L’eccesso di burocrazia nella gestione del personale è una delle lamentele più frequenti che circolano tra gli addetti alle risorse umane. I dipendenti stanno diventando sempre più esigenti e si aspettano risposte immediate alle domande più frequenti, da quante ferie residue hanno accumulato a qual è la procedura per segnalare i giorni di malattia. I manager hanno aspettative altrettanto alte, pensano che il team delle risorse umane debba essere in grado di fornire sempre più velocemente i dati di cui hanno bisogno per supportare le decisioni aziendali e guidare il proprio team in modo efficace.
Tutto questo, far circolare i dati rapidamente ed in sicurezza e mantenere un buon livello di comunicazione tra membri del team, è complicato dall’esigenza improvvisa di lavorare a distanza.
Ne consegue che, le risorse umane sono senza dubbio sotto pressione, ma è già disponibile, e troppo spesso non utilizzata, la tecnologia per aiutarle a far fronte alle crescenti esigenze del loro tempo. Ecco alcune delle caratteristiche che permettono alle nuove piattaforme HR digitali di aiutare le risorse umane nei processi quotidiani che portano via tempo, risorse ed energie.
Automatizzare i processi chiave
Chi lavora in HR spesso impiega una quantità eccessiva di tempo in richieste di ferie e permessi da elaborare, aggiornamento dei dati anagrafici dei dipendenti e dei rapporti di lavoro, raccolta delle timbrature e delle note spese. Un numero sorprendente di aziende gestisce ancora questi processi HR manualmente su fogli di calcolo, con inutili duplicazioni ed un alto rischio di errore. Trovandosi poi in smart working, il passaggio di dati tramite fogli excel che circolano via mail non è sicuro. Le più recenti soluzioni tecnologiche HR consentono di automatizzare i processi di gestione del personale necessari ed onerosi, rendendoli molto più facili e rapidi da gestire. Unificando la gestione dei dipendenti in un ambiente centralizzato e sicuro, è possibile mantenere tutto aggiornato, fornendo l’accesso online alle persone coinvolte nei diversi processi (funzione HR, responsabili, manager, consulente del lavoro).
Fornire promemoria tempestivi
Ogni giorno riceviamo così tante informazioni e richieste che può essere difficile stare al passo con ciò che deve essere fatto. Una buona piattaforma digitale per le risorse umane, tuttavia, è un po’ come un “assistente virtuale” che ti aiuta a rimanere sempre aggiornato sulla attività da svolgere. Può gestire promemoria quando sono necessarie valutazioni di fine periodo di prova e avviserà quando la fase successiva della politica di gestione delle assenze deve entrare in azione con un determinato dipendente. La maggior parte dei sistemi consente ai manager di gestire autonomamente questi processi di base delle risorse umane, consentendo loro di guidare in modo più efficace i propri team ed alleggerendo di attività le risorse umane.
Incoraggiare dipendenti e manager a diventare autosufficienti
Le nuove piattaforme HR digitali che offrono servizi HR self-service non sono solo preziose per i manager, ma sono anche generalmente accolte a braccia aperte dai dipendenti stessi. Questo perché consentono di mantenere aggiornati in autonomia i propri dati personali e vedere in modo rapido e veloce quanti permessi orari o ferie gli sono rimasti, piuttosto che lo stato di una pratica personale. Anche da casa, hanno accesso alle informazioni che li riguardano tramite uno spazio online sempre accessibile e sicuro. Sistemi di ultima generazione hanno spesso processi di approvazione integrati, quindi non è necessario che le persone aspettino giorni mentre i moduli di richiesta ferie vengono fatti circolare tra manager e risorse umane. Il sistema genera semplicemente una mail e il manager HR può accedere, verificare se qualcun altro nel team è in congedo contemporaneamente ed emettere un’autorizzazione o un rifiuto.
Analisi dei dati HR
Trascorrere ore a raccogliere dati per a produzione di report per la direzione o il consiglio di amministrazione non è il miglior uso del tempo delle risorse umane. Ma non è necessario cercare tra masse di documenti, cercare informazioni o perdere tempo per assicurarsi che i dati siano aggiornati. I più recenti sistemi software HR come Wospee ospitano tutte le informazioni relative alle persone in un unico posto centrale, facilitando il recupero dei dati quando sono necessari. Fatti e numeri che riguardano il personale e l’organizzazione sono presentati in grafici o diagrammi accessibili, rendendo più facile per le persone digerire i dettagli e prendere decisioni più informate su tutto, dal recruiting, alla formazione, alla salary review.
Collaborazione sociale
Viviamo in un mondo sempre più collaborativo e tuttavia molte aziende operano ancora in “silos” dipartimentali. Le nuove soluzioni aiutano le aziende a rompere i confini fornendo una piattaforma HR di collaborazione in cui i dipendenti possono condividere idee e lavorare insieme su progetti. Questi portali HR rendono più semplice la connessione delle persone, la ricerca di risposte alle domande e la collaborazione con gli altri per generare idee nuove e supportare il miglioramento continuo. Aprono le porte a una forza lavoro più energica e collaborativa, dove tutti sanno dove sta andando l’azienda e hanno una migliore comprensione del ruolo che svolgono nel quadro generale.
