Questo è uno dei periodi più intensi dell’anno per le organizzazioni aziendali. Ogni dipartimento sta lavorando per portare a casa gli ultimi risultati interessanti e per pianificare le attività dei prossimi 12 mesi.
Anche per gli uffici HR dicembre è un momento sfidante, tra adempimenti burocratici, valutazioni di fine anno e pianificazione. Gli adempimenti delle risorse umane alla fine dell’anno possono variare a seconda delle leggi locali e delle politiche aziendali specifiche. Inoltre, i team delle risorse umane vorranno anche preparare l’azienda alle sfide del nuovo anno.
Ma, con così tanto da affrontare, può essere difficile stare al passo con tutto. Quindi, per aiutarti a navigare in uno dei periodi più impegnativi per il team HR, abbiamo messo insieme una check-list delle attività HR di fine anno.
Check-list HR delle attività di fine anno
Aggiornamento e gestione dati dei dipendenti
È necessario verificare che tutte le informazioni anagrafiche dei dipendenti siano corrette e aggiornate. A volte per dimenticanza o mancanza di tempo, rimangono inevase attività cruciali come la registrazione dei dati di un nuovo collaboratore. La fine dell’anno è un buon momento per sistemare tutte le informazioni relative ai collaboratori in modo da iniziare il 2024 contando su dati certi e verificati.
Verificate che i dati personali dei dipendenti, per esempio indirizzi e recapiti, siano aggiornati. Potresti dare struttura al processo conducendo un audit delle informazioni, anche in funzione di garanzia di conformità al GDPR. È infatti buona prassi controllare regolarmente le informazioni che l’azienda conserva su dipendenti, candidati ed ex dipendenti.
Lo svolgimento di un audit rende più semplice identificare se i dati soddisfino la conformità al GDPR, evitando così il rischio di sanzioni.
Gestione della Documentazione
Per cominciare il 2024 con il piede giusto e senza trascinarsi sospesi dall’anno precedente, è utile revisionare e archiviare in sicurezza tutti i documenti HR. È indispensabile verificare che i documenti relativi a visite mediche, abilitazioni, formazione obbligatoria, DPI siano registrati correttamente ed in modo sicuro, ma facilmente accessibili anche per controlli futuri.
Gestione Ferie
È un buon momento per verificare che tutti i dipendenti abbiano utilizzato i giorni di ferie rimanenti in conformità con le politiche aziendali. O sollecitare, laddove possibile, l’utilizzo di quei residui che, per policy aziendale, non possono essere riportati sull’anno successivo.
Accade spesso che i collaboratori non utilizzino tutti i propri diritti alle ferie, correndo il rischio di perderli. Un momento di controllo sulle ferie eviterà questo rischio ed i tuoi collaboratori ne saranno sicuramente felici.
Anche verificare se i diritti alle ferie siano stati calcolati e scalati correttamente durante l’anno è molto importante per evitare di trascinare errori sull’anno successivo.
Valutazione delle Performance
Se il processo di valutazione delle performance si svolge alla fine dell’anno, assicurati che sia completato.
Verifica che i colloqui per discutere le performance individuali siano stati fissati e svolti e che siano stata l’occasione anche per iniziare a pianificare gli obiettivi per l’anno successivo.
Di pari passo va l’analisi della formazione e dei piani di sviluppo: controlla se quanto stabilito ad inizio anno è stato svolto, perché promettere delle attività di sviluppo che poi non vengono erogate è molto frustrante sul piano della motivazione dei collaboratori.
Come per le Performance, è necessario pianificare le attività formative e di sviluppo del 2024 con attenzione alle esigenze individuali e di business.
Sondaggio di fine anno
Oltre ai colloqui di performance individuali, potresti valutare di condurre un sondaggio anonimo tra i tuoi collaboratori, per comprendere il clima aziendale ed i livelli di motivazione e coinvolgimento, L’anonimato ti aiuterà a ricevere risposte oneste e trasparenti. Potresti anche valutare di raccogliere idee o feedback in merito alle aspettative per l’anno seguente.
Un partner HR può affiancarti nella gestione delle attività di questa check-liste ed accompagnarti in un’ottimizzazione dei processi. Desideri migliorare la Gestione HR nella tua azienda? I servizi del Digital HR Partner Wospee sono pensati appositamente per facilitare il tuo lavoro e automatizzare i processi.
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