Quando si parla di elaborazione paghe, chiunque si occupi di gestione del personale in azienda, sgrana gli occhi: è un tema complesso, che ogni mese richiede all’ufficio amministrativo un grande impegno in termini di tempo e risorse; bisogna raccogliere tutte le informazioni necessarie, verificare la presenza di errori o cambiamenti importanti, passare i dati al consulente che elabora i cedolini e verificarne il risultato prima di distribuire le buste paga ai dipendenti.
Tutti questi passaggi avvengono spesso secondo modalità obsolete, che rendono il processo più oneroso di quanto potrebbe essere grazie alle tecnologie oggi disponibili per le HR.
Analizziamo insieme le diverse fasi per capire quali dati servano e come possano essere raccolti senza difficoltà ed errori.
Presenze dei dipendenti
Non è sufficiente essersi dotati in azienda di un sistema di rilevazione delle presenze dei dipendenti, è fondamentale che sia al passo con i tempi. Se per esempio utilizzate un sistema di timbratura tradizionale, con i classici timbratori installati nella sede aziendale, probabilmente nell’ultimo anno avete incontrato delle difficoltà nel registrare le presenze dei collaboratori che, causa Covid-19, hanno lavorato da remoto.
Un software di rilevazione presenze moderno deve consentirvi di registrare l’orario di lavoro dei collaboratori ovunque si trovino, in sede, a casa o in qualche sede distaccata, utilizzando l’app del sistema installata sullo smartphone di ogni dipendente. Con un click quindi il collaboratore può indicare quando inizia a lavorare (e dove si trova per verificare la veridicità della timbratura) e l’orario di fine delle attività.
Assenze
Come avviene la richiesta di un giorno di assenza da parte di un dipendente nella vostra organizzazione? Quando poniamo questa domanda troppo spesso ci viene risposto che un collaboratore per richiedere un giorno di ferie deve compilare un modulo cartaceo da consegnare all’ufficio del personale, o inserirlo in un excel condiviso o mandare una mail. Questo metodo non solo non è sicuro, ma nemmeno efficiente ed adeguato a semplificare l’elaborazione delle paghe.
Tocca poi agli HR infatti a fine mese recuperare tutte le richieste ricevute spulciando tra documenti ed e-mail ed inoltrare al consulente paghe le informazioni di assenza corrette. In questo modo di frequente si commettono errori, vengono registrare assenze in giorni non corretti mentre alcune vengono dimenticate. A volte l’errore viene notato prima dell’elaborazione del cedolino, altre volte è il dipendente stesso che nota l’anomalia alla ricezione della busta paga, con conseguenti perdite di tempo per rimediare.
Con un software per la gestione di ferie ed assenze questo problema è presto risolto: le richieste di assenze vengono immesse a sistema direttamente dal dipendente ed entrano in un flusso di approvazione che coinvolge responsabili, HR e manager. Tutte le figure coinvolte ricevono una notifica in merito alla richiesta, tramite il software verificano il calendario di team e le eventuali altre assenze sovrapposte per poi procedere all’approvazione. In caso di anomalie è il sistema stesso a segnalarlo. A fine mese risulta più semplice estrarre tutti i dati necessari all’elaborazione paghe nel formato più utile al consulente, evitando così perdite di tempo per reperire le informazioni e correggere eventuali errori.
Passaggio dei dati al consulente
Quanto raccontato finora mostra come l’elaborazione delle paghe possa notevolmente venire semplificata dall’utilizzo in azienda di un software per la gestione del personale. Ma c’è un altro passaggio in cui l’utilizzo di un sistema innovativo può aiutarvi: la trasmissione mensile dei dati al consulente paghe. Senza la piattaforma HR adatta rischia di essere un processo confuso ed incoerente: di frequente infatti i dati vengono passati come allegati ad una mail; se vi sono poi delle correzioni o qualcosa da aggiungere viene inviata una mail aggiuntiva o addirittura l’HR aziendale telefona al consulente per comunicare le modifiche.
In questo modo nulla è tracciato, non vi è prova dell’effettiva trasmissione dei dati ed il consulente deve ripescare tutti i dati che gli servono tra la montagna di mail che riceve quotidianamente e tra gli appunti che si è preso a seguito di un contatto telefonico. Per non parlare della sicurezza dei dati personali. Non finiremo mai di dirlo: l’invio via mail di dati che riguardano i dipendenti non è sicuro, così come non lo è l’archiviazione locale su file excel.
Solo gestendo presenze ed assenze attraverso un software dedicato sarete certi che le informazioni al consulente verranno trasmesse senza incidenti, attraverso canali sicuri e certificati ed evitando errori o dimenticanze.
Invio dei cedolini ai dipendenti
Così come va ottimizzato il flusso delle informazioni in uscita, anche quello dei dati in entrata si può migliorare. Una volta che il consulente ha elaborato i cedolini, questi vanno infatti distribuiti ai dipendenti. Di nuovo, farlo via mail non è una metodologia corretta e soprattutto non assicura l’effettiva ricezione.
Attraverso un gestionale risorse umane, ogni collaboratore riceverà il cedolino in un proprio spazio online dedicato e potrà dichiararne con pochi click la ricezione. Una volta consultato il cedolino, potrà facilmente controllare che le informazioni al suo interno in merito alle proprie presenze ed assenze siano corrette, verificando sempre all’interno del software, il proprio residuo ferie e le ore di lavoro registrate per il mese in oggetto.
Gestire le presenze e le assenze dei dipendenti attraverso un software HR innovativo porta dei vantaggi per tutti: i dipendenti hanno sempre visibilità sulle informazioni che li riguardano, l’ufficio del personale mantiene sotto controllo ed al sicuro tutti i dati dei collaboratori aziendali e risparmia tempo per inviarli al consulente paghe, che è certo di lavorare su informazioni complete e prive di errori.
