La tecnologia è ormai un alleato indispensabile per l’HR aziendale, consente infatti di ottimizzare la gestione di tutti gli aspetti amministrativi, e di offrire ai dipendenti uno strumento che ne agevoli il coinvolgimento.
Ma tutti i benefici della Digital Transformation sono vanificati se lo strumento scelto non è adeguato agli obiettivi dell’organizzazione. Per questo il momento della software selection è fondamentale ed è necessario arrivarci preparati e con le idee chiare.
Quali sono i fattori fondamentali da tenere in considerazione quando si sceglie un software per la gestione del personale?
Funzionalità
Ogni azienda sa quali sono le attività che ha più difficoltà a gestire ed è a partire da queste che deve costruirsi un elenco di funzionalità che il software deve avere, elencandole per priorità. Alcune cose sono più urgenti di altre, perché la gestione “manuale” è diventata impossibile, o perché vi sono dei requisiti di legge da rispettare; altre potrebbero essere un “nice to have” cui dedicarsi una volta sistemato il resto.
Gli ambiti di applicazione sono tendenzialmente due:
- Amministrazione del personale: database anagrafiche, formazione e sicurezza sanitaria, gestione presenze assenze, nota spese e conservazione digitale, welfare, payroll…
- Talent management: Recruiting, performance, career planning…
Compreso quali sono le aree di interesse, si potrà più facilmente comprendere con il fornitore se il sistema offerto copra le esigenze, se consenta di integrare nel tempo nuove funzionalità in base al mutare delle necessità ed alle priorità individuate.
Caratteristiche
Comprese le esigenze, si potrà scendere più nello specifico per comprendere come ciascuna attività voglia essere gestita dall’azienda. Significa domandarsi chi dovrà utilizzare il software per la gestione del personale (solo gli HR, anche il management, tutta la forza lavoro aziendale?) e con che modalità (solo in sede dal pc aziendale, anche da remoto perché l’organizzazione pratica lo smart working?…)
Le domande da porre di conseguenza sono:
- Su che tipo di tecnologia è costruito il sistema? È un sistema cloud accessibile ovunque H24?
- Esiste un App nativa per accedere ad alcune funzionalità del software?
- Sono previsti diversi profili utente che consentono di darvi accesso a tutti i dipendenti?
Sicurezza
In fase di scelta, particolare attenzione va dedicata alle modalità in cui i fornitori gestiscono i dati. Le HR maneggiano moltissime informazioni sensibili sui dipendenti aziendali e devono assicurarsi che queste vengano gestite a norma di legge. Nel caso di software per la gestione del personale Cloud è indispensabile comprendere dove venga hostato il sistema, che standard di sicurezza rispettino i server e se soddisfino i requisiti prescritti dal GDPR.
Servizi
Un’azienda di software per la gestione del Personale non può più solo essere un fornitore di tecnologia, ma sempre di più deve diventare partner dell’HR ed affiancarlo nei processi di gestione delle risorse umane. Per questo in fase di selezione è opportuno comprendere che tipo di servizio di supporto venga offerto e come si componga il team di consulenti che lavorerà fianco a fianco con voi. Chi sarà il vostro interlocutore? Avrete un referente dedicato? Vi sono consulenti competenti sulle diverse aree?
Costi
Nessuna organizzazione può permettersi di selezionare un sistema senza averne valutato i costi; probabilmente è stato stabilito un budget e sulla base di esso va selezionato il sistema migliore in termini di costi/benefici.
Prima di tutto va chiarita la filosofia di prezzo del fornitore: è un sistema a licenza o a canone? E su cosa viene calcolato il canone, numero di moduli, utenti, dipendenti gestiti a sistema?
Se, come nella maggior parte dei software cloud il costo è a canone mensile, cosa include? Vi sono limiti per esempio nella quantità di documenti caricati?
E quali sono gli altri costi previsti oltre al canone: come vengono calcolati i servizi di avviamento? Il supporto è incluso? Quali attività vengono quotate?
Chiarire questi aspetti vi consentirà di non ricevere brutte sorprese una volta firmato il contratto.
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