Occuparsi del personale in azienda ad oggi significa avere quotidianamente a che fare con un numero spropositato di informazioni: piani ferie, richieste di assenza, valutazioni delle performance… Nell’ultimo anno a queste si sono aggiunti anche tutti quei dati inerenti i dipendenti ed il Covid-19 come vaccinazioni effettuate e periodi di quarantena. Per non parlare di tutto quello che è stato necessario gestire per dare un’impostazione efficiente al lavoro da remoto: dotazioni ai dipendenti per lavorare da casa, accessibilità ai documenti, centralino telefonico…
Se ci fossimo trovati in questa situazione anche solo 15 anni fa probabilmente molte aziende non avrebbero potuto continuare a lavorare senza la presenza dei loro collaboratori fisicamente in sede; ad oggi invece per molti non è stato un problema mantenersi produttivi anche lavorando a distanza. Questo perché le tecnologie a nostra disposizione si sono evolute, non solo quelle che utilizziamo nella nostra vita privata, ma anche i sistemi a disposizione di chi amministra il personale aziendale e tutte le informazioni ad esso collegate.
È impensabile oggi gestire i dipendenti senza utilizzare un software dedicato all’amministrazione del personale.
Vediamo perché nel dettaglio.
Sicurezza
Negli ultimi anni sempre maggiore attenzione è stata riservata alla privacy dei nostri dati personali; la stessa attenzione deve riservare l’amministrazione del personale ai dati dei dipendenti che l’azienda si trova a gestire. Il rispetto delle normative imposte dal GDPR è fondamentale per ogni organizzazione, anche per evitare di incorrere in sanzioni importanti.
In quest’ultimo anno, con una grande diffusione dello Smart Working, si è profilato un problema troppo spesso sottovalutato: come condividiamo in azienda le informazioni necessarie a lavorare? Molto di frequente ci si trova a lavorare su documenti cartacei, ma lavorando da remoto non è realistico, né efficiente (né sicuro!) che ogni dipendente stampi e porti a casa tutti i documenti che gli servono. Allo stesso modo anche condividere determinate informazioni via mail non è un processo sicuro. Accade poi che i dati gestiti in questa maniera non siano sempre aggiornati.
Utilizzare un sistema innovativo per l’amministrazione del personale vi permette di avere uno spazio online sicuro e condiviso in cui archiviare tutta la documentazione relativa ai collaboratori della vostra organizzazione. Un software sicuro ospita i vostri dati su server certificati, interni all’Unione Europea, prevede backup e test di sicurezza costanti e diversi accessi degli utenti in base ai permessi che voi avrete stabilito.
Condivisione
Una delle difficoltà maggiori nel gestire i dati del personale sta nel conciliare la sicurezza di questi ultimi con la loro accessibilità; anche in una cassaforte le informazioni sarebbero al sicuro, ma nessuno di coloro che ne ha bisogno per lavorare potrebbe accedervi.
Ecco perché è importante dotarsi di un software di gestione del personale Cloud: perché fa sì che tutti abbiano accesso alle informazioni che gli servono, senza rinunciare alla sicurezza. I gestionali cloud permettono a ciascun dipendente di accedere al sistema in qualsiasi momento ed ovunque si trovino e forniscono uno spazio di lavoro online dove creare per esempio gruppi di lavoro specifici in cui i collaboratori coinvolti possano condividere agilmente informazioni, documenti ed idee.
Nella tua organizzazione non utilizzi ancora un sistema dedicato all’amministrazione del personale? Contattaci e troveremo insieme la soluzione migliore per te>>
