L’elaborazione dei cedolini paga è un’attività che non ammette errori o ritardi. L’aspetto più complesso per chi si occupa di amministrazione del personale in azienda è trovare un equilibrio tra la precisione massima ed il risparmio di tempo, poiché tendenzialmente l’elaborazione delle paghe si concentra in pochi giorni del mese.
Quali aspetti ottimizzare per snellire il processo di elaborazione dei cedolini?
Raccolta dei dati per l’elaborazione dei cedolini
Il processo di elaborazione dei cedolini ha avvio dalla raccolta di tutte le informazioni necessarie sui dipendenti: ore lavorate, assenze, note spese… Non è sempre facile avere le informazioni nei tempi stabiliti ed assicurarsi che non vi siano errori o dati mancanti (assenze non segnate, note spese fuori policy…).
Questo flusso inizia infatti dal dipendente in prima persona che deve aggiornare le informazioni che lo riguardano, passando poi per manager che devono per esempio approvare le richieste di ferie, fino al HR che raccoglie tutti i dati per condividerli con i consulenti che si occupano di elaborare i cedolini.
Fortunatamente non si tratta di un processo manuale. Sono a disposizione di tutte le aziende software di amministrazione del personale con funzionalità dedicate alla gestione di presenze, assenze e note spese.
Passaggio dei dati
Una volta che in azienda sono state raccolte tutte le informazioni necessarie all’elaborazione delle buste paga, come condividerle con i consulenti preposti all’elaborazione dei cedolini? Non è certo il caso di inviare file excel carichi di dati personali via mail. La cosa migliore è che il gestionale HR in uso in azienda ed il programma buste paghe utilizzato dai consulenti siano integrati in modo da consentire un passaggio dei dati semplice, snello, sicuro e compliant alla normativa GDPR.
Distribuzione dei Cedolini online
Così come è necessario ottimizzare il passaggio dei dati necessari all’elaborazione dei cedolini tra azienda e consulenti, lo stesso vale per il processo inverno, ossia la distribuzione dei cedolini elaborati ai singoli dipendenti. Anche in questo caso utilizzare la mail non è una modalità compliant. In nostro soccorso giungono ancora una volta i sistemi di amministrazione del personale che consentono di caricare i cedolini online a sistema e distribuirli ai dipendenti, i quali confermeranno l’avvenuta ricezione tramite firma digitale degli stessi.
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