Citando Wikipedia, “La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico.”
All’interno di un’azienda sono tantissime le situazioni in cui si producono documenti, ed altrettante quelle in cui questi documenti devono essere conservati in sicurezza ed a norma di legge.
Fortunatamente questo non significa dover avere per ogni documento importante copia cartacea conservata in un archivio fisico, anzi, ad oggi è molto più sicuro ed efficiente conservare i dati importanti in formato digitale.
La conservazione digitale, per essere a norma di legge deve assicurare nel tempo il valore giuridico del documento, la sua autenticità, integrità, accessibilità e leggibilità.
I documenti che vengono archiviati attraverso la conservazione digitale possono essere documenti nativamente digitali o dematerializzazioni di un documento cartaceo (per esempio la fotografia di uno scontrino); ciò che conta è che prevedano firma e marca temporale. Si capisce immediatamente come questo semplifichi per esempio un processo come la gestione delle note spese aziendali: il dipendente in trasferta non deve più conservare copia dello scontrino del caffè al bar o la ricevuta dell’hotel, ma, se l’azienda utilizza un software per la gestione delle note spese, può direttamente fotografarlo e caricarlo a sistema tramite app mobile.
In Wospee abbiamo ritenuto fondamentale offrire all’interno del nostro pacchetto di servizi e soluzioni per l’amministrazione del personale, anche un sistema di conservazione digitale dei documenti, poiché la consideriamo una funzionalità davvero importante per semplificare la gestione documentale in azienda, assicurando controllo e sicurezza dei dati. Documenti come il Libro Unico del Lavoro possono essere dematerializzati, così da ridurre il rischio di archiviazione non sicura o perdita di documenti, oltre a garantire un risparmio significativo in termini di costi per la stampa e l’archiviazione.
Come potete essere certi che il fornitore scelto per il servizio di conservazione digitale offra le caratteristiche di sicurezza necessarie affinché la conservazione avvenga a norma di legge? Assicuratevi che il sistema possieda le relative certificazione: il prodotto utilizzato da Wospee ha la Certificazione del Processo di Conservazione ISO/IEC 27001 relativa al “Sistema di Gestione della Sicurezza delle informazioni” e ISO 9001 “Sistema di Gestione della Qualità dei Processi aziendali“.
Non utilizzi ancora un sistema di Conservazione Digitale dei documenti aziendali?
