Ad oggi la maggior parte delle organizzazioni si serve di tecnologie all’avanguardia per gestire e organizzare la propria forza lavoro.
Le potenzialità di queste tecnologie si sono potute apprezzare in particolar modo durante i mesi più duri della pandemia, quando lo smart working forzato ha richiesto a imprese e lavoratori di sperimentare nuovi modi di relazionarsi e di lavorare. Sistemi HR in grado di connettere e far interagire le persone tra loro anche a distanza si sono rivelati fondamentali per i dipartimenti HR per garantire la continuità del business aziendale e per gestire le incombenze quotidiane trasformate dalla “nuova realtà” imposta dal Covid-19.
Una sfida che ha reso la gestione delle Risorse Umane in azienda sfidante e complicata, per cui anche il sistema HR deve contribuire a rendere più efficienti i processi aziendali. Le caratteristiche richieste a tali sistemi sono state influenzate dalla crisi connessa al Covid-19 e all’esplosione dello smart working: agilità, rapidità, facilità di gestione e produttività sono solo alcune delle caratteristiche richieste ai sistemi gestionali per servire meglio la funzione HR.
Tutto ciò significa adottare un approccio diverso all’amministrazione del personale che ponga la tecnologia Cloud al centro.
La tecnologia abilitante: il Cloud
Secondo Boston Consulting Group, tra le 9 tecnologie di cui il concetto di Industria 4.0 si nutre vi è anche il Cloud Computing, ovvero un insieme di servizi ICT accessibili on-demand e in modalità self-service tramite tecnologie Internet, basati su risorse condivise, caratterizzati da rapida scalabilità e dalla misurabilità puntuale dei livelli di performance, in modo da poter essere pagati in base al consumo.[1]
Negli ultimi anni, infatti, il Cloud è andato affermandosi come nuovo ed essenziale modello di fruizione di diversi servizi, tra cui, appunto, i software per le Risorse Umane: trainato dall’emergenza sanitaria, il mercato italiano del Cloud è aumentato del 21% rispetto al 2019 e il modello vincente sembra essere proprio quello dei SaaS, ovvero dei Software as-a-Service, in crescita del 46%.
[2] La tecnologia Cloud rappresenta infatti una risposta efficace al remote working forzato per velocizzare la digitalizzazione dei processi e dei flussi collaborativi, risultando una delle scelte predilette dalle PMI italiane per mantenere l’azienda operativa e la relazione con i clienti attiva. Invece di essere installato sulle attrezzature aziendali e gestito dal team IT, il software è ospitato dai fornitori in un ambiente Cloud accessibile online utilizzando internet. Spesso, inoltre, ci si riferisce alla tecnologia cloud come alla “nuvola” eterea e incorporea su cui sono custoditi i dati e le informazioni, sempre richiamabili in qualunque momento, proprio per indicare la caratteristica assenza di “fisicità” del servizio.
Nella pratica, dunque, quali sono i vantaggi che un software HR cloud può assicurare alle organizzazioni e alle persone che se ne servono?
Accessibilità
In primo luogo, il cloud ci permette di accedere a dati e informazioni in nostro possesso da qualsiasi luogo nel mondo, in qualsiasi momento, da qualsiasi device. È sufficiente, infatti, una connessione Internet per accedere al software, sviluppato appositamente per essere compatibile con smartphone, PC e tablet e garantire così la massima libertà all’utente nella scelta di come accedervi.
Aggiornamento
In secondo luogo, l’ubiquità del cloud permette l’aggiornamento dei dati real-time, in modo che ogni persona possa, ad esempio, vedere i progressi del proprio team sempre aggiornati e disponibili all’ultima modifica, migliorandone la collaborazione.
Risparmio
L’adozione di un software HR Cloud-native comporta un immediato risparmio economico per l’organizzazione, in quanto con la soluzione SaaS non è necessario acquistare né licenze o ulteriori hardware né coinvolgere il team IT per impostare e gestire il sistema: tutto quello che serve per mantenerlo al sicuro e farlo funzionare con efficienza, dal backup dei dati ai controlli di sicurezza, è gestito dal fornitore.
