Gestionar el personal en una empresa hoy en día implica manejar a diario una cantidad desproporcionada de información: planes de vacaciones, solicitudes de ausencia, evaluaciones del desempeño. Esto ha sido posible gracias a la evolución de la tecnología, no solo la que utilizamos en nuestra vida personal, sino también los sistemas disponibles para quienes se encargan de la administración de personal y de toda la información asociada. Hoy resulta impensable gestionar a los empleados sin utilizar un software específico de administración de personal.
Veamos por qué con más detalle.
Seguridad
En los últimos años se ha prestado una atención creciente a la privacidad de los datos personales; la administración de personal debe aplicar el mismo nivel de cuidado a la información de los empleados que gestiona la empresa. El cumplimiento de la normativa GDPR es fundamental para cualquier organización, también para evitar sanciones importantes.
Durante el último año, con la expansión del smart working, ha surgido un problema que a menudo se subestima: ¿cómo compartimos internamente la información necesaria para trabajar? Con frecuencia se sigue trabajando con documentos en papel, pero en un contexto de trabajo remoto no es realista, ni eficiente (ni seguro) que cada empleado imprima y lleve a casa toda la documentación que necesita. Del mismo modo, compartir cierta información por correo electrónico tampoco es un proceso seguro. Además, los datos gestionados de esta forma no siempre están actualizados.
Utilizar un sistema innovador de administración de personal permite contar con un espacio online seguro y compartido donde almacenar toda la documentación relativa a los empleados de la organización. Un software seguro aloja los datos en servidores certificados dentro de la Unión Europea, incluye copias de seguridad y pruebas de seguridad periódicas, y permite distintos niveles de acceso según los permisos definidos por la empresa.
Acceso y uso compartido de la información
Una de las mayores dificultades en la gestión de datos de personal es conciliar la seguridad con la accesibilidad: incluso en una caja fuerte la información estaría protegida, pero nadie podría acceder a ella cuando la necesitara para trabajar.
Por eso es tan importante contar con un software de gestión de personal en la nube: permite que cada persona acceda a la información que necesita sin renunciar a la seguridad. Los sistemas cloud permiten a los empleados acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar, y ofrecen un espacio de trabajo online donde, por ejemplo, crear grupos específicos para que los colaboradores implicados compartan fácilmente información, documentos e ideas.
¿Tu organización todavía no utiliza un sistema dedicado a la administración de personal? Contáctanos y encontraremos juntos la solución que mejor se adapte a tus necesidades.
