Chi si trova in prima linea nelle attività di amministrazione del personale ha ogni giorno a che fare con tanti processi tra loro fortemente interdipendenti: variazioni contrattuali, elaborazione paghe, gestione delle presenze, nota spese, costi e budget del personale, ecc..
Gestire tutti questi aspetti manualmente, con documenti cartacei e fogli Excel risulta decisamente oneroso per i dipartimenti HR aziendali e lascia la porta aperta a rischi importanti in termini di sicurezza dei dati personali dei dipendenti, errori nelle informazioni e mancato aggiornamento delle stesse.
Fortunatamente le nuove tecnologie digitali consentono oggi di automatizzare e di integrare questi processi e di renderli più efficienti. Tutti i sistemi attuali sfruttano la tecnologia Cloud che consente di avere accesso ai dati in maniera sicura e controllata, H24, ovunque ci si trovi. Ciò significa che sarà più semplice affidarsi a mirati servizi professionali di gestione del personale e consulenza HR in outsourcing, poiché chiunque collabori con la vostra organizzazione potrà accedere ai dati direttamente dalla stessa piattaforma HR digitale che utilizzate internamente. In questo modo si elimina sia l’invio di dati personali (o addirittura sensibili) via mail, procedura pericolosa e non a norma di legge, sia l’oneroso controllo delle informazioni, in favore di un sistema che in automatico vi segnala le eventuali anomalie.
Usufruire di un servizio in outsourcing a supporto dei processi di amministrazione del personale basato su una moderna piattaforma digitale cloud, delegando quindi quelle attività onerose, ma a scarso valore aggiunto, consente di liberare tempo delle persone interne da dedicare ad attività più critiche e rilevanti per il business, oltre alla possibilità di avere un maggior controllo su costi operativi no-core per l’azienda.
Quando si sceglie un fornitore di servizi in outsourcing per l’amministrazione del personale, l’elaborazione delle buste paga o la consulenza del lavoro è fondamentale fare alcune verifiche in termini di sicurezza e qualità dei processi: quali sono le procedure previste per il passaggio dei dati? I software in uso sono tutti cloud, sono GDPR compliant e quindi conformi in materia di sicurezza e privacy? I processi sono realmente automatizzati? Solo così si avrà la certezza di poter contare su un servizio qualificato ed efficiente.
Quali sono quindi i principali vantaggi di un servizio di amministrazione del personale in outsourcing per le piccole e medie imprese?
- Costi: utilizzare un servizio in outsourcing consente di sfruttare un risparmio sui costi delle infrastrutture hardware e software che il fornitore può ottenere grazie ai maggiori volumi gestiti.
- Esperienza: aziende più piccole possono beneficiare dell’esperienza di un outsourcer specializzato che affronta quotidianamente per conto delle diverse aziende cliente molteplici problematiche normative ed organizzative.
- Sicurezza: le soluzioni in-house non riescono a garantire la medesima sicurezza e controllo nella gestione dei dati, in particolare, dopo l’entrata in vigore del GDPR (26 maggio 2018) rispetto ad un outsourcer specializzato. Non riuscire ad essere compliant alla normativa sulla privacy in ogni suo aspetto, espone al rischio di sanzioni particolarmente onerose, per non parlare del pericolo di un data breach che porti al furto di dati personali dei propri dipendenti.
- Rapidità e scalabilità: un servizio in outsourcing di amministrazione del personale consente di avviare più rapidamente nuovi processi; in più il servizio può essere modificato in qualsiasi momento per adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali.
In conclusione, le innovazioni tecnologiche e la digitalizzazione dei processi hanno permesso la diffusione di piattaforme software HR che consentono a fornitori specializzati di erogare in outsourcing un’ampia gamma di servizi di gestione del personale che alleggeriscono il lavoro dei manager e della funzione risorse umane. Ad oggi sono già molte le aziende, soprattutto PMI, che preferiscono affidarsi a consulenti esterni specializzati, in grado di garantire alti standard di efficienza e affidabilità nel supporto anche da remoto.
