È passato più di un anno da quando tutti ci siamo trovati a lavorare da casa, anche chi non l’aveva mai fatto prima; è tempo di tirare le somme per molte realtà, comprendere cosa abbia funzionato e cosa no, quali passi fare per migliorare l’impostazione del lavoro da remoto e che modalità di lavoro scegliere quando sarà possibile rientrare in ufficio.
Molte organizzazioni si prevede che decideranno di mantenere almeno una parte di remote working; il mondo del lavoro è cambiato per sempre, anche i più scettici hanno compreso che una maggiore flessibilità negli spazi e negli orari di lavoro portano benefici per tutti, per il benessere dei dipendenti, la produttività e l’andamento del business.
Ma se un anno fa abbiamo improvvisato, ora bisogna fare sul serio, apprendere da questa esperienza per organizzare il futuro e dare una definizione chiara e concreta di cosa significhi smart working per la vostra realtà.
Quali sono quindi gli aspetti fondamentali da tenere in considerazione affinché lo smart working possa davvero funzionare per tutti gli attori coinvolti?
Comunicazione e Organizzazione
Ogni cambiamento porta con sé delle preoccupazioni, nella vita privata come nel lavoro. In quest’anno avrete avuto a che fare con collaboratori entusiasti di poter lavorare da casa e con altri che hanno incontrato maggiori difficoltà nell’adattarsi alla novità e che tutt’ora sembrano a disagio quando, per esempio, devono partecipare ad una riunione online.
Una buona comunicazione con i dipendenti ed un organizzazione dello smart working chiara e dettagliata renderanno il cambiamento più facile da accettare.
Se state decidendo quale tipo di organizzazione dare alle modalità lavorative della vostra azienda assicuratevi di comunicarle chiaramente a tutti, di essere disponibili per rispondere a dubbi e perplessità e di organizzare il lavoro in modo che tutti possano sentirsi a loro agio.
Comunicate quindi con sicurezza, scrivete delle policy inequivocabili e fate in modo che tutti possano consultarle al bisogno e parlarne con voi.
Ma soprattutto, organizzatevi! L’idea è che lo smart working non sia più qualcosa di estemporaneo, in cui il dipendente si arrangia come può in attesa di tornare in ufficio dove ha tutto ciò che gli serve; il lavoro da casa deve essere organizzato in modo da funzionare esattamente come se tutti fossimo in ufficio: stessi strumenti a disposizione (e qualcuno di più, per esempio cuffie per le riunioni online), modalità di contatto con gli altri membri del team chiare ed efficienti, documenti sempre a portata di mano…
Strumenti e Documentazione
Se come abbiamo detto poco sopra i dipendenti devono essere messi nella condizione di lavorare indifferentemente a casa come in ufficio, gli strumenti ed i documenti a loro disposizione diventano fondamentali. Come potranno lavorare efficacemente dalla loro cucina, se i dati che gli servono sono in sede e non vi è modo di accedervi da remoto? Non potranno.
Quando parliamo di strumenti non ci riferiamo quindi solo a quelli ovvi come pc portatile e smartphone, ma anche a tutti i software necessari per avere sempre a portata di mano le informazioni utili. Il concetto è lo stesso della nostra mail personale: possiamo accedervi indifferentemente dal pc di casa o dallo smartphone mentre siamo in fila alla cassa del supermercato, lo stesso deve valere per la documentazione aziendale: se archiviata online in uno spazio Cloud sicuro, ciascun collaboratore avrà visibilità sui documenti che gli servono, in qualunque momento ne abbia bisogno ed ovunque si trovi.
È necessario quindi che ogni dipartimento sia dotato degli strumenti necessari per lavorare al meglio, anche da lontano: non solo sistemi di chat e messaggistica, ma, per fare un esempio su cui siamo ferrati, un buon sistema per l’amministrazione del personale che contenga dati dei dipendenti a loro accessibili, anagrafiche, assenze, cedolini, ed a disposizione per manager e responsabili, ma anche per consulenti esterni all’azienda, come il consulente paghe che può scaricare i dati necessari mensilmente per l’elaborazione delle paghe, in sicurezza e senza errori.
