Richieste cartacee, via mail, file excel per incrociare le assenze di tutti, calendari appesi nel corridoio dell’ufficio… E ancora richieste all’ultimo minuto, piani che cambiano, risposte ad una richiesta che non arrivano, scadenze per approvare un’assenza non rispettate perché ricordate a voce…
Una volta questo era il modo di gestire le assenze dei dipendenti in azienda. Per alcune organizzazioni questa è ancora la realtà, forse dal cartaceo siamo passati alla mail, ma in ogni caso è una gestione scarsamente ottimizzata che lascia grande spazio a dimenticanze, errori e sovrapposizioni.
Se poi fino ad un paio di anni fa, in caso qualcosa non tornasse, bastava affacciarsi all’ufficio accanto per chiedere spiegazioni ad un collega o all’HR, oggi è probabile che queste persone non lavorino più fianco a fianco, ma che si trovino magari in sedi distaccate o a lavorare da remoto, a casa o chissà dove.
Il confronto quindi, se non sostenuto da efficienti strumenti tecnologici, diventa più complesso, così come si complica la condivisione di dati e la raccolta di informazioni.
Ecco perché la gestione di assenze e ferie dei dipendenti ad oggi deve essere automatizzata: per costruire un processo più funzionale che semplifichi la gestione per tutti gli attori coinvolti, risorse umane, manager e dipendenti.
Vediamo come.
Raccolta dei dati
Attraverso un software per la gestione ferie ed assenze moderno gestisci qualunque tipo di assenza: ferie e permessi, malattia, congedi parentali, donazioni sangue…
Non sono i manager o l’ufficio del personale a doversi occupare dell’inserimento dei dati a sistema dopo aver ricevuto una richiesta dal dipendente, ma è il collaboratore stesso che ha accesso al software attraverso un profilo self-service; da qui può inserire una richiesta di assenza ed allegare eventuale documentazione (es: certificato medico), oltre a controllare le informazioni che lo riguardano, come per esempio il proprio residuo ferie.
Il dipendente accede e può inviare una richiesta anche tramite l’app mobile, funzionalità molto comoda in questi tempi di smart working.
Processo di approvazione
Una volta che il dipendente ha inserito la propria richiesta di assenza, specificando il periodo se si tratta di ferie o le ore in caso di permessi, questa viene inoltrata automaticamente dal software alle altre persone coinvolte, attraverso un processo di approvazione automatizzato, costruito da voi sulla base delle vostre policy aziendali. Notifiche ed alert vengono inviate ai manager che devono approvare la richiesta; questi possono approvarla direttamente attraverso la mail di notifica ricevuta, o accedere al sistema per verificare in pochi click attraverso il calendario di team se nel periodo richiesto vi siano già altre richieste approvate e se sia comunque assicurata la copertura delle attività.
In questo modo ogni richiesta è sempre sotto controllo e non viene dimenticata, e le attività aziendali procedono senza intoppi.
Quadratura
Non solo raccolta ed archiviazione sicura dei dati! Con un software per la gestione assenze ti assicuri anche che tutti i calcoli vengano svolti correttamente, eliminando il rischio di errore di una quadratura manuale, oltre a liberare tempo per altre attività a chi si occupa del personale in azienda.
Una volta definite le regole (per esempio di accumulo ore e di utilizzo delle stesse), inserite le festività locali e le chiusure aziendali, i calcoli sono automatici, il sistema aggiorna il residuo dei dipendenti e segnala eventuali anomalie, come dati di assenza che non coincidono con le presenze registrate.
In pochi click hai raccolto, quadrato e verificato gran parte dei dati necessari ogni mese per l’elaborazione dei cedolini dei dipendenti. Ecco perché riteniamo fondamentale automatizzare la gestione delle assenze in azienda: i vantaggi sono sotto gli occhi di tutti, nonché alla portata di tutte le PMI italiane, grazie a tecnologie moderne che riducono drasticamente i costi di avviamento del sistema. Siamo certi che anche la tua azienda possa beneficiarne, contattaci per saperne di più.
