Tra tutti gli argomenti legati alla pandemia di cui si parla quotidianamente, uno in particolare inizia a farsi strada tra risorse umane e consulenti del lavoro: come gestire il tema delle vaccinazioni nell’ambiente di lavoro? È lecito richiedere ai propri collaboratori di vaccinarsi? Se un dipendente decide di non farlo, come agire per rispettare la sua libertà di scelta, ma mantenere al contempo i colleghi (e clienti e fornitori) al sicuro?
Si tratta di un argomento complesso e nuovo, per cui ancora non si hanno a disposizione risposte certe.
Ad oggi non esiste una norma specifica che renda il vaccino anti-covid obbligatorio sul luogo di lavoro. Per quanto fortemente raccomandato quindi, non esistono figure professionali o attività specifiche per cui il vaccino sia imprescindibile. È certo però che ogni datore desideri che la maggior parte dei suoi dipendenti si vaccini, per creare un ambiente sicuro e per ridurre le proprie responsabilità in caso di contagio sul luogo di lavoro; può considerarsi un contagio in ambiente lavorativo alla stregua di un infortunio sul lavoro? Altro tema su cui ancora non vi sono certezze.
Molti si domandano se, quando effettivamente il vaccino sarà disponibile per tutti, sarà lecito pretendere che un dipendente effettui la vaccinazione. E se non sarà così, nel momento in cui il rifiuto a vaccinarsi dovesse porre a rischio altri collaboratori, quali decisioni può prendere il datore di lavoro? Per esempio, sarà autorizzato a cambiare ruolo o licenziare quel dipendente qualora non vi sia possibilità di tenerlo in azienda senza rischi?
Chi sostiene che il vaccino debba diventare obbligatorio per impedire il contagio in azienda, ritiene che questo vada considerato parte di quelle precauzioni messe in atto fino ad ora per preservare la salubrità dei luoghi di lavoro, al pari dei dispositivi di protezione individuale come gel disinfettante, mascherine e distanziamento.
Ciò che è certo è che, obbligatorietà o meno, le informazioni sulle vaccinazioni, sono informazioni che le aziende si troveranno a dover gestire.
A prescindere quindi dalla questione se i datori di lavoro abbiano il diritto di pretendere che i dipendenti effettuino la vaccinazione contro il COVID-19, tutti dovranno comunque tenere traccia dello stato di vaccinazione della loro forza lavoro. Ma registrare chi si sia sottoposto a vaccinazione non è sicuramente un lavoro di immissione dati che le risorse umane vogliono e possono fare manualmente. Ed è ancora più importante avere la certezza che questi dati vengano gestiti in sicurezza e nel rispetto delle normative sulla privacy. Maneggiare dati sanitari è un tema delicato sul quale non si possono commettere errori.
L’acquisizione di informazioni importanti e sensibili sul personale non è una novità per le risorse umane. Ma potrebbe essere una sfida ancora più grande per i team HR doverlo fare senza la tecnologia giusta per raccogliere grandi volumi di informazioni sulla loro forza lavoro in un breve periodo di tempo.
Come può aiutarti un buon sistema di amministrazione del personale a gestire i dati relativi alle vaccinazioni anti -Covid-19 dei tuoi collaboratori?
Di quali dati hai veramente bisogno?
Prima di iniziare a chiedere ai dipendenti informazioni sullo stato della vaccinazione anti COVID-19, verifica con i tuoi dirigenti aziendali esattamente quali dati gli servano, come intendono utilizzare le informazioni e chi avrà accesso ad esse. Quando andrai dalla persone per chiedere se abbiano ricevuto il vaccino, dovrai spiegare con grande chiarezza come verranno utilizzati i dati e come li manterrai al sicuro e riservati. Dovrai anche considerare se, alla luce di queste nuove informazioni raccolte, sia necessario rivedere l’informativa ai dipendenti in merito alla privacy.
Uno spazio sicuro per la collaborazione
Se hai bisogno di collaborare con altri reparti per affrontare problemi di privacy dei dati, può essere utile utilizzare uno spazio di lavoro in un sistema amministrativo HR. Puoi stabilire con chi desideri lavorare su questa attività e impostare uno spazio di lavoro che solo le persone che inviti a quell’area di lavoro possono vedere. Trattandosi di un tema in continua evoluzione, ciò può essere molto funzionale se si desidera conservare tutte le discussioni e le bozze di documenti in un unico posto e al sicuro, in modo da tenere traccia di ogni passaggio in caso di verifiche future.
Creazione di un modulo di acquisizione dati
Dopo aver affrontato tutte le tue preoccupazioni in materia di privacy e GDPR, dovrai considerare come acquisire le informazioni di cui hai bisogno. Le mail non sono un mezzo sicuro per scambiare questo genere di informazioni, men che meno moduli cartacei. Ti viene di nuovo in soccorso il tuo sistema di gestione risorse umane che, grazie al generatore di moduli integrato al suo interno, semplifica la personalizzazione del sistema, offrendoti il controllo totale sui campi che desideri includere nel modulo. È quindi possibile eseguire ricerche personalizzate su quei campi dopo che i moduli saranno stati completati, semplificando il reperimento delle informazioni.
Per ottenere le informazioni di cui hai bisogno, potresti scegliere un semplice menu a tendina sì / no per indicare se il membro dello staff ha ricevuto il vaccino. Potresti anche scegliere di aggiungere un campo di testo su più righe se desideri dare al tuo staff l’opportunità di fornire ulteriori informazioni, ad esempio se desideri conoscere la tipologia di vaccino ricevuta.
Comunicazioni interne
Con il modulo di raccolta dati personalizzato per le tue esigenze pronto per essere inviato, è il momento di pensare a come comunicherai la richiesta di dati alla tua forza lavoro. A parte gli obblighi del GDPR, vorrai assicurarti di essere il più trasparente possibile sul motivo per cui stai chiedendo questi dati. Più sarai chiaro, minore resistenza incontrerai. Spiega come la conoscenza di queste informazioni sarà utile per tutti. I vaccini COVID-19 possono essere un argomento dal forte impatto emotivo per alcune persone: anticipa eventuali obiezioni e assicurati che le tue comunicazioni siano efficaci e trasparenti.
Assicurati di monitorare i thread dell’area di lavoro in cui viene affrontato l’argomento in modo da poter risolvere rapidamente eventuali dubbi.
Reporting sulle risposte
Dopo aver raccolto tutte le risposte sullo stato di vaccinazione COVID-19 di cui hai bisogno, puoi eseguire dei report all’interno del gestionale e condividerli in modo sicuro con le principali parti interessate. Implementare un processo standard per la raccolta informazioni, ti consentirà di semplificare la procedura nel caso in cui il vaccino dovesse essere somministrato stagionalmente o annualmente, impostando reminder e notifiche che ricordino le scadenze.
La pandemia che stiamo affrontando porta con sé tantissimi nodi da sciogliere, anche per chi si occupa di HR in azienda. Mai come ora è fondamentale cercare di farsi trovare preparati, evitare sprechi di tempo e di risorse ed assicurarsi una gestione efficace e sicura delle informazioni.
