Digital. Hoy todo es digital. Todo el mundo habla de lo digital.
Ahora pensemos en lo digital dentro de Recursos Humanos: currículums, nóminas, certificados, notas de gastos… y, de repente, en nuestro imaginario vuelven a aparecer oficinas llenas de papel, montones de documentos sobre las mesas y procesos interminables de escaneo.
¿Por qué Recursos Humanos todavía no rima con digital?
Nuestro equipo ya es digital: piden comida online, compran por internet, utilizan cientos de apps y, sin embargo, en muchas empresas siguen teniendo que recoger la nómina en papel, entregar documentación impresa (o incluso enviarla por fax), o contactar con administración de personal para obtener una copia de su contrato o enviar un parte médico.
Ha llegado el momento del Digital Employee. Y Recursos Humanos también cuenta con aliados tecnológicos: plataformas HR digitales como Wospee.
¿Qué es el Digital Employee?
Se trata de una recopilación digitalizada de todos los documentos vinculados a la relación laboral entre la empresa y el empleado: desde el currículum y el contrato de trabajo, hasta las nóminas, los documentos sobre la situación familiar o la finalización de la relación laboral.
Toda la historia del empleado puede organizarse en una carpeta personal, fácilmente accesible y consultable online.
Todo ello, por supuesto, garantizando la seguridad de los datos sensibles, que también se almacenan online, pero en secciones separadas y accesibles únicamente para el personal autorizado.
No se trata solo de una cuestión ecológica (menos papel y ahorro de tinta) o de reducción de costes, sino también de la posibilidad de cumplir siempre con las obligaciones normativas —por ejemplo, en materia de protección de datos personales, conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD 2016/679)— y, sobre todo, de ofrecer un servicio de mayor calidad a las personas que trabajan cada día con y para la empresa.
¿Qué incluye la documentación digitalizada?
Todos los documentos relacionados con la relación laboral pueden almacenarse en la carpeta personal del empleado y organizarse en subcarpetas accesibles, en formato digital, tanto para el departamento de RR. HH. como para el propio empleado, según los permisos definidos.
Algunos ejemplos son:
- Carta y documentación de incorporación
- solicitudes de modificación de datos personales
- Nóminas
- Documentos e informativas de privacidad
- Comunicaciones con organismos oficiales y fondos de pensiones o asistencia social
- Declaraciones para la aplicación de deducciones fiscales
- Cartas relativas a cambios en la relación laboral (de contrato temporal a indefinido, de jornada parcial a completa o viceversa, etc.)
- Solicitudes de vacaciones, permisos, maternidad y permisos parentales
- Partes y comunicaciones por accidentes laborales
- Comunicaciones relativas a la suspensión temporal o finalización de la relación laboral
¿Cuáles son las ventajas de una gestión digital de RR. HH.?
La gestión digital de la carpeta del empleado a través de una plataforma única y segura como Wospee permite a la empresa:
- Acceder en cualquier momento —también de forma remota o desde dispositivos móviles— a la documentación, incluso en caso de inspecciones oficiales, algo especialmente relevante en contextos de trabajo en remoto.
- Agilizar la búsqueda y el acceso a la información, normalizando los datos y haciéndolos homogéneos (por ejemplo, en caso de inspección o conflicto laboral).
- Eliminar completamente el uso del papel si se opta por una gestión electrónica, liberando espacio físico ocupado por archivos y carpetas.
- Mantenerse siempre alineada con la normativa, externalizando el riesgo y la gestión de las actualizaciones legales.
- Ofrecer al empleado una herramienta moderna que le permita acceder a sus datos en cualquier momento.
Si estás acostumbrado a gestionar todo en papel, puede parecerte un planteamiento demasiado futurista. Sin embargo, no lo es en absoluto: la gestión digital de Recursos Humanos está al alcance de todo tipo de organizaciones.
Contacta con nosotros para profundizar en el tema y compartir tus reflexiones.
