Dopo una lunga e attenta selezione avete scelto il software HR per le esigenze della vostra organizzazione, i dati dei dipendenti sono stati caricati nel nuovo sistema, i processi impostati e siete pronti a partire.  Avere la tecnologia adatta, tuttavia, non è sempre sufficiente in sé.  Dovete assicurarvi che le persone coinvolte nei processi di cambiamento indotti dalla tecnologia ne comprendano l’importanza, accolgano il cambiamento e siano “a bordo” nell’utilizzo delle funzionalità che metterete loro a disposizione con il nuovo sistema.

L’esigenza di un buon avviamento quando si introduce in azienda una nuova tecnologia è particolarmente stringente quando parliamo di coinvolgere attivamente i dipendenti nei processi HR attraverso l’utilizzo di funzionalità Self-Service che sono uno degli elementi chiave ed uno dei maggiori vantaggi di una moderna piattaforma HR.

Una piattaforma HR digitale con funzionalità di Employee Self Service rende estremamente più efficiente molti processi HR e può ridurre significativamente il tempo dedicato dall’ufficio del personale a rispondere alle richieste di dipendenti che vogliono sapere come comunicare le variazione dei propri dati personali, piuttosto che sapere quante ferie residue hanno o come richiedere giorni di malattia, per non parlare dell’aggiornamento delle informazioni di contatto delle persone, la ricerca di moduli, l’approvazione di processi in stallo, ecc..

La capacità di gestire i propri dati personali associati al proprio profilo di accesso ad un sistema è qualcosa che i dipendenti – in particolare quelli della generazione Millennial – si aspettano. In un’epoca in cui ho tutto online, dalla assicurazione auto alla gestione dei pagamenti tramite tablet o smartphone, i dipendenti si aspettano lo stesso livello di accessibilità quando si tratta di gestire i dati personali connessi al lavoro.

Il self-service HR dei dipendenti offre grandi vantaggi all’organizzazione solo se le persone lo utilizzano effettivamente e sistematicamente. Quindi, come si può superare l’inerzia (e talvolta una vera e propria resistenza) che le persone spesso hanno nell’abbracciare nuovi sistemi e come assicurarsi di raccogliere i frutti dell’investimento in un sistema di gestione del personale moderno ed accessibile?

Di seguito trovi alcuni nostri consigli per garantire che i dipendenti passino rapidamente e con entusiasmo al nuovo approccio.

Pianificare bene il lancio

Pensate attentamente a come spiegare i cambiamenti al personale che sarà coinvolto. Le persone sono meno propense ad adottare un nuovo sistema se viene loro imposto, soprattutto se ciò avviene con poco preavviso. Spiegate perché state passando ad una nuova piattaforma HR digitale più automatizzata e come questa novità aiuterà sia l’azienda sia loro nell’operatività di tutti i giorni.  Anticipate le modalità ed i tempi di introduzione con un congruo anticipo in modo che le persone siano preparate e non ci siano sorprese.

Assicuratevi che le persone capiscano perché il nuovo sistema HR verrà introdotto– e soprattutto quali sono le novità e i benefici per loro. Le organizzazioni spesso cadono nella trappola di spiegare solo i benefici per l’organizzazione in generale, trascurando invece quelli che riguardano il lavoro quotidiano del personale. Sottolineare, ad esempio, che il self-service velocizzerà i processi di richiesta e di approvazione delle ferie, in modo che le persone possano finalizzare i loro piani più facilmente ed in tempo utile, aiuterà ogni collaboratore a individuare subito quelle funzionalità che semplificano anche la sua vita aziendale. Incoraggiate i dipendenti a utilizzare le app mobili del software HR: l’interfaccia è spesso più intuitiva perché sembra qualcosa che usano ogni giorno e tutti apprezzano la libertà che deriva dalla possibilità di utilizzarle in qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento. Si potrebbe anche sottolineare quanto più veloce, facile e sicuro per le persone sarà aggiornare i loro dati quando cambiano, ad esempio il loro conto bancario o numero di telefono, o se volessero aggiornare le informazioni di contatto in caso di emergenza o le proprie esperienze professionali pregresse o il titolo di studio.

