La gestione del personale subisce troppo spesso un pregiudizio nelle organizzazioni italiane: si tende a considerarla un’incombenza puramente amministrativa, chi se ne occupa viene considerato colui a cui chiedere ciò che non si sa, che risolve i problemi dei dipendenti e si occupa dei documenti. I membri del team HR spesso si trovano a passare le loro giornate a calcolare il residuo ferie dei dipendenti, a rispondere a mail di approvazione ferie e ad aggiornare file excel contenenti i dati anagrafici dei collaboratori.
La Gestione del personale in azienda è in realtà un’attività a più ampio respiro che, soprattutto negli ultimi anni, deve incaricarsi ed essere dotata delle risorse per occuparsi anche, e soprattutto, di attività che non necessariamente rientrano nella sfera amministrativa o burocratica. Pensiamo per esempio ad iniziative di engagement e retention dei collaboratori, alla necessità di strutturare, di concerto con il management, piani di carriera efficaci e stimolanti e costruire un ambiente di lavoro positivo ed efficiente.
È pur vero però che si tratta di iniziative complesse, che coinvolgono svariate risorse; i risultati poi spesso si vedono sul lungo termine, il budget assegnato è spesso insifficiente. Il tempo e le risorse necessarie poi, troppo spesso vengono sottratte proprio da quelle incombenze amministrative di cui sopra.
Ma esiste un modo per ottimizzarle? Le risorse umane possono più facilmente trovare il tempo per iniziative davvero a vlaore aggiunto per tutti i collaboratori?
Vi sono diversi aspetti della gestione del personale su cui si può intervenire per renderli più efficienti.
Outsourcing
Non tutto deve essere gestito internamente in azienda, anche perchè, diciamocelo chiaramente, il team HR risulta spesso sottostaffato. Come nella vita privata ci affidiamo a svariati professionisti esperti per affiancarci su varie tematiche, lo stesso deve valere nella gestione del personale. Internalizzare tutte le competenze necessarie non è sempre possibile, meglio optare per dei servizi in outsourcing ad hoc. L’HR interno all’azienda può avvalersi di diverse società partner cui affidarsi, partner competenti che sollevino il team aziendale, assicurando compliance e preparazione.
Un esempio su tutti l’elaborazione delle paghe dei dipendenti. Società come Wospee sono in grado di prendersi in carico tutte le attività inerenti il ciclo paghe, dall’elaborazione dei cedolini agli adempimenti collegati. L’ufficio risorse umane perde moltissime ore al mese per quadrare le assenze e verificare la correttezza di tutte le informazioni necessarie al consulente per l’elaborazione paghe. Partner HR che gestiscono in maniera innovativa e digitale il ciclo paghe, semplificano questo processo, automatizzando il passaggio dati così come la distribuzione dei cedolini ai dipendenti. Un notevole alleggerimento per le risorse interne all’azienda, che non dovranno più preoccuparsi di un compito estremamente time-consuming, ma a scarso valore aggiunto.
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Digitalizzazione
I processi manuali non sono quasi mai efficienti: portano con sé errori, sviste, dimenticanze, l’aggiornamento dei dati è più lento e la condivisione delle informazioni più complesse. Quanto detto nel paragrafo precedente in merito al payroll, vale allo stesso modo per quasi tutti gli altri ambiti HR. Fortunatamente la digitalizzazione in ambito HR ha fatto passi da gigante, consentendo a tutte le aziende di dotarsi degli strumenti più idonei alle loro esigenze: gestione presenze ed assenze, nota spese ed archiviazione digitale… ogni ambito dell’amministrazione del personale ha un software dedicato. Questo significa dati al sicuro e facilmente condivisi, scadenziario e notifiche per non dimenticare nulla, distribuzione dei documenti tracciata… La tecnologia è un alleato fondamentale per chi si occupa di gestione del personale: fa risparmiare tempo, consente ai dipendenti di essere più autonomi senza che l’HR perda il controllo delle informazioni, assicura una gestione GDPR Compliant dei dati personali. Sistemi integrati consentono di costruire un ecosistema di soluzioni su misura per le esigenze di ogni singola realtà aziendale.
Analitiche HR
Siamo sommersi dai dati, ma di fronte ad una mole sconfinata di informazioni è difficile interpretarle, analizzarle e trarne valore. Lo sappiamo tutti che chi maneggia grandi quantità di dati è abituato a gestirli ed analizzarli su Excel, masi può fare di meglio! Anche in questo caso dotarsi degli strumenti giusti è indispensabile. I tool di gestione risorse umane mettono a disposizione efficaci strumento di analisi come analitiche HR, reporting ed insight che consentono di comprendere le dinamiche interne all’azienda, individuare i trend e fare un’analisi predittiva che consenta decisioni informate e supportate dai dati.
Desideri migliorare la Gestione del Personale nella tua azienda? Il servizio Wospee è stato pensato appositamente per facilitare il tuo lavoro e automatizzare i processi.
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