Genitori che lavorano da casa circondati dai figli si stanno preparando per affrontare altre settimane complicate da gestire. La chiusura delle scuole comporta notevoli difficoltà organizzative per le persone che cercano di destreggiarsi tra le esigenze del lavoro e della famiglia, ma possono rappresentare una vera sfida anche per le aziende.  Ci sono spesso richieste di assenze da parte del personale che contrastano con esigenze organizzative e soddisfare le richieste di tutti non è sempre possibile se si desidera mantenere efficiente la macchina aziendale e soddisfare le aspettative dei clienti.

È in momenti come questo che la flessibilità nel lavoro viene messa a dura prova. Una maggiore flessibilità nell’orario di inizio e fine della giornata di lavoro quando questo viene svolto da casa, va sicuramente nella direzione di aiutare le famiglie a coordinare meglio i tempi e l’organizzazione delle attività domestiche.

Le PMI hanno tradizionalmente avuto un atteggiamento un po’ diffidente nei confronti del telelavoro e dello smart working. Molte piccole imprese non consentono al proprio personale di lavorare in modo flessibile o da casa. Questa riluttanza ad allontanarsi dai modi di lavorare tradizionali è spesso legata alle preoccupazioni di creare un precedente (non possiamo permettere a tutti di farlo!) e a problemi legati alla fiducia (se non possiamo vederli, come facciamo a sapere che stanno lavorando?).

Ai tempi del Covid-19 questo non è un atteggiamento che, soprattutto le PMI, possono più permettersi di assumere. Nel nuovo ambiente di lavoro che si sta delineando, la gestione ottimale del lavoro flessibile diventa un elemento strategico per ogni azienda.

Rende più semplice, ad esempio, lavorare in orari diversi per continuare a fornire un servizio ai clienti nei momenti in cui ne hanno bisogno. Può anche aiutare le aziende ad attrarre e tenere le persone offrendo un miglior bilanciamento tra lavoro e vita famigliare.

Ci sono anche risparmi tangibili sui costi. Una attenta pianificazione dei processi di back-office su una settimana di quattro giorni può comportare una riduzione del 20 per cento dei costi salariali, mentre un ruolo basato su un giorno di cinque ore può risparmiare fino al 33 per cento sullo stipendio.

Costrette a prendere in considerazione tutti questi fattori, le aziende stanno iniziando a guardare al lavoro flessibile come una proposta più interessante. Ciò che è tuttavia ancora più interessante, è che nonostante la loro dichiarata riluttanza per la flessibilità, se si scava un po’ sotto la superficie, si scopre che la maggior parte delle piccole e medie imprese già applica da molto tempo, in una certa misura, un approccio flessibile al lavoro.

C’è chi arriva in ritardo ogni giovedì per portare la sua anziana madre ad un regolare appuntamento in ospedale – ma lavora durante la pausa pranzo per recuperare l’ora. Chi invece lavora da remoto un pomeriggio alla settimana, destreggiandosi tra i vari appuntamenti in modo da poter andare a prendere i figli a scuola nel giorno libero della tata.

Questo è possibile grazie ad accordi non ufficiali ma altamente efficaci, negoziati individualmente all’interno di team, spesso in forma verbale. Il lavoro viene fatto, i dipendenti sono contenti (e quindi più propensi a rimanere leali e impegnati), il business beneficia di tutto ciò – ma nessuno ne parlava apertamente per paura di “aprire quella porta”.

Il Covid-19 ha costretto le PMI ad affrontare il tema del lavoro flessibile in modo più strutturato. Devono quindi sapere quanta flessibilità è necessaria all’organizzazione, analizzare i ruoli per vedere quanti lavori hanno realmente bisogno di essere svolti rigorosamente lunedì-venerdì dalle 9 alle 18. Occorre misurare i vantaggi che un approccio più flessibile porterebbe, sia in termini di risparmio sui costi che di opportunità di crescita per l’azienda e per le persone.

Il tema dello smart working va affrontato con il giusto approccio metodologico, ma servono anche le giuste tecnologie. Solo dotandosi di strumenti idonei le attività potranno essere svolte in modo efficace anche in smart working, e soprattutto assicurandosi che tutti abbiano a disposizione le informazioni ed i dati necessari per svolgere il proprio lavoro, ma che questi vengano gestiti ed archiviati in sicurezza ed a norma di legge. In Wospee ci occupiamo di questo: supportare le PMI ad organizzare meglio il lavoro delle persone attraverso la migliore tecnologia disponibile.

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