Remote working: quando funziona e come gestirlo con successo

Qualche anno fa il CEO di Yahoo, Marissa Mayer, ha suscitato una tempesta di discussioni con il suo annuncio che ai dipendenti dell’azienda non sarebbe stato più permesso di lavorare da casa. Al personale è stata concessa la scelta tra trasferirsi nel più vicino ufficio Yahoo o lasciare il lavoro.

Il management della società affermò che la decisione era dovuta al desiderio di migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti. “Alcune delle migliori decisioni e approfondimenti provengono dalle discussioni in corridoio e nella caffetteria, incontrando nuove persone e improvvisando riunioni del team”, sosteneva un manager di Yahoo, aggiungendo che “la velocità e la qualità vengono spesso sacrificate quando lavoriamo da casa”.

L’annuncio fu allora accolto con un misto di indignazione (da parte dei dipendenti scontenti di Yahoo) e incredulità (da gran parte del resto delle aziende). Alcuni commentatori evidenziarono come dietro l’annuncio vi fossero in realtà altre questioni, principalmente legate alle performance dell’azienda. Ma molti manager presero la parte del noto CEO evidenziando come il lavoro da casa non fosse tutto “Puppies and Rainbows”.

Rileggendola oggi, quella vicenda ci appare molto lontana nel tempo e ancora più inspiegabile – in quest’epoca in cui il remote working non è più un’opzione, ma una necessità.

Oggi, molte persone sostengono di essere più produttive e lavorare più a lungo da remoto, grazie alle ore extra guadagnate per l’assenza di spostamenti ed alla maggiore capacità di concentrarsi lontano dalle distrazioni e dalle interruzioni della vita d’ufficio.

Ci sono, tuttavia, alcune persone a cui il telelavoro non viene naturale o alcuni lavori che non sono particolarmente o per nulla adatti ad essere svolti a distanza. Oltre a molti manager che soffrono il dover gestire persone che non riescono a vedere fisicamente davanti a loro o che non riescono a mantenere il loro team che lavora da remoto coinvolto e motivato.

Mettendo da parte le reazioni indotte al tempo da Yahoo, non c’è dubbio che il lavoro a distanza, se gestito correttamente, possa portare molti vantaggi alle aziende e che probabilmente diventerà, anche dopo l’emergenza Covid-19, una modalità di lavoro sempre più presente. È quindi importante gestire il tema della flessibilità nel mondo del lavoro. Cosa devi fare per assicurarti che il lavoro da casa funzioni bene per la tua azienda?

Supporta i manager

Gran parte delle difficoltà che esistono attorno al lavoro da remoto derivano dal fatto che i manager spesso non hanno le competenze per gestire le persone a distanza. La gestione di un dipendente remoto non equivale alla gestione di un dipendente che vedi tutti i giorni. Sebbene vi siano alcuni contesti in cui gli approcci tradizionali di “comando e controllo” possono essere efficaci, semplicemente non funzionano in situazioni in cui si ha a che fare con knowledge worker che si trovano per la maggior parte del tempo fuori dall’ufficio.

I manager hanno bisogno di aiuto per gestire il cambiamento di mentalità, per fidarsi delle persone e valutarle in base ai risultati piuttosto che preoccuparsi esattamente di quante ore hanno trascorso davanti al computer.

Gestisci  obiettivi e performance in modo proattivo

Mantenere una forte attenzione sulle performance è importante per tutti i dipendenti, ovunque si trovino. Ma è forse ancora più importante per i manager che si occupano di team distribuiti. La chiave è stabilire obiettivi chiari in modo che tutti capiscano le proprie priorità e sappiano cosa ci si aspetta da loro e in quali tempi. Affiancare alla valutazione annuale, feedback più frequenti darà alle persone la possibilità di evidenziare tempestivamente i problemi e le esigenze di sviluppo quando si presentano. Questo consente ai manager di adattare obiettivi o tempistiche man mano che cambiano le priorità o le esigenze aziendali e li mette nella condizione di eliminare eventuali problemi di performance sul nascere prima che si trasformino in problemi importanti.

Un software HR può ovviamente fare molto per aiutare a semplificare il processo di gestione delle performance e garantire che le review si svolgano al momento giusto e che tutto ciò che è stato programmato venga opportunamente controllato.

Scegli le persone giuste

È importante riconoscere che il lavoro a distanza non è per tutti. Alcune persone hanno naturalmente l’autodisciplina e la concentrazione per poter lavorare in modo produttivo da casa. Altri lotteranno con l’isolamento e mancherà loro il faccia a faccia quotidiano con i colleghi. Assicurati di inserire in una posizione che comporta una notevole quantità di lavoro da remoto, persone cheabbiano le competenze per autogestirsi e lavorare in modo indipendente. L’idea delle persone di come sarà lavorare da casa è spesso molto diversa dalla realtà. Verifica che dispongano di un ambiente per lavorare da remoto e fornisci loro il supporto necessario, sia in termini di ascolto delle loro esigenze, ma anche attraverso una formazione progettata per aiutarli a sviluppare le competenze necessarie per un lavoro a distanza produttivo e motivante.

Facilita la comunicazione

Grazie a tool di collaborazione per chat, chiamate e riunioni come Microsoft Teams, ai social media più diffusi e a smartphone sempre più sofisticati, non è mai stato così facile per le persone comunicare quando lavorano da remoto o sono in viaggio. Solo perché la tecnologia è disponibile tuttavia non significa che le persone la useranno o la utilizzeranno nel modo più produttivo. Manager e dipendenti che lavorano da remoto devono trovare il modo di sviluppare un dialogo continuo con i loro team, sia che il confronto si svolga nello spazio virtuale sia tramite regolari contatti telefonici. È importante assicurarsi che le persone che non si trovano fisicamente in ufficio non perdano le comunicazioni più importanti o i cambiamenti nelle politiche e nelle procedure aziendali, ma è anche importante fornire canali di comunicazione informali per consentire loro di stare al passo con i colleghi, cercando di farlo su una base quotidiana. Alcune tecnologie per le risorse umane – come la piattaforma HR digitale Wospee – integrano strumenti di collaborazione che consentono ai dipendenti di accedere da qualsiasi luogo in modo da poter condividere informazioni e collaborare costantemente su attività e progetti. Assicurati che i tuoi dipendenti che lavoro in smart woking adottino la tecnologia a loro disposizione e fornisci loro supporto se sembrano avere difficoltà ad adattarsi ad alcuni dei nuovi strumenti di comunicazione disponibili.

Favorisci il lavoro di squadra

Assicurati di non scivolare in una situazione in cui i dipendenti che optano per il lavoro da remoto operano come se fossero “lavoratori autonomi” piuttosto che come parte integrante dei team aziendali. Per citare un articolo apparso un po’ di tempo fa su The Economist, “… è ragionevole che un’azienda voglia scoraggiare i propri dipendenti dal comportarsi come liberi professionisti o lavoratori autonomi. Dopotutto, le aziende esistono in gran parte perché le persone sono più produttive insieme che separate.” Assicurati di offrire regolari opportunità ai dipendenti remoti di interagire, unire e far circolare le idee anche nell’ambiente virtuale che si crea lavorando da remoto. Le persone lavoreranno insieme in modo più efficace se si sentono parte di una squadra e hanno l’opportunità di confidare sulle relazioni che hanno sviluppato online.

Qual è la tua opinione sul lavoro da remoto? Quali strategie hai in atto per assicurarti che il lavoro a distanza abbia successo nella tua azienda?