Non è un segreto che dall’inizio del 21° secolo, il mondo industriale abbia abbracciato le trasformazioni digitali come parte della grande Quarta Rivoluzione Industriale.
Intelligenza artificiale, Big Data e Cloud-based computing sono solo alcune delle tecnologie progressiste che sono diventate comuni in questo periodo. La loro nascita ed evoluzione stanno ora aiutando le aziende a prendere decisioni più intelligenti e informate e a rendere i processi più basati sui dati ed efficienti.
I professionisti delle risorse umane possono essere alcuni dei maggiori beneficiari di queste nuove tecnologie. Poiché le risorse umane sono un attore chiave nella progettazione, gestione e miglioramento della cultura incentrata sui dipendenti all’interno di un’azienda, il software digitale delle risorse umane può aiutare a liberare i team delle risorse umane da attività ripetitive, semplificare i processi quotidiani e connettere i dipendenti con i loro dati e tra loro.
Se il tuo team delle risorse umane deve ancora abbracciare la propria trasformazione digitale, ci sono 10 validi motivi per interessarsene …
Sarai in grado di bandire i dati basati su fogli di calcolo
Sappiamo dai nostri clienti quanto può essere un problema la gestione dei dati basati su fogli di calcolo. File duplicati, dati imprecisi e incompleti, piccoli errori che possono rompere un intero file… Suona familiare?
Una soluzione software digitale per le risorse umane ti consente di conservare tutti i dati importanti dei tuoi dipendenti in un luogo sicuro e organizzato. Inoltre, i sistemi HR di base sono dotati di un database costruito sulle best-practice, che aiuta i team HR ad analizzare l’ampiezza e la profondità dei dati necessari per gestire le HR in modo efficace. E, con tutti i tuoi dati archiviati in un unico posto, anche la creazione di report e analisi può essere resa molto più semplice.
Puoi gestire i processi di assenza in modo più efficiente
Registrare le assenze del personale e tenere aggiornati i registri delle ferie annuali può essere uno dei compiti più ardui che le risorse umane devono svolgere. Se ti affidi ancora a quei fastidiosi fogli di calcolo per calcolare i diritti alle ferie, o magari utilizzi un sistema basato su e-mail per gestire le richieste, può diventare incredibilmente difficile tenere traccia in modo accurato e rapido di chi è assente e quando.
Lo stesso vale per le assenze impreviste. Gestire in modo efficace diversi tipi di assenza, per non parlare di segnalarli, può essere un incubo se devi fare affidamento su processi disomogenei.
Una soluzione per le risorse umane digitali che includa un software di gestione delle assenze può svolgere il compito di unificare i processi di assenza frammentati e inefficienti. Aiutano a semplificare ogni aspetto del congedo retribuito e non retribuito, comprese le ferie del personale, il congedo per malattia, il congedo parentale, e forniscono le informazioni vitali di cui hai bisogno per guidare le strategie di gestione delle assenze della tua organizzazione.
L’automazione creerà nuove efficienze
Le organizzazioni che investono nella digitalizzazione delle risorse umane spesso hanno notevoli risparmi sia in termini di tempo che di risorse. Questo perché i processi cartacei, come la necessità di stampare, completare e inviare per approvazione, richieste di ferie o schede attività, possono diventare ampiamente automatizzati.
Questo tipo di automazione significa che il tuo team delle risorse umane può essere liberato da un’amministrazione dispendiosa in termini di tempo e, invece, riassegnato a progetti più strategici. Inoltre, il passaggio a un sistema HR senza carta significa che non dovrai più spendere soldi per forniture per ufficio. Questo non è solo un buon affare per le risorse umane: è anche un ottimo affare per il pianeta!
Sarai in una posizione migliore per sviluppare la tua forza lavoro
Avere informazioni affidabili e aggiornate sulla tua forza lavoro è essenziale quando si tratta di essere più efficienti e reattivi nel superare le sfide aziendali. Tuttavia, ciò non è possibile se i record dei dipendenti sono archiviati negli schedari o nascosti su fogli di calcolo sepolti in profondità nel disco rigido di un computer.
Il software Digital HR connette i dati frammentati e ti assicura una visibilità completa e istantanea sulle persone. Che si tratti dei loro programmi di formazione, dei controlli sulle prestazioni o dei progressi rispetto agli obiettivi chiave, con il giusto software per le risorse umane, sarai in una posizione migliore per comprendere le competenze del tuo personale e pianificare in modo più efficace per superare le sfide future.
Vedrai i tuoi dati sotto una nuova luce
I rapporti e le previsioni possono essere parti vitali delle risorse umane, ma possono anche essere alcune delle attività più complesse e dispendiose in termini di tempo. Possono essere resi ancora più complicati se devi fare riferimento a più origini dati non connesse quando cerchi di trovare schemi e creare previsioni accurate.
La trasformazione digitale e l’ascesa dei Big Data hanno aiutato i sistemi HR a evolversi per includere potenti strumenti di reporting HR. Questi ti facilitano l’identificazione di modelli e tendenze nei tuoi dati e forniscono avvisi e previsioni derivati dai dati che possono aiutarti a guidare gli obiettivi strategici della tua organizzazione.
Sia che tu voglia ridurre l’abbandono del personale o migliorare la diversità della tua forza lavoro, gli strumenti di analisi delle risorse umane possono rendere l’analisi dei dati, la creazione di report e le previsioni molto meno complicate.
