Quienes están en primera línea de las tareas de administración de personal se enfrentan a diario a numerosos procesos fuertemente interdependientes: modificaciones contractuales, elaboración de nóminas, gestión de presencia, notas de gastos, costes y presupuestos de personal, entre otros.
Gestionar todos estos aspectos de forma manual, mediante documentos en papel y hojas de Excel, resulta especialmente costoso para los departamentos de Recursos Humanos y deja la puerta abierta a riesgos importantes en términos de seguridad de los datos personales de los empleados, errores en la información y falta de actualización de esta.
Afortunadamente, las nuevas tecnologías digitales permiten hoy automatizar e integrar estos procesos, haciéndolos mucho más eficientes. Los sistemas actuales se basan en tecnología cloud, lo que permite acceder a los datos de forma segura y controlada, las 24 horas del día y desde cualquier lugar. Esto facilita la externalización de servicios profesionales de administración de personal y consultoría de RR. HH., ya que todos los colaboradores pueden acceder a la información directamente desde la misma plataforma digital de RR. HH. que utiliza la empresa internamente.
De este modo, se elimina tanto el envío de datos personales (o incluso sensibles) por correo electrónico —una práctica peligrosa y no conforme a la normativa— como la pesada labor de verificación manual de la información, apostando por un sistema que detecta automáticamente posibles anomalías.
Contar con un servicio de outsourcing apoyado en una plataforma digital, delegando así tareas operativas de bajo valor añadido, permite liberar tiempo del equipo interno para dedicarlo a actividades más estratégicas y relevantes para el negocio, además de ofrecer un mayor control sobre los costes operativos no esenciales.
A la hora de elegir un proveedor de servicios de outsourcing para la administración de personal, la gestión de nóminas o la consultoría laboral, es fundamental verificar aspectos clave relacionados con la seguridad y la calidad de los procesos: ¿cómo se realiza la transferencia de datos?, ¿los softwares utilizados cumplen con el RGPD?, ¿los procesos están realmente automatizados? Solo así se puede garantizar un servicio eficiente, seguro y de calidad.
Principales ventajas del outsourcing de la administración de personal para las pymes
- Costes: recurrir a un servicio externalizado permite reducir los costes de infraestructuras hardware y software, gracias a las economías de escala del proveedor.
- Experiencia: las empresas más pequeñas pueden beneficiarse del conocimiento de un proveedor especializado que gestiona a diario múltiples situaciones normativas y organizativas para distintos clientes.
- Seguridad: las soluciones internas difícilmente alcanzan el mismo nivel de seguridad y control de datos que un proveedor especializado, especialmente desde la entrada en vigor del RGPD (26 de mayo de 2018). No cumplir con la normativa de protección de datos puede conllevar sanciones significativas, además del riesgo de brechas de seguridad y robo de información personal.
- Rapidez y escalabilidad: el outsourcing permite poner en marcha nuevos procesos con mayor rapidez y adaptar el servicio en cualquier momento según las necesidades cambiantes de la empresa.
En conclusión, la digitalización y la innovación tecnológica han impulsado el desarrollo de plataformas de RR. HH. que permiten a proveedores especializados ofrecer en outsourcing una amplia gama de servicios de gestión de personas. Esto nos permite aligerar la carga de trabajo de managers y equipos de RR. HH. y garantiza altos niveles de eficiencia y fiabilidad, incluso en entornos de trabajo remoto. Actualmente, muchas empresas —especialmente pymes— optan por apoyarse en consultores externos especializados.
