Abituati ad informazioni sempre disponibili nella nostra vita quotidiana, troppe volte invece i dati aziendali sono di difficile reperibilità: archivi cartacei, consulente che è difficile da contattare o condivide solo file PDF, mancanza di aggiornamento dei dati, la persona che se ne occupa è in ferie e gli altri non sanno dove li abbia messi…
Perché nel privato sfruttiamo al massimo la tecnologia, abbiamo le foto nel Cloud, i documenti digitali, mentre in azienda siamo ancora al fax ed i faldoni di documenti?
Le aziende che guardano al futuro, che sanno che in un mondo del lavoro che cambia rapidamente è necessario mantenere il passo per rimanere competitive, stanno aprendo a nuovi approcci, e guardano al digitale come ad un’importante opportunità per migliorare la gestione del personale e dell’organizzazione.
La tecnologia infatti fa sì che tutti i servizi prima forniti da un consulente HR, ora possano diventare digitali, ragione per cui parliamo proprio di consulente HR digitale. Ma qual è la differenza? L’idea potrebbe spaventare, far pensare a call center, risponditori automatici… Ma è proprio il contrario! Digitalizzare la consulenza HR significa dotare azienda e consulenza di un sistema tecnologico condiviso in cui gestire i dati aziendali per semplificare la comunicazione ed il reperimento delle informazioni. Dietro ci sono sempre le persone, la loro esperienza e le loro competenze, ma l’accesso ai dati è ottimizzato e messo in sicurezza.
Immaginiamo un processo tradizionale: l’HR aziendale manda i dati mensili al consulente per l’elaborazione paghe via mail, come allegato excel; qui incontriamo il primo problema di sicurezza, la posta elettronica non è un canale sicuro ed a norma. Un altro problema è quello dell’aggiornamento dei dati: quando è stato aggiornato l’ultima volta il file, da chi? Abbiamo la certezza che riporti i dati corretti? Il consulente invia per posta i cedolini che vanno distribuiti ai dipendenti (sempre via mail in modo non sicuro)…siamo certi che arrivino a tutti? E che ognuno riceva il suo? All’HR viene poi inviato un prospetto riepilogativo in PDF, di difficili utilizzo per un’analisi di dettaglio ed eventuale reportistica.
Come funziona invece in una situazione in cui si collabora con un consulente digitale?
La raccolta dei dati necessari per le paghe avviene già online, direttamente sul gestionale HR e coinvolge tutti i collaboratori aziendali; sono i dipendenti stessi infatti che possono registrare in autonomia attraverso funzionalità self-service le ore di assenza e timbrare le presenze. In questo modo si libera tempo all’HR aziendale delegando l’attività al dipendente stesso che acquisisce un controllo maggiore sui dati che lo riguardano (residuo ferie, malattie…). I dati raccolti al sicuro su un unico sistema, vengono poi quadrati automaticamente dal sistema stesso, con una significativa riduzione degli errori tipici di un controllo manuale, ed inviati in modo sicuro e tracciato al consulente che può così elaborare i cedolini su dati certi. Gli stessi vengono poi distribuiti al dipendente sempre a sistema. Così da poter verificare l’effettiva ricezione e richiederne se necessario la firma elettronica.
I vantaggi quindi di una consulenza HR digitale sono per tutti, dai dipendenti, al management aziendale, passando per risorse umane e consulente: tutti lavorano sulla stessa base dati, di cui hanno sempre visibilità, le informazioni sono al sicuro e gestite a norma di legge.
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