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La scomparsa della posta elettronica e la sua sostituzione con strumenti di collaborazione più evoluti è stata annunciata più volte ed è stata al centro di tantissimi dibattiti. In questo periodo di emergenza sanitaria, un numero significativo di aziende sta accelerando il percorso per integrare la posta elettronica con sistemi più evoluti di chat, video conference e collaboration, senza dubbio più adatti allo smart working.

Molti osservatori ritengono che la posta elettronica sia ormai uno strumento obsoleto e poco efficace; diversi studi in effetti confermano che solo il 10% delle e-mail ricevute ogni giorno sia effettivamente utile.

Oggi più che mai, con tantissime persone che lavoro da remoto, molte aziende si stanno orientando verso sistemi di messaggistica istantanea e strumenti di collaborazione tra dipendenti che assomigliano sempre più a social network come Facebook, LinkedIn e Twitter.

Parlando con alcuni HR manager sul tema, è emersa però un po’ di diffidenza e resistenza all’introduzione di tali strumenti in azienda. Molte persone che lavorano nelle risorse umane ritengono che l’uso di chat e social media in azienda, in tutte le sue forme, debba essere opportunamente “controllato” – preoccupati che un uso non regolamentato possa generare il caos.

È un peccato che molti in HR siano allineati su questo punto di vista. La funzione risorse umane è in una posizione privilegiata per aiutare l’azienda a condividere le conoscenze, creare community e trovare modi di lavorare più collaborativi. La tecnologia per farlo è già ampiamente disponibile.

Le soluzioni HR come Wospee hanno al loro interno un portale che consente ai dipendenti di consultare il cedolino paga online, la situazione delle proprie ferie e permessi o di compilare la nota spese mensile, ma anche a tutti gli utenti di condividere documenti, comunicare con il resto delle persone e chiedere feedback su piani e progetti.

Esistono cinque principali vantaggi delle piattaforme HR di collaborazione.

Migliore collaborazione

Queste nuove tecnologie rendono più facile per i dipendenti interagire con gli altri soprattutto quando si lavora in smart working. I dipendenti possono aggiungere contenuti ai progetti in corso immettendo le loro opinioni, conoscenze ed esperienze, anche su attività sulle quali non sono direttamente coinvolti. Se tutto è trasparente, c’è meno duplicazione degli sforzi, più cooperazione e la tipica mentalità dei “silos” scompare. La gestione del personale è ottimizzata, i team possono comunicare rapidamente tra loro da qualsiasi luogo ed è molto più semplice tenere traccia dei progressi.

Le giuste informazioni al momento giusto

Avere spazi di archiviazione condivisi in cui le persone possono lavorare sui medesimi documenti, consente al dipartimento risorse umane ed a tutte le persone coinvolte, di mantenere tutto sempre aggiornato, evitando il problema di avere numerose “versioni” dello stesso documento che circolano in azienda senza che nessuno sia abbastanza sicuro di quale sia la più attuale. Le informazioni possono essere aggiornate rapidamente e facilmente e tutti sanno dove trovarle.

Più condivisione delle conoscenze

L’e-mail è statica. Le domande possono rimanere senza risposta per lunghi periodi perché sono bloccate in una casella stracolma. I progressi su un progetto sono ostacolati perché informazioni importanti sono nascoste in una comunicazione chiusa tra solo due persone. Se si consente ai dipendenti di porre domande e discutere online ed apertamente dei problemi su un forum interno, non si fa affidamento su una sola persona disponibile per fornire la risposta. La comunicazione in tempo reale aiuta le persone a rispondere più rapidamente e consente loro di trovare le risposte ai problemi.

Feedback immediati

Non dovrai più aspettare la valutazione annuale dei dipendenti per scoprire cosa pensano e vogliano le persone. Moderne piattaforme HR digitali di collaborazione ti consentono di tenere costantemente sotto controllo il clima interno e di rilevare in anticipo i malcontenti. Puoi rassicurare le persone rapidamente in tempi di incertezza, eliminare le false notizie e gestire qualsiasi problema in una fase precoce.

Più innovazione

Offri ai dipendenti di tutta l’azienda la possibilità di lavorare insieme in uno spazio smart social ed è sorprendente ciò che verrà fuori. Le persone i cui percorsi normalmente non si incrociano iniziano a parlarsi e iniziano a emergere nuove intuizioni e idee brillanti. Le idee nate in un dipartimento aziendale possono essere raccolte da un altro e portate avanti per scopi anche diversi. Il ritmo e la qualità dell’innovazione aumentano – e poiché tutti possono vedere cosa sta succedendo, aumenta il livello di motivazione ed entusiasmo nel business.

Qual è la tua opinione? La tua azienda ha sperimentato internamente strumenti di collaborazione social? O pensi che sia una “moda” dovuta ai tempi? Fateci sapere cosa ne pensate.

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