Abbiamo intervistato Alessandra Sportelli, Head of People di IUNGO, per raccontare il progetto di digitalizzazione dei processi HR e Payroll avviato insieme a noi di Wospee.
Questo articolo racconta l’esperienza di IUNGO con Wospee e il percorso di digitalizzazione dei processi HR e Payroll: una scelta che ha consentito di integrare in un unico ecosistema il software HR Cezanne, il servizio paghe e la consulenza del lavoro. Un percorso focalizzato sul riordino dei processi, sul coinvolgimento dei manager e sull’ottimizzazione dei costi complessivi.
Chi è IUNGO
IUNGO è un’azienda nata all’inizio degli anni 2000. Il suo business è fortemente verticale ed è focalizzato sull’ingegnerizzazione e la vendita di una piattaforma per l’e-procurement, rivolta in particolare al settore manufacturing e metalmeccanico.
IUNGO aiuta i propri clienti a collaborare con l’intero parco dei loro fornitori (in particolare fornitori diretti), semplificando la supply chain.
Nel corso degli anni l’azienda ha vissuto una crescita significativa: dai meno di 20 dipendenti presenti quando Alessandra Sportelli (oggi Head of People) è entrata in azienda nel 2016, IUNGO è arrivata a contare circa settanta persone. Con questa crescita dimensionale è emersa la necessità di dotarsi di uno strumento digitale dedicato alla gestione strutturata dei processi HR.
Il punto di partenza: “Non ci mancavano gli strumenti, ci mancava un sistema”
L’esigenza iniziale di IUNGO non nasceva da un contesto analogico o cartaceo. La digitalizzazione di molte attività era già presente tramite:
- Moduli Google
- Fogli Excel
- Archivio documentale distribuito in vari repository
Il problema risiedeva nella frammentazione degli strumenti. Poiché ogni applicazione rispondeva a un singolo bisogno, il collegamento tra i vari passaggi dipendeva interamente dall’intervento umano. Le persone dovevano trasferire manualmente i dati, aggiornarli in più punti e verificarne la coerenza.
Le conseguenze operative della frammentazione
- Duplicazione delle informazioni: riportare lo stesso dato su più file richiede tempo per l’inserimento, per il successivo aggiornamento e per le verifiche di allineamento tra le versioni.
- Tempo assorbito dalle attività di raccordo: cercare un’informazione, confrontare file e ricostruire i passaggi sono operazioni apparentemente contenute che, sommate, sottraggono un’ampia porzione della giornata lavorativa.
- Difficoltà di reperimento documentale: la conservazione digitale dei file non garantisce un archivio fruibile se la ricerca dipende dalla memoria individuale (chi ha caricato il documento, in quale cartella e con quale nome).
- Gestione della riservatezza: si avvertiva il bisogno di governare con maggiore ordine la collocazione dei dati, le modalità di condivisione e i permessi di accesso.
La sfida non consisteva nel giudicare negativamente i singoli strumenti generalisti, ma nel prendere atto che la gestione HR necessitava di maggiore struttura. L’obiettivo era spostare il lavoro dal continuo “collegare i pezzi” al guidare il processo nel suo complesso.
La scelta di Wospee: un interlocutore unico per software, paghe e consulenza
L’azienda si avvaleva già di un servizio paghe esterno, quindi non si trattava di esternalizzare il payroll per la prima volta. L’esigenza era integrare una gestione HR più strutturata.
Con Wospee, IUNGO ha riunito sotto un solo interlocutore:
- Software HR (Cezanne)
- Servizio paghe
- Consulenza del lavoro
Il valore della sinergia
Nell’operatività quotidiana, le dimensioni organizzative, quelle legate ai dati e quelle relative alle paghe sono interconnesse. Un bisogno organizzativo può richiedere una gestione informativa corretta per poi impattare sull’elaborazione del cedolino o sulla consulenza giuslavoristica. Disporre di un unico partner consente di affrontare queste dinamiche all’interno di una visione e di un riferimento comuni, fermo restando il ruolo specifico di ciascun elemento:
- Lo strumento software: organizza e rende disponibili le informazioni.
- Il servizio paghe: elabora i dati nel proprio ambito di competenza.
