Secondo la letteratura, l’insieme di attività relative all’amministrazione, gestione e organizzazione delle informazioni del personale corrisponde a uno specifico segmento dello Human Resource Management, ovvero l’operational e-HRM, che si occupa di attività “di base” e operative quali, appunto, l’amministrazione dei documenti, delle retribuzioni e degli adempimenti in materia di lavoro che interessano ogni persona alle dirette dipendenze dell’impresa.[1] In questo senso un software HR deve avere le caratteristiche adeguate per consentirvi di costruire agilmente un database ricco e comprensivo di tutto ciò che riguarda il dipendente: dalle informazioni di contatto alle esperienze lavorative passate, dai ruoli e le competenze possedute agli strumenti in dotazione, documenti obbligatori, come ad esempio lettere di assunzione, moduli per la privacy, documenti di identità, certificati di visite mediche e tanto altro ancora.
Per gli HR manager, dunque, dotarsi di un software per la gestione del personale significa semplificare la gestione amministrativa dei dipendenti, avere la sicurezza di raccogliere le informazioni chiave in un unico luogo e, in ultima istanza, automatizzare diverse attività di routine, liberando così tempo per dedicarsi allo sviluppo dell’organizzazione.
Ancor più importante in quest’ultimo periodo è che il sistema adottato preveda strumenti adatti a gestire particolari esigenze amministrative da remoto. Nello specifico, con la diffusione capillare dello smart working e la chiusura degli uffici, la gestione documentale e lo scambio di documenti tra collaboratori, team di lavoro e responsabili si è dovuta spostare interamente su sistemi di collaborazione e interazione a distanza, soprattutto in considerazione dei rischi che il semplice invio via mail pone alla sicurezza e protezione dei dati personali e sensibili del dipendente e dell’organizzazione stessa.
Tramite il nostro gestionale, è possibile ottenere e sviluppare una gestione documentale completa. In prima battuta, infatti, è possibile generare documenti specifici attraverso uno “stampa e unione” di modelli configurati (ad esempio lettere di assunzione), che utilizzano come base dati le anagrafiche dei dipendenti contenute nel sistema. Una volta generati i documenti, questi possono essere trasmessi al diretto interessato. Questa funzionalità è ad oggi particolarmente sfruttata dagli HR per distribuire mensilmente i cedolini ai propri dipendenti, uno tra i documenti più importanti e “sensibili” rispetto al tema della compliance al GDPR, che ne vieta la distribuzione via mail.
Il dipendente riceverà dunque una mail dal sistema che lo avverte del caricamento, nella propria area self-service, di un documento riservato; accedendo attraverso il link e le proprie credenziali, potrà visualizzare, scaricare e salvare il cedolino paga sui propri device. Inoltre, la distribuzione massiva di qualsiasi tipo di documento permette anche il tracciamento, ovvero la ricezione di notifiche di presa visione e lettura attraverso cui il responsabile HR può monitorare il corretto funzionamento del processo.
La storicizzazione di diversi documenti allegati e caricati nelle aree personali dei dipendenti permette, dunque, un’archiviazione documentale completa e sicura nel tempo, sempre a disposizione di collaboratori e HR manager. Infine, sempre in riferimento all’archiviazione storica dei documenti, è possibile gestire dei gruppi di lavoro a cui partecipano solo i colleghi e le persone appartenenti a una specifica unità organizzativa, configurabile a piacimento, attraverso bacheche digitali in cui condividere link, domande e risposte, file e informazioni di vario genere. Sui gruppi di lavoro, sia i partecipanti che l’HR manager possono dunque contribuire a creare uno spazio condiviso, quasi un “forum” su cui scambiarsi documenti di interesse comune.
In conclusione, a livello documentale è possibile oggi ottenere una gestione identica (ed anzi migliore) a quella tipica dell’ufficio, anche a distanza e con enormi vantaggi: tracciabilità e archiviazione storica (attraverso notifiche di presa visione e lettura, cartelle e aree standard a cui allegare i documenti), real-time collaboration e protezione dei dati (è l’HR manager a decidere quali informazioni e documenti sono visibili al dipendente). Vantaggi che assumono ancora maggior significato in un contesto in cui le persone lavorano da remoto e anche gli HR si ritrovano a fare i conti con le conseguenze dello smart working nelle loro attività quotidiane.
[1] B. Sena, “L’evoluzione dello Human Resource Management dall’era analogica all’era digitale”, cit., p. 29.
