Una gestione smart delle
note spese aziendali
Il software nota spese di Wospee, grazie alle tecnologie più moderne come OCR e registrazione vocale, consente una significativa riduzione del tempo speso per la gestione delle trasferte e l’inserimento delle note spese.
Foto scontrini
Dimentica la raccolta di scontrini cartacei!
Grazie all’utilizzo della tecnologia OCR, il dipendente dovrà semplicemente caricare l’immagine dello scontrino per condividere la spesa sostenuta.
Il software Wospee legge e interpreta il documento e precompila automaticamente tutti i dati utili presenti sullo scontrino come: data, importo totale e modalità di pagamento.
Un vero risparmio di tempo e un modo per evitare errori di battitura.
Notifiche vocali
L’app mobile è dotata di assistente vocale che, a fronte della dettatura della spesa, registra le informazioni e pone ulteriori domande al dipendente in caso di dati mancanti o non conformi alla policy di viaggio. In questo modo il dipendente non è costretto a perdere tempo a compilare la nota.
Gestione trasferte
Il sistema di Gestione Nota Spese Wospee consente di impostare diverse travel policy in base a ciascuna esigenza, come il ruolo del collaboratore o la destinazione della trasferta.
Per gli utenti sono previsti tre diversi ruoli: trasfertista, approvatore ed amministratore delle spese.
Impostati i workflow di approvazione, ognuno può configurare il processo secondo l’organigramma autorizzativo dell’azienda.
Attraverso un sistema di alert e notifiche, ciascun responsabile ha tutto sotto controllo e può verificare che le spese non superino i massimali: i dipendenti vengono poi informati in caso di errori o dati mancanti da integrare.
Carte di credito
Basta quadrature manuali!
I movimenti delle carte di credito vengono trasformati in voci di spesa, in modo da tracciare ogni addebito con semplicità e senza errori o dimenticanze.
I costi vengono quadrati in automatico grazie all’import degli estratti conto delle carte di credito aziendali.
Vantaggi
Gestione Nota Spese
Travel policy
Attraverso il Software Note Spese l’azienda ha la possibilità di far rispettare le proprie Travel Policy differenziandole in base alle esigenze (ruolo/qualifica, destinazioni, ecc).
Sistema di alert e reminder
Un sistema di alert e reminder segnala all’utente, nel momento della registrazione, le spese che eccedono il massimale stabilito. I responsabili, in casi eccezionali, possono andare in deroga ed autorizzare spese diversamente non ammesse.
Reportistica integrata
Il Software dispone di report riepilogativi che facilitano la verifica dei dati e consentono l’export su excel e la stampa di saldi da rimborsare al personale, pagamenti effettuati con carte di credito, registrazioni finanziarie e contabili.
Conservazione digitale dei dati di spesa
Il Modulo di Gestione Nota Spese è integrato al sistema di Conservazione Digitale. I documenti relativi alle note spese aziendali verranno archiviati digitalmente nel Conservatore Accreditato presso AgID e saranno consultabili in caso di un controllo fiscale.
Funzionalità
- Chilometri percorsi con una vettura valorizzati secondo una tariffa predefinita.
- Indennità e Buoni Pasto.
- Modalità di pagamento: contanti, carta di credito, prepagata.
- Inserimento colleghi o ospiti (es. ristorante) se ammesso dalla travel policy.
- Allegati di ricevute, fatture e giustificativi.
- Conservazione Digitale delle Note Spese dei dipendenti.
- Gestione multi valuta, sotto il profilo finanziario (anticipi, resi) ed economico (conversioni di spese in valuta aziendale).
Lasciati guidare da un nostro consulente esperto.
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Testimonianze
Siamo felici di avere adottato la piattaforma in cloud Wospee powered by Cezanne HR perché pensiamo che l’innovazione passi sempre dalle persone. Il nostro team ora può avere il controllo dell’inserimento di straordinari o assenze in completa autonomia, anche via app. Il tempo risparmiato per svolgere queste attività ha benefici concreti nell’aumento della produttività. Con il software di gestione nota spese il personale può procedere al caricamento dei rimborsi spese sulla piattaforma, senza più doverli stampare; abbiamo quindi riscontrato un risparmio di carta e di tempo, poiché tutti i documenti vengono archiviati digitalmente ai sensi di legge.
Dal momento in cui siamo stati in grado di fornire ai consulenti Wospee tutti i dati aziendali, loro li hanno rapidamente caricati a sistema, rispettando le nostre aspettative di un avviamento rapido e senza intoppi. Abbiamo riscontrato un risparmio di tempo davvero significativo: se prima ogni mese impiegavamo qualche ora di lavoro per gestire manualmente le ore di presenza da inviare al consulente per l’elaborazione dei cedolini, automatizzando il processo con Wospee, ora il tutto richiede al più una sessantina di secondi.
