Ora che la mobilità si è ripresa, pressoché tutte le aziende devono gestire le note spese dei dipendenti, un processo che, se mal gestito, può risultare un enorme grattacapo amministrativo: errori, dati mancanti, rimborsi che tardano ad arrivare…
Questa è la ragione per cui la maggior parte delle organizzazioni sceglie di adottare un software dedicato alle note spese: processi più snelli per tutti gli attori coinvolti, dai dipendenti all’amministrazione, certezza ed immediatezza del dato, riduzione del cartaceo (quando non eliminazione totale della necessità di conservare lo scontrino cartaceo se abbinato ad un sistema di conservazione digitale a norma di legge).
Parola chiave: Dematerializzare
In un contesto in cui si parla costantemente di digital transformation, anche gli aspetti più amministrativi della gestione del personale devono “tenere il passo”. Dematerializzare documenti fondamentali come le note spese è parte integrante del processo, consente di ridurre gli sprechi di tempo e semplificare i processi attraverso strumenti innovativi a disposizione di tutte le aziende.
Nella prima fase del processo ciò che viene digitalizzato è la raccolta dei documenti di spesa: il dipendente direttamente dal suo smartphone fotografa lo scontrino, indica le necessarie informazioni aggiuntive ed inoltra la nota spesa ai responsabili che ne verificano la correttezza.
Ma le note spese sono dei documenti fiscali che vanno quindi conservati secondo specifici requisiti di legge: un tempo questo significava intere stanze aziendali di archivi cartacei in cui ciascun documento fiscale prodotto andava conservato per dieci anni. Ad oggi questi documenti possono essere sostituiti con il loro formato digitale, purché rispetti alcune caratteristiche che ne assicurano il valore probatorio: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Se il processo di archiviazione digitale delle note spese è eseguito correttamente in ogni suo passaggio le aziende non hanno più l’onere di conservarne copia cartacea che può essere distrutta; ciò significa riduzione dell’utilizzo di spazi per archivio, minor rischio di perdita o distruzione di documenti.
Quali sono quindi i vantaggi di dematerializzare attraverso un sistema di gestione note spese e conservazione digitale?
- Rapidità: fotografare uno scontrino e caricarlo in un software di gestione note spese che da quello autocompila la nota consente un risparmio di tempo significativo per il dipendente che in precedenza avrebbe dovutocompilare manualmente la nota spese; inoltre il software verifica automaticamente che vi siano tutte le informazioni e, per esempio, che il giustificativo di spesa non superi i massimali stabiliti.
- Certezza del dato: la carta si perde, scolorisce… un documento archiviato digitalmente è conservato in sicurezza ed a norma di legge.