Pianificate con precisione le attività di change management connesse al lancio e assicuratevi che tutto ciò che volete comunicare sia coerente e consistente con il piano di introduzione nel suo complesso. Iniziate con una campagna di comunicazione pre-lancio in modo da garantire che tutti siano a conoscenza del nuovo software HR e di cosa dovranno fare in modo diverso rispetto a prima. Sono molti i dipendenti che ricevono tante e-mail a cui prestare attenzione. Una singola e-mail inviata a tutto il personale rischia di non ricevere la giusta attenzione. L’approccio migliore consiste nell’organizzare un programma di comunicazione graduale in fase di lancio, in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e abbiano tutto il tempo per abituarsi all’idea di un approccio diverso.

Identificare gli Influencer ed eseguire un test

Chi sono le persone chiave che incoraggeranno gli altri ad abbracciare rapidamente il nuovo sistema HR? Ogni organizzazione ha persone che sono più aperte al cambiamento e appassionate di nuove tecnologie ed altre che invece preferiscono rimanere nella loro “comfort zone”.

Identifica i principali influencer della tua attività e ricorda che non sono necessariamente le persone che si trovano in posizioni di autorità.  Assicurati che queste persone chiave comprendano presto i benefici del nuovo approccio in modo che siano in grado di parlare con gli altri e rispondere a domande su come funzionerà. Prova a selezionare almeno una persona in ogni reparto o team che possa accogliere rapidamente il nuovo sistema e sia pronta a trasmettere i benefici ai colleghi e a “tenere per mano”, nelle prime fasi di attuazione coloro che sono più riluttanti.

Vale la pena considerare di eseguire prima un piccolo test pilota, che coinvolga gli influencer e magari altre persone opportunamente selezionate in base ai reparti.  È un buon modo per verificare che tutto sia configurato per funzionare nel modo desiderato, ma anche per dimostrare alle persone quanto saranno più efficienti e semplificati i processi.  Coloro che hanno preso parte al test pilota saranno in grado di rassicurare gli altri che il sistema funziona e possono agire assieme agli influencer come sostenitori per voi.

Fornire la formazione necessaria

Le piattaforme digitali HR come Wospee sono intuitive e molto facili da usare, ma le persone sono spesso nervose quando viene loro proposto qualcosa di nuovo, soprattutto se si tratta di un cambiamento tecnologico che riguarda il loro lavoro. Prendi in considerazione l’idea di eseguire brevi sessioni di formazione per piccoli gruppi per aiutare tutti a familiarizzare gradualmente con il nuovo sistema e assicurati che le informazioni siano prontamente disponibili in aree condivise della piattaforma HR, qualora avessero bisogno di rinfrescare la memoria (spesso è sufficiente una semplice e-mail con le istruzioni). Metti loro a disposizione un punto contatto facile da accedere in cui possano trovare risposta ad ogni domanda o dubbio.

Iniziare lentamente

Alla gente piace fare le cose nel modo in cui le hanno sempre fatte, soprattutto quando si sentono di non avere il tempo o l’energia per iniziare cose nuove o quando il vecchio sistema funziona abbastanza bene. Le persone vanno accompagnate dolcemente verso il cambiamento, incominciando con qualcosa che è importante per loro, come ad esempio l’aggiornamento dei propri dati di contatto o una richiesta di loro interesse da sottoporre all’ufficio HR. Una volta che toccheranno con mano quanto è stato facile e rapido ottenere una risposta, smetteranno di chiamare o inviare e-mail.

Nei primi giorni dell’introduzione del nuovo sistema il team HR è normale che riceva tante richieste da dipendenti stressati che chiedono aiuto nell’utilizzo del nuovo sistema o che desiderano delegare alle HR lo svolgimento di alcune attività perché con la nuova piattaforma non ne sono capaci. La tentazione è quella di aiutare le persone “solo per questa volta”, ma questa è una strada pericolosa. Le persone daranno per scontato che di certi compiti si occupino le HR e continueranno a chiedere il loro aiuto invece di svolgerli in autonomia. Ovviamente, un rifiuto di fornire assistenza non va bene. Ribadisci la disponibilità delle istruzioni su “come fare per” e, se non funziona, offriti di assisterli online passo dopo passo mentre usano il sistema. Una volta che le persone avranno superato la barriera della familiarizzazione iniziale, si renderanno conto di quanto sia facile e faranno risparmiare tanto tempo al team HR e all’azienda nel suo complesso.

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