Contratar al primer empleado es uno de los momentos más importantes en la vida de una pyme — y también uno de los que más responsabilidad administrativa añade de golpe. Un error en este punto no es solo un contratiempo interno: puede derivar en sanciones, reclamaciones y problemas con la Seguridad Social. Esta guía de nómina para pymes cubre lo esencial para hacerlo bien desde el principio.
Antes de la primera nómina: el alta
Antes de que el nuevo empleado empiece a trabajar, la empresa debe:
- Darse de alta como empresa en la Seguridad Social (si es la primera contratación) y obtener un Código de Cuenta de Cotización.
- Dar de alta al trabajador en el Régimen General a través del Sistema RED, antes del inicio de la actividad laboral — no después.
- Formalizar el contrato y comunicarlo al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en los diez días hábiles siguientes a su firma.
Saltarse cualquiera de estos pasos, o hacerlo tarde, es una de las infracciones más habituales —y más fácilmente evitables— en pymes que contratan por primera vez.
El coste real de un empleado no es su salario bruto
Uno de los errores de cálculo más frecuentes al planificar una contratación es fijarse solo en el salario bruto pactado. A ese salario hay que sumarle las cotizaciones a cargo de la empresa —contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación profesional, accidentes de trabajo y el MEI—, que en conjunto suelen añadir en torno a un 30% adicional sobre el salario bruto. Ese es el coste real que la empresa debe tener presupuestado, no solo el número que aparece en el contrato.
Cómo se calcula una nómina, de bruto a neto
El esquema básico, simplificado, es el siguiente:
- Salario bruto: salario base + complementos (antigüedad, pluses, horas extra, comisiones) según lo pactado en contrato y convenio.
- Deducciones del trabajador: cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleado (contingencias comunes, desempleo, formación profesional, MEI) más la retención de IRPF, que depende del salario anual estimado y de la situación personal del trabajador (modelo 145).
- Salario neto: lo que realmente recibe el empleado, resultado de restar esas deducciones al bruto.
En paralelo, la empresa calcula sus propias cotizaciones —las que no se descuentan al trabajador, pero sí forman parte del coste total— y las ingresa junto con las del empleado.
El recibo de salarios: qué debe incluir
La nómina, formalmente llamada recibo de salarios, sigue un modelo oficial regulado por orden ministerial, y debe incluir como mínimo: los datos identificativos de empresa y trabajador, el periodo de liquidación, la categoría profesional, el desglose de devengos (salario base y complementos) y el de deducciones (cotizaciones e IRPF), además de las bases de cotización aplicadas. No es obligatorio que el empleado la firme en papel: el justificante de la transferencia bancaria es prueba suficiente de pago.
Errores típicos al empezar sin experiencia previa
- Fijarse solo en el salario bruto al presupuestar una contratación, sin sumar el coste real de las cotizaciones empresariales.
- Dar de alta al trabajador después de que empiece a trabajar, en lugar de antes.
- No actualizar el modelo 145 cuando cambia la situación personal de un empleado.
- Gestionar todo manualmente en una hoja de cálculo sin ningún control cruzado, lo que multiplica el riesgo de errores conforme crece la plantilla.
¿Gestoría, software o las dos cosas?
Con una o dos personas contratadas, muchas pymes empiezan gestionando la nómina con ayuda de una asesoría externa, que aplica correctamente la normativa vigente sin que la empresa tenga que estar pendiente de cada cambio legal. A medida que la plantilla crece, un software que se actualiza automáticamente con los cambios normativos —cotizaciones, IRPF, convenio— reduce buena parte de la carga manual y del riesgo de error, sin necesariamente sustituir el asesoramiento, sino complementándolo.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debo dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?
Siempre antes de que empiece a trabajar, nunca después. Es uno de los errores más comunes y también de los más sancionados.
¿Qué pasa si me retraso en comunicar el contrato al SEPE?
El plazo es de 10 días hábiles desde la firma. Superarlo puede derivar en una infracción administrativa, aunque el contrato en sí siga siendo válido.
¿El coste de un empleado es solo su salario bruto?
No. Hay que sumar las cotizaciones empresariales (contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación profesional, MEI), que añaden en torno a un 30% adicional sobre el bruto.
¿Es obligatorio que el trabajador firme la nómina en papel?
No. El justificante de la transferencia bancaria es prueba suficiente de pago.
¿Necesito una gestoría o puedo llevar la nómina yo mismo?
Depende del tamaño de la plantilla. Con una o dos personas, muchas pymes usan una asesoría externa; a medida que crece el equipo.
Conclusión
Una nómina bien gestionada no solo garantiza el cumplimiento normativo y la puntualidad en los pagos; también contribuye a generar confianza y una mejor experiencia para los empleados. Cuanto mayor sea el conocimiento sobre los procesos y conceptos clave de nómina, más sencillo será prevenir errores y resolver incidencias antes de que se conviertan en un problema.
Para seguir ampliando tus conocimientos, consulta nuestra guía de preguntas frecuentes sobre nómina, perfecta para resolver dudas, comprender mejor cada concepto y optimizar la gestión de nómina en tu organización.