Puoi rendere i tuoi sforzi di recruiting più efficienti e di successo
Processi di recruiting inefficaci possono essere un enorme problema per le risorse umane. Se stai ancora vagliando i CV cartacei, gestendo manualmente il processo di selezione della tua organizzazione o non riesci a misurare il successo dele tue attività di selezione, è probabile che non solo ti perderai i migliori candidati, ma perderai anche tempo e denaro!
Le soluzioni software di recruiting sono state uno dei maggiori beneficiari della rivoluzione digitale. Possono aiutare a semplificare le procedure in più passaggi e migliorare le attività amministrative onerose. Le migliori soluzioni software di recruiting spesso sono dotate di funzionalità che consentono di risparmiare tempo, tra cui:
- Pubblicazione di annunci di lavoro con un clic, il che significa che puoi pubblicare annunci su più bacheche di lavoro e canali di social media
- Integrazione del sito web: ti consente di pubblicare offerte di lavoro direttamente sul tuo sito web senza dover chiedere l’aiuto dell’IT
- Sistemi di tracciamento dei candidati (ATS): possono attivare automaticamente determinate azioni (come l’invio di e-mail ai candidati) e consentire ai responsabili del reclutamento di rivedere e fornire feedback sui candidati
- Approfondimenti sui dati in tempo reale: ti aiutano a monitorare le metriche chiave, come il tempo per assumere o il tempo per riempire, rivedere quali fonti di reclutamento funzionano meglio per te e tenere d’occhio i costi di reclutamento della tua organizzazione
È possibile semplificare l’inserimento di nuovi dipendenti
Data la sua importanza per un’azienda, è sorprendente che così tante aziende facciano ancora molto affidamento su processi manuali, generici e cartacei per supportare i loro programmi di onboarding.
La digitalizzazione dell’esperienza di onboarding è un modo in cui i team delle risorse umane e le loro organizzazioni possono dare la prima impressione migliore. Il passaggio a una soluzione software di onboarding digitale può farti risparmiare tempo automatizzando i nuovi processi di adesione, fornendo un hub centrale per documenti importanti, come manuali dei dipendenti o documenti sulle politiche, e creando un percorso più personale per i nuovi assunti.
È possibile implementare strategie di gestione delle prestazioni più efficaci
Processi di gestione delle prestazioni mal implementati possono essere estremamente costosi per un’organizzazione. Se le tue revisioni sulla gestione delle prestazioni sono rare o disgiunte, è probabile che non otterrai il meglio dai tuoi dipendenti. Peggio ancora, potrebbero trovare frustrante la mancanza di regolari check-in e disimpegnarsi del tutto dal proprio lavoro.
Le soluzioni per le risorse umane digitali che includono software di gestione delle prestazioni possono aiutare a rendere le revisioni continue o i check-in regolari molto più semplici per tutti. Ad esempio, fornendo un luogo centrale in cui le discussioni su obiettivi, aspirazioni e attività di sviluppo pianificate possono essere ospitate e rese accessibili alle persone che hanno bisogno di vederle.
Inoltre, i più recenti sistemi di gestione delle prestazioni forniscono ai responsabili di linea gli strumenti per fissare obiettivi, pianificare valutazioni, pianificare lo sviluppo della carriera e monitorare i progressi. Meglio ancora, forniscono una panoramica delle abilità disponibili all’interno dei loro team, rendendo molto più facile per loro individuare le lacune di sviluppo e pianificare la successione.
I tuoi dati saranno al sicuro
Dato che i dati dei dipendenti sono così preziosi e le organizzazioni hanno la responsabilità legale di mantenerli al sicuro, è nell’interesse di ogni professionista delle risorse umane garantire che i dati dei dipendenti siano protetti. Ma questo può essere incredibilmente difficile se i tuoi dati sono conservati su documenti cartacei o sistemi informatici non sicuri.
I moderni sistemi HR sono costruiti pensando alla sicurezza dei dati. Saranno inoltre spesso certificati ISO27001: un metodo riconosciuto a livello internazionale per gestire efficacemente i rischi per la sicurezza delle informazioni e dei dati. Ciò significa che i tuoi dati saranno ben protetti da attività criminali, come gli attacchi informatici, e saranno messe in atto procedure per garantire che i tuoi dati siano archiviati ed elaborati in modo appropriato.
Inoltre, la legge sulla protezione dei dati del 2018 e la successiva attuazione del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) hanno portato a una maggiore consapevolezza del pubblico su come vengono utilizzati, archiviati e gestiti i dati personali. Avere una soluzione HR basata su cloud rimuoverà la necessità di file cartacei e fornirà alle persone la rassicurazione che stai prendendo sul serio la sicurezza dei loro dati.
Migliorerai l’esperienza dei dipendenti
Infine, la tecnologia per risorse umane non solo migliorerà la vita dei professionisti delle risorse umane; può anche migliorare un po’ la vita di ogni dipendente.
Con praticamente tutti i servizi per i consumatori immaginabili ora disponibili online, perché le risorse umane dovrebbero essere diverse? Pensaci: se puoi utilizzare il tuo dispositivo mobile per ordinare qualsiasi cosa, da una carbonara a un’auto nuova, allora perché non dovresti essere in grado di utilizzare il tuo telefono per prenotare le ferie annuali, inviare un foglio presenze o firmare un documento? Quando rendi le attività relative alle risorse umane facili da completare per i tuoi dipendenti, creerai una migliore esperienza delle risorse umane per tutti.
