La gestione delle risorse umane è una delle attività aziendali che più spesso viene sottovalutata e relegata tra le ultime incombenze per ordine di importanza; tra i compiti HR meno considerati vi è senza dubbio la gestione paghe, considerata un banale ed automatico esercizio di calcolo. Almeno fino a che qualcosa non va storto. Allora ci si rende conto quanto possa essere importante una gestione delle paghe ben strutturata, che non significa solo fare i bonifici degli stipendi, ma porta con sé tutta un’altra serie di compiti di eguale rilevanza. Compiti che richiedono un alto grado di preparazione e specializzazione per essere svolti correttamente; ecco perché sempre più realtà scelgono di esternalizzare l’elaborazione delle paghe dei propri collaboratori.
Quali sono nel dettaglio i vantaggi di una gestione paghe in outsourcing?
Precisione
Non sempre in azienda vi è una figura completamente dedicata all’elaborazione delle paghe; ciò implica che chi se ne deve occupare ha anche un certo numero di altre incombenze da portare a termine e si trova a non poter dedicare a ciascuna delle attività l’attenzione che merita.
La gestione delle paghe richiede un’attenzione ed una precisione certosine: un errore banale può infatti compromettere tutta l’elaborazione dei cedolini. Ciò significa dipendenti scontenti ed un lavoro da rifare.
Collaborare con un outsourcer paghe assicura una maggiore precisione poiché si ha a che fare con consulenti preparati e dedicati al 100% a quel tema. In questo modo si riducono gli errori, ci si assicura che tutte le variabili vengano sempre tenute in considerazione e che l’elaborazione dei cedolini riceva tutta l’attenzione necessaria.
Conformità
La grande precisione di cui abbiamo parlato prima, necessaria per elaborare le paghe, è data dal fatto che si tratta di un ambito normativo complesso, ricco di variabili ed in costante mutamento. Può essere molto difficili mantenersi aggiornati ed assicurare conformità normativa al processo di gestione paghe. Ma un errore in questo senso può costare caro: l’elaborazione paghe coinvolge infatti i dati personali dei dipendenti, informazioni su cui i regolamenti in vigore sono rigidi e complessi.
Affidarsi ad un consulente esterno significa assicurare la totale conformità alle normative vigenti in materia di privacy e GDPR, oltre a non doversi preoccupare di aggiornarsi qualora vi fossero dei cambiamenti normativi: sarà l’outsourcer a farsene carico ed assicurarsi che la vostra azienda agisca nel costante rispetto della legge.
Risorse
La gestione paghe e tutti gli aspetti ad essa connessi, richiedono un significativo dispendio di tempo e risorse.
L’abbiamo detto in principio: nella maggior parte delle organizzazioni non vi è una figura totalmente dedicata alle paghe, di solito a chi si occupa di HR, o di amministrazione, o di finanza, viene affidata anche questa attività.
È subito evidente quindi come esternalizzare le paghe liberi tempo a queste figure, tempo da dedicare alle loro incombenze principali e maggiormente strategiche, per valorizzarle al meglio e creare un reale valore aggiunto in termini di produttività, attenzione ai dipendenti e profitto.
Un’altra opzione potrebbe essere quelle di assumere un collaboratore interno all’azienda da dedicare all’elaborazione delle buste paga. I dati ci dicono però che, una figura formata in maniera adeguata per assolvere a questo compito, verrebbe a costare all’azienda considerevolmente di più di un consulente esterno. Senza contare poi i costi dell’aggiornamento e formazione costante.
Tecnologia
Ormai lo sappiamo tutti, occuparsi di gestione dei dipendenti senza utilizzare la giusta tecnologia significa perdere tempo, aumentare gli errori, mettere a rischio i dati aziendali…
Ma non è sempre semplice scegliere i giusti software di cui dotarsi per rendere più efficienti i processi HR e paghe.
Affidare l’elaborazione paghe ad un consulente esterno vi assicurerà un vantaggio anche da questo punto di vista: sarà il consulente stesso infatti ad essersi documentato, ed aver selezionato il software gestionale Cloud migliore in circolazione.
Wospee per esempio utilizza una piattaforma Cloud sicura e certificata; tutti i nostri clienti usufruiscono di un software innovativo e costantemente aggiornato. I nostri consulenti conoscono perfettamente il prodotto, ed in poco tempo riescono a formare l’HR aziendale così che possa utilizzarlo per la raccolta dei dati necessari all’elaborazione dei cedolini (presenze, assenze, note spese…).
Utilizzare all’interno dell’azienda lo stesso sistema utilizzato anche dal consulente esterno è un vantaggio significativo in termini di sicurezza dei dati e fluidità del processo.