In questo modo, anche l’avviamento è rapido e semplice, in quanto il fornitore non deve fare altro che rilasciare un accesso all’istanza del cliente sul sistema, decretando la partenza del servizio. Grazie alla facilità e velocità di avviamento, il ritorno sull’investimento è più veloce e sicuro che con un software tradizionale che necessita di essere installato da tecnici specializzati di persona, direttamente sulla rete aziendale.
Sicurezza
Uno dei vantaggi più importanti legati all’adozione di una soluzione cloud è la garanzia della sicurezza e della protezione dei dati scambiati sul sistema. Con la diffusione esponenziale dello smart working nel periodo dell’emergenza sanitaria, infatti, il tema della protezione della privacy e della sicurezza informatica dei processi aziendali ha assunto carattere prioritario, in quanto il lavoro da casa pone almeno due questioni chiave: la conformità con il GDPR (il regolamento europeo sulla protezione dei dati personali entrato in vigore a maggio 2018) e il maggiore rischio di esposizione a possibili attacchi informatici e data breach.
Solitamente, infatti, i dipendenti che lavorano da casa non utilizzano le adeguate misure di sicurezza in materia (specie durante l’emergenza pandemica in cui si sono trovati a dover arrangiarsi con i device e gli strumenti in loro possesso), scambiandosi ad esempio una grande quantità di dati contenenti informazioni riservate via mail, o salvando file importanti direttamente sul proprio PC. È bene ricordare, dunque, che il GDPR ha introdotto una serie di nuovi requisiti e sanzioni, definendo i diritti dei soggetti interessati rispetto alla sicurezza dei dati personali, alla trasparenza e all’accountability.
Per la funzione HR, questa novità legislativa comporta una responsabilità ulteriore, ovvero quella di garantire che l’archiviazione e il trattamento dei dati legati al personale (una mole significativa che va dai dati anagrafici a quelli retributivi) avvenga nella maniera più sicura possibile, e dimostrando di avere sotto controllo dove le informazioni vengano conservate, perché siano state raccolte, come vengano utilizzate e chi vi abbia accesso.
Il software utilizzato da Wospee agevola tali processi permettendo l’archiviazione di tutti i dati HR in un unico sistema online: da una parte, l’accesso self-service per i dipendenti permette a ciascuno di aggiornare le proprie informazioni senza che gli HR ne perdano il controllo, dall’altra una vasta scelta di profili di sicurezza fa sì che ogni utente abbia visibilità solo sui dati che gli competono (ad esempio, un collaboratore può vedere se un collega è assente, ma non i suoi dati retributivi).
Singoli dipendenti, responsabili e manager sanno dove reperire i propri dati all’interno del sistema, ne conoscono l’origine e possono richiedere di modificarli solo in base a specifici workflow approvativi. La configurazione dei profili di sicurezza (da quello di massima ampiezza da HR Professional all’utente self-service) e della scelta dei campi di informazioni autonomamente modificabili è a totale disposizione di HR manager, owner del sistema che possono così garantire la compliance al GDPR di tutti i processi aziendali.
Infine, oltre a queste caratteristiche funzionali, vi sono molte altre specifiche tecniche (l’architettura multilivello, il controllo degli accessi, sistemi di criptazione ecc.) che rendono il software assolutamente sicuro e protetto – non di meno la scelta di affidarsi a Amazon Web Services, leader mondiale nei servizi Cloud, quale hosting dei propri server.
In conclusione, i temi della sicurezza e della privacy dei dati personali gestiti dai dipartimenti HR sono assolutamente fondamentali per una corretta gestione del personale, oltre a trovarsi al centro di tutte le attività quotidiane dell’organizzazione. Nel lavoro del futuro, anche a causa del diffondersi di forme di lavoro a distanza, essere in grado di garantire sicurezza, protezione e compliance alle leggi in vigore sarà (e lo è già da ora) uno dei requisiti minimi per una “vera” trasformazione digitale delle Risorse Umane.
Questo articolo è stato scritto da Giorgio Zaccherini, HR Customer Excellence di Wospee
[1] https://blog.osservatori.net/it_it/cloud-computing-significato-vantaggi#definizione.
[2] Dal report dell’Osservatorio Cloud Transformation della School of Management del Politecnico di Milano, al link: https://www.osservatori.net/it/ricerche/infografiche/cloud-transformation-un-cambio-di-passo-dovut.
