L’elaborazione delle buste paghe può avvenire all’interno dell’azienda oppure, come avviene sempre più spesso, delegandola esternamente a società o consulenti specializzati.
L’elaborazione delle buste paga è un’attività non solo dispendiosa ma anche delicata per gli impatti che può avere sulla soddisfazione dei dipendenti. Per questi motivi sempre più aziende puntano ad esternalizzare la gestione dei cedolini e degli adempimenti connessi. Affidarsi a professionisti del settore garantisce all’azienda il rispetto delle leggi, dei regolamenti e dei contratti che in Italia richiedono una preparazione altamente specialistica ed un costante aggiornamento.
In questo articolo vedremo quali sono i soggetti esterni all’azienda ai quali può essere affidata a norma di legge l’elaborazione delle buste paga e come valutare la loro professionalità e la qualità del servizio erogato.
Qualora il datore di lavoro decida di non gestire con una propria organizzazione interna l’elaborazione delle buste paga e tutti gli adempimenti previdenziali e assistenziali in qualche modo connessi, la legge 11 gennaio 1979, n. 12 stabilisce che detta attività debba essere affidata a consulenti del lavoro iscritti all’albo o a iscritti negli albi degli avvocati e procuratori legali dei dottori commercialisti, dei ragionieri e periti commerciali.
A volte la scelta, soprattutto quando la società è da poco stata costituita e ha un numero molto limitato di dipendenti, ricade sul Dottore Commercialista al quale è affidata anche la contabilità e che può quindi compilare mensilmente le buste paghe e svolgere gli adempimenti connessi.
Affidare al proprio commercialista l’elaborazione di buste paghe e contributi ha certamente dei vantaggi, legati soprattutto alla conoscenza dell’azienda e al rapporto di fiducia.
Quando però la dimensione dell’azienda cresce e le problematiche relative al personale si fanno più complesse, è necessario possedere competenze molto specifiche in materia di lavoro che normalmente gli Studi, dedicati primariamente agli aspetti fiscali e contabili, non possiedono.
Entra quindi in gioco il Consulente del Lavoro, un professionista specializzato nell’amministrazione del personale. A differenza del commercialista, si occupa quasi esclusivamente degli adempimenti in materia di lavoro, compresa l’elaborazione delle buste paga e contributi. Spesso i consulenti del lavoro sono organizzati in studi associati e collaborano con i commercialisti per gli aspetti fiscali.
Il Consulente del Lavoro elabora il cedolino paga, il libro unico del lavoro ed esegue il calcolo dei contributi. Nell’erogazione del servizio, il consulente supporta l’azienda nelle procedure di inquadramento lavorativo del personale, nella definizione dei rapporti di lavoro e della gestione delle presenze dei dipendenti, fornisce consulenza in caso di vertenze e contenziosi e garantisce assistenza nelle operazioni straordinarie (CIG, riorganizzazioni, riconversione del personale).
Con periodicità mensile o annuale predispone e trasmette gli adempimenti contributivi, previdenziali e assicurativi (modello F24, Uniemens, prospetti contabilità, distinte di pagamento delle retribuzioni, calcolo TFR e ratei, conguagli fiscali annuali, malattia e maternità, previdenza integrativa, infortunio, autoliquidazione Inail, 770 e CU).
Accade troppo spesso che le aziende incontrino delle difficoltà nella comunicazione con i professionisti con cui scelgono di collaborare per l’elaborazione delle paghe: documenti condivisi con modalità non sicure, dati mancanti, informazioni non aggiornate. Questa è una delle ragioni per cui alcune realtà scelgono di gestire le paghe internamente, con un forte dispendio in termini di tempo e risorse. Per fortuna queste problematiche possono essere risolte grazie al contributo della tecnologia: attraverso l’utilizzo di una Piattaforma HR Digitale il consulente può condividere tutti i documenti con l’azienda in modo flessibile, semplice e sicuro, dando la possibilità al personale amministrativo interno di visualizzare e controllare i documenti.
Sempre attraverso la piattaforma HR, il Consulente del Lavoro può procedere ad inviare i cedolini paga ai dipendenti tramite un’area dedicata e dandone notifica al dipendete tramite email.
Le aziende più grandi, per il calcolo delle retribuzioni e la conservazione e distribuzione dei cedolini paga, si affidano spesso a Società di Outsourcing specializzate che, sempre attraverso l’uso di Piattaforme HR digitali, si occupano delle attività di elaborazione dati tecnicamente più complesse.
Le attività svolte da queste società che, affiancando il Consulente del Lavoro, svolgono il ruolo di centro elaborazione dati (CED) sono diventate sempre più centrali data la rilevanza che assumono, soprattutto nel contesto prodotto dalla pandemia, le questioni relative alla privacy e alla cybersecurity.
All’outsourcer sono affidate le operazioni informatiche tecnicamente più difficili del ciclo di elaborazione paghe, sia a causa dell’enorme mole di dati che occorre gestire sia per le problematiche di sicurezza informatica che negli anni hanno impattato molte aziende proprio nella gestione del personale.
Tutte queste attività tecniche sono svolte in stretta collaborazione con l’azienda cliente e con il Consulente del Lavoro (o il dottore commercialista) che supervisionano e assistono l’outsourcer in materia di lavoro.
È chiaro come ad oggi, mantenere una gestione delle paghe interna all’azienda non sia conveniente, non solo in termini di costi, ma anche di sicurezza ed affidabilità. Grazie a realtà come Wospee, l’azienda può affidare l’elaborazione paghe ad un unico interlocutore competente, che, collaborando con tutti i professionisti coinvolti nel processo, ed attraverso tecnologie di ultima generazione, offre un servizio completo e sicuro.
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