Gestire ferie ed assenze dei dipendenti in modo efficiente è indispensabile per ogni azienda, ancor di più in questo periodo in cui tutti iniziano ad organizzarsi per le ferie estive. I software per la gestione delle assenze dei dipendenti sono lo strumento ideale per ottimizzare i processi di questa area ed esistono ormai soluzioni tecnologiche su misura per qualsiasi tipologia di organizzazione.
Le funzionalità di un software per la gestione assenze semplificano la vita di chi si occupa di amministrazione del personale in azienda, offrendo un tool completo che elimina gli errori e gli sprechi di tempo associati ad una gestione fatta tramite fogli excel o richieste via mail.
Ma come funziona un software per la gestione delle assenze e quali caratteristiche deve avere?
Informazioni condivise
Un sistema gestionale per le assenze fa sì che le informazioni in merito vengano gestite in modo centralizzato, accessibili a tutti i responsabili che hanno sempre piena visibilità sulle assenze dei team ed i residui. In questo modo l’organizzazione delle attività è semplificata e non ne risente la produttività aziendale.
Funzionalità Self-Service
Un programma di gestione assenze innovativo deve prevedere funzionalità self-service che consentano a ciascun collaboratore di gestire alcune delle informazioni che lo riguardano in autonomia: controllare i residui, consultare il calendario condiviso ed inoltrare le richieste di ferie ed assenza ai responsabili anche tramite app mobile. Un significativo risparmio di tempo per tutti.
Workflow di approvazione
Le richieste inoltrate dai dipendenti vengono automaticamente indirizzate ai responsabili attraverso un workflow di approvazione; i responsabili, notificati della richiesta tramite alert automatici possono in pochi click approvare o meno la richiesta.
Sicurezza e Compliance
Chi si occupa di amministrazione del personale ha a che fare ogni giorno con informazioni dei collaboratori che vanno gestite a norma di legge ed in sicurezza; anche la gestione assenze coinvolge dati sensibili e gestirli attraverso un software dedicato assicura piena compliance al GDPR.
Reportistica
Comprendere l’andamento delle assenze renderà più semplice individuare eventuali problematiche insorgenti, per esempio nell’engagement dei collaboratori. Un buon software per la gestione assenze vi darà immediata visibilità sui dati chiave, attraverso report ad hoc.
Dati per l’elaborazione Paghe
A fine mese, tutti i dati di assenza dei dipendenti sono a disposizione con pochi click per l’elaborazione dei cedolini dei dipendenti. Il processo si semplifica e gli errori si riducono.
Automatizzare un processo amministrativo come la gestione assenze in sintesi porta vantaggi a tutti i collaboratori aziendali: l’HR ridurrà errori e sprechi di tempo nel proprio lavoro, il management avrà sempre visibilità immediata sulle informazioni importanti, i dipendenti potranno facilmente inserire le proprie richieste anche da smartphone.
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