La pianificazione delle ferie estive è un momento molto stressante in azienda: manager ed HR devono riuscire a conciliare le esigenze aziendali con quelle dei dipendenti ed i carichi di lavoro, in modo che collaboratori e clienti siano egualmente soddisfatti. Accade troppo spesso invece che le richieste di ferie vengano inviate all’ultimo minuto, o che tutti vogliano andare in ferie nello stesso momento per smaltire i residui, o ancora che le richieste inviate non ricevano risposta dai responsabili, troppo indaffarati su altre attività.
Gestire in modo ottimale ferie ed assenze dei dipendenti aziendali porta vantaggi significativi in termini economici, produttivi e di ambiente di lavoro.
Cosa fare per gestire efficientemente le ferie nel periodo estivo?
Policy
È fondamentale che la procedura di richiesta ferie e le regole aziendali a riguardo siano chiare a tutti e che ci sia la massima trasparenza a riguardo: quante persone all’interno dello stesso team possono assentarsi contemporaneamente? Vi sono periodi di chiusura aziendale, o altri in cui il carico di lavoro aumenta ed è necessario siano tutti presenti?
Tempistiche
Definire una data entro la quale tutti i dipendenti devono avere inoltrato le loro richieste di ferie estive, è vantaggioso per tutti: HR, manager e dipendenti infatti avranno in questo modo tutto il tempo necessario per pianificare le attività in previsione delle assenze. Ogni collaboratore saprà con largo anticipo quando potrà andare in ferie così da organizzarsi e prenotare le vacanze per tempo.
Tecnologia
Non dovete, per fortuna, gestire tutto manualmente, tramite mail, file excel, o moduli di richiesta assenza cartacei. Un buon software per la gestione del personale alleggerisce tutto il processo: dalla richiesta di ferie, alla loro approvazione.
Con un sistema HR ciascun dipendente può accedere, anche da app mobile, per verificare il proprio residuo ed il calendario del team ed inviare la richiesta che il sistema inoltra automaticamente al responsabile per l’approvazione.
Con un programma di gestione ferie ed assenze potrai facilmente:
- Pianificare il calendario inserendo festività nazionali, locali, eventi e chiusure aziendali.
- Assicurare il calcolo corretto del residuo ferie e permessi
- Automatizzare le richieste e fornire un accesso self-service ai dipendenti in modo che possano verificare in autonomia il loro bilancio ferie ed inoltrare le richieste online ai manager per approvazione.
- Condividere un calendario così che i manager possano verificare rapidamente le assenze prima di approvare o meno una richiesta e che tutto il team sappia chi è assente o meno.
- Tenere sotto controllo i trend di assenza attraverso cruscotti grafici per capire rapidamente se qualcosa non va e se manca la copertura dell’attività lavorativa.
- Tenere sotto controllo i residui attraverso report specifici così da sollecitare chi ha un numero eccessivo di ferie a smaltirle senza ridursi all’ultimo.
