Ormai è assodato per quasi tutte le realtà aziendali che, larga parte della documentazione prodotta non sia più cartacea, ma in formati digitali, Excel, PDF, PowerPoint…
La maggior parte delle organizzazioni punta ad una gestione paperless, per questioni di risparmio, spazio dedicato all’archiviazione, sicurezza ed impatto ambientale.
Tutti abbiamo un archivio digitale dove conserviamo questa documentazione, chi direttamente su cartelle dedicate del proprio PC, chi nel Cloud o all’interno del software gestionale.
Si tratta di archiviazione digitale dei documenti data dalla naturale evoluzione degli strumenti che utilizziamo per lavorare; ma l’archiviazione digitale non è un processo normato, che assicura la compliance alla legge e mette al sicuro dal rischio di perdita o furto dei dati.
Diverso è il caso di quei documenti aziendali che devono per legge essere conservati secondo determinate prassi. In questo caso parliamo di conservazione digitale, un processo che consente di eliminare gli archivi cartacei, assicurando conformità e sicurezza alla conservazione di documenti.
In questo modo gli archivi documentali vengono dematerializzati ed importanti documenti giuslavoristici come LUL e note spese dei dipendenti vengono conservati in totale sicurezza. Questo vale per i documenti in origine cartacei, così come per quelli nativamente digitali.
Secondo la normativa vigente, infatti, Libro Unico del Lavoro e note spese vanno conservati; attraverso la conservazione digitale ti assicuri compliance legislativa eliminando i costi e l’onere di stoccaggio dei documenti cartacei, dando valore legale nel tempo ai documenti digitalizzati. Il documento digitalizzato è una copia identica all’originale nella forma e nel contenuto, certificato attraverso firma digitale e marca temporale. Questi documenti devono presentare alcune caratteristiche specifiche: immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Una volta archiviati correttamente, si ha la possibilità di eliminare il formato cartaceo, un vantaggio significativo in termini di perdita dei dati ed oneri amministrativi.
In caso di controllo fiscale, i documenti archiviati digitalmente potranno essere estratti dal portale del Conservatore Accreditato presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
Wospee, grazie ad una partnership con Enerj, mette a disposizione dei propri clienti un sistema che possiede la Certificazione del Processo di Conservazione ISO/IEC 27001 relativa al “Sistema di Gestione della Sicurezza delle informazioni” e ISO 9001 “Sistema di Gestione della Qualità dei Processi aziendali“.
“Abbiamo eliminato la necessità di conservare copia cartacea degli scontrini, una comodità senza prezzo che ha ridotto drasticamente la perdita di informazioni e l’onere dell’archiviazione, consentendoci una conservazione a norma di legge.”
Andrea Mattioli – People & Culture Manager di fabbricadigitale
