenti, ma hanno anche l’esigenza di un sistema di rilevazione delle presenze che consenta di monitorare l’ingresso e l’uscita dei dipendenti. I software più moderni consentono anche la rilevazione da remoto, tramite app mobile geolocalizzata, adeguandosi perfettamente ai moderni stili di lavoro che prevedono lo smart working.
Timesheet
Un’altra modalità ancora per gestire le presenze dei dipendenti può essere quella dei fogli presenze o timesheet, all’interno dei quali ciascun collaboratore può indicare le ore lavorate ciascun giorno sulle diverse attività. Una modalità ideale per quelle realtà che non hanno l’esigenza di timbrare le presenze, ma che devono tenere traccia delle ore spese su ciascun progetto.
App Mobile di gestione delle assenze
Tutti i software per la gestione delle assenze più moderni sono dotati di app mobile native che consentono di svolgere numerose attività anche on the go. I dipendenti per esempio posso verificare il proprio residuo ferie ovunque si trovino dallo smartphone, così come inoltrare una richiesta di assenza o registrare una malattia. Allo stesso modo i responsabili possono approvare le richieste con un click grazie alle notifiche automatiche che ricevono via mail.
Calendario condiviso
Un’ulteriore caratteristica indispensabile dei software per la gestione assenze sono i calendari condivisi che consentono a tutti di avere visibilità immediata sulle assenze e le presenze registrate a sistema. Questo consente ai manager di meglio pianificare le risorse ed ai dipendenti di sapere sempre quali colleghi siano operativi e quali assenti.
In generale, la digitalizzazione della gestione delle assenze può portare a una maggiore efficienza e precisione, riducendo il rischio di errori e semplificando la comunicazione tra dipendenti e manager. Tuttavia, è importante valutare attentamente le opzioni disponibili e scegliere la soluzione più adatta alle esigenze specifiche della propria azienda.
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