In un contesto normativo sempre più complesso, gli uffici HR aziendali sono spesso terrorizzati di commettere errori in termini di conformità. Tra tutti gli aspetti da tenere sotto controllo, anche la gestione documentale è diventata un elemento cruciale per molte aziende. Con l’avvento del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), la necessità di una gestione accurata e sicura dei documenti è diventata ancora più urgente, per evitare perdite di dati sensibili e sanzioni.
Comprendere il GDPR e le sue implicazioni sulla gestione documentale
Il GDPR è stato introdotto ormai alcuni anni fa per proteggere la privacy e i dati personali dei cittadini dell’Unione Europea. Le sue prescrizioni hanno gettato grande scompiglio nelle organizzazioni, chiedendo ai responsabili del personale una revisione totale dei processi che coinvolgevano dati dei dipendenti. In linea generale, le aziende devono essere consapevoli di come trattano e conservano i dati personali dei collaboratori, e la gestione documentale è al centro di questa preoccupazione. La prima fase per garantire la conformità è quindi comprendere appieno le implicazioni del GDPR sulla gestione dei documenti.
Identificare e classificare i dati sensibili
Un passo fondamentale è identificare i documenti che contengono dati personali sensibili. La classificazione di tali dati consente un controllo più efficace e mirato, riducendo il rischio di violazioni della privacy.
Implementare procedure di conservazione e distruggere i dati obsoleti
La gestione documentale efficace comprende anche la definizione di procedure di conservazione per determinare quanto a lungo i dati devono essere mantenuti. È altrettanto importante implementare procedure sicure per la distruzione di documenti obsoleti, riducendo così il rischio di mantenere dati non necessari.
Sicurezza dei documenti e controllo degli accessi
La sicurezza dei documenti è cruciale per la conformità al GDPR. Implementare sistemi di controllo degli accessi, crittografia dei dati e monitoraggio delle attività può contribuire significativamente a proteggere i dati personali contenuti nei documenti.
Consentire l’accesso ai dati in conformità con il GDPR
In conformità con il principio di “accesso ai dati”, le aziende devono essere in grado di fornire ai soggetti interessati l’accesso ai propri dati personali. La gestione documentale deve quindi consentire un accesso rapido e sicuro a tali informazioni quando richiesto.
Formazione del personale
Un elemento spesso trascurato è la formazione del personale. Garantire che i dipendenti siano consapevoli delle politiche di gestione documentale e delle normative GDPR è fondamentale per ridurre il rischio di errori umani che potrebbero portare a violazioni della privacy.
Auditing e Monitoraggio Continuo
L’auditing regolare e il monitoraggio continuo delle pratiche di gestione documentale consentono di identificare tempestivamente potenziali problemi e di apportare le correzioni necessarie per garantire la conformità continua al GDPR.
Digitalizzare la gestione documentale
È evidente ripercorrendo rapidamente i punti sopra, che una gestione manuale non può assicurare la protezione dei dati sensibili: documenti che rimangono accatastati sulle scrivanie a disposizione di chiunque passi sono documenti che non vengono gestiti a norma. Lo stesso vale per file excel o informazioni scambiate via mail. Per questo sempre più organizzazioni scelgono di digitalizzare la gestione dei loro documenti HR. L’utilizzo di software che prevedano funzionalità di gestione documentale, consente alle aziende di rispettare quanto indicato dal GDPR, mettendo quindi in sicurezza le informazioni sensibili, ma senza perdere in sicurezza.
Questi sistemi infatti conservano i vostri dati su server best-in-class in termini di sicurezza , offrono procedure di distribuzione dei documenti su misura, attraverso cui è facile verificare che i documenti siano arrivati alle persone corrette; ciascun collaboratore poi, può accedere facilmente in autonomia ai documenti ed ai dati che lo riguardano. Mettono inoltre a disposizione reminder e procedure per la cancellazione dei dati obsoleti.
La gestione documentale e il rispetto del GDPR sono interconnessi e entrambi fondamentali per proteggere la privacy dei dati personali. Le aziende devono adottare un approccio proattivo, implementando politiche, sistemi e procedure robuste per garantire la sicurezza e la conformità normativa. Investire nel miglioramento della gestione documentale non solo riduce il rischio di sanzioni, ma dimostra anche l’impegno verso la tutela della privacy dei dipendenti.
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