Nella vita personale come sul lavoro, capita molto spesso di avere difficoltà a fidarsi delle persone con cui si ha a che fare. Questo vale ancor di più per chi si occupa di risorse umane in azienda, perché maneggia quotidianamente informazioni personali sui collaboratori e non può permettersi di affidarle ad interlocutori in cui non ha fiducia; le normative in materia di privacy e gestione dei dati personali sono sempre più stringenti, così come significative sono le conseguenze per chi non le rispetta. Per questo le HR devono prestare grande attenzione ai fornitori con cui lavorano, soprattutto nell’ambito amministrazione del personale ed elaborazione paghe. È facile quindi avere il timore che il consulente paghe non rispetti gli stessi standard di sicurezza adottati in azienda, che manchi di competenza per lavorare correttamente, o di attenzione per non commettere errori gravi che possono avere conseguenze importanti.
In che modo creare una relazione con il consulente rassicurante, che ci permetta di delegargli con serenità l’elaborazione paghe liberando tempo alle HR aziendali senza che quest’attività richieda poi un costante intervento per rimediare ad errori o reperire informazioni mancanti?
Disponibilità e reperibilità
Non c’è nulla di peggio che avere un problema e dover perdere tempo per trovare il giusto interlocutore con cui risolverlo; succede troppo spesso infatti che, nella relazione con il consulente paghe, non vengano chiariti fin dal principio i canali e le modalità di contatto: c’è una piattaforma di help desk da consultare in caso di difficoltà o dove segnalare la problematica riscontrata? Devo scrivere ad una mail generica di supporto o a quella diretta del consulente che segue la mia azienda? Posso telefonare in sede o addirittura al cellulare del mio referente? Ma soprattutto: chi è il referente cui fare riferimento, colui che ha preso in carico la gestione paghe della vostra organizzazione?
Un capo progetto è una figura che deve sempre essere presente: colui che dal primo giorno diventa il vostro punto di riferimento, che conosce perfettamente la vostra realtà e le vostre esigenze specifiche e che quindi potrà individuare più rapidamente la soluzione al vostro problema. Se ogni volta che entrate in contatto con il vostro consulente paghe, vi trovate a comunicare con una figura diversa, difficilmente riuscirete a costruire un rapporto che vi rassereni, la relazione di fiducia andrà ogni volta ricostruita e voi vi troverete a dover partire da zero per ogni difficoltà, a dover spiegare ogni volta da capo le specifiche della vostra organizzazione, perdendo tempo ed aumentando il rischio di errori.
Condivisione e controllo dei dati
Ormai dovrebbe essere chiaro a tutti: l’invio via mail di informazioni personali non è un canale sicuro, così come non lo sono i documenti cartacei se non archiviati in sicurezza o i file Excel salvati sul desktop ed inviati come allegati. Ma anche quando gestiti in modo sicuro, risultano spesso di difficile condivisione ed aggiornamento. Per questo è importante comprendere in che modo verranno condivisi i dati sui dipendenti con il consulente paghe.
La soluzione ideale, e quella che abbiamo scelto di adottare in Wospee, è dotarsi in azienda di un software di amministrazione del personale sicuro e certificato in cui le risorse umane possano gestire tutte le informazioni relative ai dipendenti. Si potrà poi decidere di fornire al consulente un accesso al sistema, limitato alle sole informazioni necessarie all’elaborazione dei cedolini o lasciare che siano le HR ad estrarle nel formato ideale (ed il software scelto deve avere la flessibilità per consentirvi il tipo di estrazione che vi serve) e condividerle in modo sicuro con il consulente.
Una volta che i cedolini sono pronti per essere distribuiti ai dipendenti, si potrà utilizzare lo stesso software, cui ciascun collaboratore avrà un accesso self-service per inviare a ciascuno il proprio cedolino, assicurarsi ricezione e lettura dello stesso, anche richiedendone la firma digitale da parte del dipendente.
In questo modo ci si assicura non solo la sicurezza dei dati personali, ma anche la loro veridicità: i singoli collaboratori infatti hanno visibilità sulle informazioni che li riguardano (ferie e permessi, dati anagrafici…) e possono modificarli in autonomia o richiederne modifica al dipartimento HR. I responsabili del personale in azienda controllano i dati e le eventuali anomalie prima di inviarli al consulente, quest’ultimo elabora le paghe ed inoltra i cedolini che vengono nuovamente controllati dalle risorse umane e, una volta distribuiti, dai dipendenti stessi.
Tecnologia
Abbiamo detto che il sistema di amministrazione del personale scelto deve facilitare il passaggio dei dati con il consulente paghe, ma questo deve avvenire in sicurezza.
Quali sono quindi le caratteristiche che il software adottato in azienda deve avere per non mettere a rischio le informazioni personali dei vostri dipendenti ed assicurarvi il rispetto delle normative vigenti?
Un piattaforma Cloud per essere sicura deve essere ospitata su server affidabili e certificati; quest’ultimi devono essere localizzati all’interno dell’Unione Europea in modo da assicurare la conformità al GDPR che prescrive che i dati dei cittadini UE non escano dai confini comunitari.
Devono essere poi previste diverse tipologie di utenti che accedono al sistema, nonché modalità di accesso verificate e tracciate. In questo modo vi assicurerete che ciascuno abbia visibilità solo sulle informazioni per le quali ha effettivamente i permessi necessari (es: un dipendente dovrà avere un utente self-service che gli consente di vedere solo le informazioni che lo riguardano o quelle pubbliche relative al suo team).
Assicuratevi inoltre che i criteri di criptazione dei dati siano efficaci ed innovativi, che il fornitore si mantenga in costante aggiornamento sui cambiamenti normativi e tecnologici in atto e che possiate le più importanti certificazioni di sicurezza (es. ISO 27001).
