La funzione HR sotto pressione

Lo stress sul posto di lavoro diventerà un problema sempre più serio da gestire con l’aggravarsi della situazione di crisi economica. Già in una indagine di qualche anno fa, oltre un terzo dei dipendenti intervistati dichiarava di essere sottoposto a pressioni eccessive, ogni giorno o almeno una o due volte alla settimana. Un problema che i datori di lavoro devono oggi a maggior ragione iniziare a prendere sul serio.

Naturalmente le aziende hanno la responsabilità di gestire il lavoro in modo che lo stress sia mantenuto al minimo. Ma non è solo una questione di rispetto della legislazione.

Un dipendente stressato non è in generale particolarmente produttivo. Trova difficile concentrarsi ed in particolare concentrarsi sul compito assegnatoli, manca di motivazione ed entusiasmo ed in poco tempo inizia ad avere un impatto negativo sul resto della squadra. Questo è vero nelle PMI in particolare, dove conta il contributo proprio di tutti, e l’effetto anche di una sola persona sotto troppa pressione può essere enorme. Le prestazioni e la produttività ne risentono e può esserci un impatto negativo diretto sulle performance dell’intera azienda.

Chi si occupa di HR ha un ruolo importante da svolgere nel contribuire a creare una cultura serena e solidale all’interno della propria azienda. Il ruolo delle risorse umane è più importante che mai, in un momento in cui il difficile clima economico generato dall’emergenza Covid sta mettendo i dipendenti sotto pressione per cause che spesso sono esterne all’azienda.

La funzione HR deve aiutare le attività di progettazione e organizzare il lavoro in modo da renderlo più efficiente e più consono alle attuali esigenze. Deve supportare i manager di linea nella formazione delle competenze di cui hanno bisogno per gestire il personale in modo efficace e costruire un clima sereno e motivante nei loro team. Per chi lavora in HR è il momento di utilizzare le più recenti soluzioni software di gestione risorse umane per aiutare a monitorare e gestire le persone che potrebbero essere in difficoltà e hanno bisogno di supporto. Solo con il contributo della tecnologia è possibile infatti semplificare la gestione quotidiana del personale, snellire i processi amministrativi e lavorare su dati certi e privi di errori, per dedicare tutte le risorse necessarie ad attività che possano davvero portare valore in azienda.

Ciò che spesso non viene riconosciuto, tuttavia, è che le persone che lavorano in HR non sono immuni dallo stress. In tempi come questi, sono probabilmente una delle professioni più toccate, spesso accusate ingiustamente per i problemi di riorganizzazione delle attività o i ritardi nelle procedure relative al pagamento della Cassa Integrazione.

Sono la “marmellata in mezzo al panino” aziendale. Dall’alto, il management deve trovare modi per ridurre i costi e migliorare le prestazioni. Allo stesso tempo, i dipendenti bussano alla porta dell’ufficio del personale con preoccupazioni circa le prospettive aziendali e lamentele sul modo in cui vengono gestite le nuove disposizione sanitarie sul luogo di lavoro.

Con così tante pressioni contrastanti, spesso ci si concentra sulla superficie dei problemi, dimenticando di affrontare le cause profonde dello stress che spesso vanno ricercate oltre il problema contingente, nel caso specifico legato all’emergenza Covid.

È probabile che sia necessario dedicare più tempo alla gestione delle persone se si vuole ridurre l’assenteismo nel lungo periodo, avere più diffusa soddisfazione sul posto lavoro e un miglioramento del morale complessivo. Le persone HR, tuttavia, hanno anche bisogno di prendersi cura di sé stesse e assicurarsi che siano dotate degli strumenti e delle tecniche che li aiuteranno a costruire la resilienza personale e far fronte al ritmo inesorabile del cambiamento continuo.

Come la funzione HR può aiutare l’azienda a gestire lo stress in momenti come questo?

• Rivedere l’organizzazione del lavoro: c’è un modo per organizzare il lavoro in modo diverso in modo che il personale possa concentrarsi su ciò che è importante piuttosto che essere tirato in tutte le direzioni?
• Fornire alle persone gli strumenti giusti: le persone hanno le informazioni di cui hanno bisogno per completare le attività? Hanno l’attrezzatura necessaria (e funziona correttamente)? I manager danno loro l’autonomia e la responsabilità di cui hanno bisogno per svolgere bene il loro ruolo? Spesso il management si aspetta che le persone svolgano un lavoro, ma poi mette inconsapevolmente delle barriere nel raggiungimento dei loro obiettivi, causando frustrazione e stress di conseguenza.
• Responsabilizzare i manager di linea: spesso sono i singoli manager a determinare il clima nel proprio team o reparto. Assicurati che i manager siano dotati delle competenze per delegare, pianificare e organizzare progetti, gestire le performance delle loro persone e costruire relazioni sane e produttive con i loro team.
• Incoraggiare stili di vita sani: i programmi di benessere possono aiutare i dipendenti a sviluppare la resilienza personale e a far fronte meglio quando sono sotto pressione. Consigli dietetici, iscrizione alla palestra sovvenzionata e lezioni durante la pausa pranzo in cui le persone possono imparare tecniche di rilassamento sono solo alcune delle iniziative che hanno avuto successo nelle PMI in questi momenti di crisi.
• Favorire un ambiente più familiare: fornire un ambiente di lavoro flessibile e familiare può fare molto per alleviare lo stress tra i dipendenti. Se si preoccupano delle responsabilità di assistenza ai bambini o degli anziani o sono sempre costretti a scappare a prendere i ragazzi da scuola in tempo, non saranno rilassati e non si concentreranno sul lavoro. Aiutare il personale a raggiungere un adeguato equilibrio tra vita professionale e personale può fare una grande differenza nella capacità di far fronte alla pressione.
• Sfruttare la tecnologia: sono ora disponibili soluzioni software HR per meglio supportare la gestione e motivazione del personale. Un approccio coerente alla gestione delle prestazioni consente di garantire che tutti siano chiari sugli obiettivi aziendali e su dove si desidera che concentrino i propri sforzi. Un buon software di gestione delle presenze e assenze può aiutarti a monitorare le assenze e ad individuare le persone che potrebbero avere difficoltà in modo da poter intervenire e offrire supporto.
• Essere aperti e solidali: c’è la tendenza a mettere la polvere sotto il tappeto quando si tratta di gestire lo stress. I dipendenti spesso non vogliono ammettere che sono in difficoltà e non affrontano il problema per paura di perdere il lavoro. Incoraggia le persone a parlare apertamente di eventuali problemi e chiarisci che l’azienda vuole aiutarli e sostenerli.
• Creare un clima sereno e divertente: “è dura là fuori” e i datori di lavoro vogliono che le persone prendano sul serio il lavoro e lavorino sodo, ma questo non significa che il lavoro non possa essere divertente. È importante incoraggiare un approccio sereno, organizzare attività sociali e non dimenticate mai di sorridere e dire grazie!