Gli ultimi due anni sono stati un’ottima palestra in cui ciascun’organizzazione si è messa alla prova nel comprendere come integrare un’impostazione del lavoro più flessibile nella propria realtà.
Molti, si sono accorti di essere più produttivi da remoto, di meglio conciliare lavoro e vita privata, anche grazie alla riduzione degli sprechi di tempo dati dallo spostamento verso l’ufficio. Ma non è così per tutti ed anche lo smart working porta con sé degli elementi di difficoltà, tra questi assicurarsi di mantenere un buon legame tra i membri del team ed una comunicazione lineare ed efficace.
Lo Smart Working è qui per restare: cosa puoi fare affinché funzioni per la tua organizzazione?
Supporto
La gestione di un team che lavora da remoto è molto diversa da quella in presenza, ed il management spesso si trova di fronte a questa nuova sfida impreparato. Tutti i collaboratori aziendali vanno sostenuti nel cambiamento, anche i team leader, offri a tutti strumenti, tempi e competenze per sentirsi a proprio agio nella nuova impostazione.
Obbiettivi
Ormai lo sappiamo: non più un’impostazione basata sul tempo lavorato, ma sugli obiettivi prefissati ed il loro raggiungimento. Il focus sulle performance deve essere massimo, soprattutto in smart working. È facile perdere il contatto, per questo ogni team deve avere ben chiari quali sono i propri obiettivi; questi devono essere misurabili, trasparenti ed è bene prevedere feedback e colloqui costanti per confrontarsi sull’andamento delle attività e le eventuali problematiche insorte..
Comunicazione
L’approccio alle modalità comunicative deve necessariamente cambiare: se non siamo più insieme in sede, non abbiamo la possibilità di confrontarci con il vicino di scrivania, di avere una conversazione davanti ad un caffè. È bene impostare un utilizzo efficiente dei sistemi di messagistica, riunioni online, ma soprattutto spazi Cloud condivisi, portali in cui condividere in sicurezza documenti, policy, in modo che ciascuno abbia sempre accesso a tutte le informazioni utili per svolgere al meglio il proprio lavoro.
Ciò che qualsiasi azienda ha compreso è che, unitamente alla messa in atto di buone pratiche e policy per il lavoro smart, non vanno dimenticati gli aspetti amministrativi della gestione risorse umane da remoto. Uno degli aspetti da gestire quando si parla di smart working è la gestione delle presenze; ogni datore di lavoro è tenuto a registrarle nel Libro Unico del Lavoro.
In che modo lo Smart Working condiziona la gestione delle presenze dei dipendenti?
La prima evidenza è che c’è stato, o dovrebbe esserci stato, un cambio di impostazione: come abbiamo detto, non più una gestione basata sull’orario, sulla verifica del tempo, ma una gestione più flessibile, che non misura il tempo, ma il raggiungimento degli obiettivi. È vero però che ci sono realtà e contesti in cui rimane comunque utile registrare le ore lavorate da ciascun collaboratore.
Gestione Presenze da Remoto
Le aziende che hanno esigenza di rilevare le presenze dei dipendenti, hanno solitamente dei dispositivi di timbratura installati in sede. Naturalmente con lo smart working assistiamo ad un cambio di scenario in cui questi dispositivi non riescono più a coprire tutte le esigenze, come la rilevazione presenze di quei collaboratori che lavorano da remoto.
Come fare? Abbiamo a disposizione soluzioni mirate. Tramite smartphone, Tablet O PC, ciascun dipendente può segnalare l’inizio e la fine della propria giornata lavorativa.
Un consulente HR aggiornato ed al passo con i tempi deve conoscere a fondo il tema del digitale e del lavoro da remoto, per lavorare insieme all’azienda nell’individuazione delle buone pratiche più adatte.