- La consulenza del lavoro: chiarisce le questioni interpretative e gli approfondimenti professionali.
Ottimizzazione dei costi
Spesso l’introduzione di un software HR viene vista unicamente come una voce di spesa aggiuntiva. Nel caso esaminato, l’adozione del sistema ha permesso di ampliare gli strumenti a disposizione e, allo stesso tempo, ottimizzare il costo complessivo dei servizi, valutando l’efficienza globale della soluzione anziché il semplice prezzo della singola licenza o del cedolino.
Semplificazione del processo: guardare al percorso dell’informazione
Semplificare attività come il payroll, la distribuzione dei cedolini e la gestione dei documenti richiede una digitalizzazione dei processi HR e Payroll guidata da un’analisi preventiva dei passaggi strettamente necessari rispetto a quelli derivanti dalla frammentazione.
Il flusso dell’informazione nel payroll
Il processo di payroll non si esaurisce nell’elaborazione della busta paga, ma prevede:
- Fase preliminare: raccolta delle informazioni, verifica, chiarimento delle anomalie e condivisione con l’elaboratore.
- Fase successiva: distribuzione dei documenti, gestione delle richieste di chiarimento e recupero autonomo dei file da parte dei dipendenti.
Attraverso un processo organizzato si risponde chiaramente a domande fondamentali: da dove arriva l’informazione, chi la aggiorna, chi la verifica, dove risiede e chi ha i permessi per consultarla.
La gestione documentale
La digitalizzazione non equivale al mero passaggio dal cartaceo al PDF. Il reale valore emerge quando il collaboratore sa esattamente dove reperire il proprio cedolino o documento senza dover ogni volta inviare una richiesta all’ufficio HR.
In questo contesto, la tecnologia fornisce struttura e continuità ai passaggi, sollevando le persone da operazioni puramente ripetitive (come cercare file o trasmettere dati già presenti), affinché la competenza possa concentrarsi sulle eccezioni e sui confronti ad alto valore.
Manager e autonomia: un lavoro sulle abitudini
Uno dei traguardi più rilevanti è stato fornire ai manager un accesso diretto alle informazioni riguardanti i propri team.
Il passaggio da “chiedo all’HR” a “consulto lo strumento”
L’autonomia consente al manager di ottenere il dato nel momento esatto in cui serve. Tuttavia, il semplice inserimento delle credenziali d’accesso non è sufficiente a modificare comportamenti consolidati. Per accompagnare il cambiamento è stato necessario lavorare su tre direttrici:
- Evidenziare il beneficio pratico: mostrare al manager quale problema concreto viene risolto consultando la piattaforma, evitando che il sistema venga percepito come un’ulteriore mansione.
- Costruire nuove abitudini: supportare la transizione dalla conoscenza teorica della funzione all’utilizzo ordinario della stessa.
- Coerenza del ruolo HR: evitare che il reparto HR continui a sostituirsi sistematicamente al manager nelle consultazioni base. L’HR guida il manager nel percorso di ricerca dell’informazione, affinché possa diventare autonomo nei passaggi successivi.
Visibilità e sicurezza
L’autonomia si basa sulla profilazione degli accessi: ogni figura consulta esclusivamente le informazioni pertinenti al proprio ruolo e alle proprie responsabilità. Inoltre, l’autonomia del manager non elimina il supporto dell’HR, ma lo eleva: la discussione non verte più sulla semplice ricerca di un dato, ma sull’interpretazione dello stesso e sulla gestione strategica della situazione.
Conclusioni
Il percorso descritto evidenzia come l’obiettivo primario non debba essere la mera acquisizione di un software, bensì la comprensione di ciò che rende complessa l’operatività quotidiana.
Attraverso la partnership con Wospee, IUNGO ha affrontato la frammentazione iniziale affiancando al servizio paghe e alla consulenza un software HR dedicato, ottenendo:
- Un interlocutore unico per le diverse esigenze HR e payroll.
- Un’ottimizzazione dei costi complessivi della gestione.
- Un incremento dell’autonomia dei manager nell’accesso alle informazioni.
- L’eliminazione dei passaggi manuali e ridondanti, preservando al contempo il valore del supporto e della consulenza umana.
