La gestione amministrativa delle note spese con strumenti smart

Pianificare le trasferte, indicare le travel policy e far sì che tutti i collaboratori le conoscano, raccogliere i dati di spesa… Con un software moderno per la gestione delle note spese il processo amministrativo è più efficiente e meno time-consuming.

Attraverso le funzionalità mobile il personale viaggiante può registrare rapidamente le spese, anche offline, senza dover perdere tempo al rientro in azienda.

Fotografa gli scontrini

Attraverso la tecnologia OCR il dipendente fotografa lo scontrino relativo alla spesa effettuata. L’app di gestione nota spese estrapola dalla foto le informazioni necessarie quali data, modalità di pagamento, voce di spesa, importo… Non devi più rientrare in sede con tutti gli scontrini cartacei.

Sfrutta le note vocali

L’app mobile è dotata di assistente vocale che, a fronte della dettatura della spesa, registra le informazioni e pone ulteriori domande al dipendente in caso di dati mancanti o non conformi alla policy di viaggio.  In questo modo il dipendente non è costretto a perdere tempo a compilare la nota.

Gestione delle trasferte su misura per voi

Il sistema di Gestione Nota Spese offerto da Wospee vi consente di impostare diverse travel policy in base alle vostre esigenze: potete differenziarle per esempio in base al ruolo del collaboratore o alle diverse destinazioni.

Potete selezionare 3 differenti ruoli per gli utenti: trasfertista, approvatore ed amministratore delle spese. Quando impostate i workflow di approvazione, siete voi a configurare il processo secondo l’organigramma autorizzativo della vostra organizzazione.

Attraverso un sistema di alert e notifiche, ciascun responsabile ha tutto sotto controllo, verifica che le spese non superino i massimali ed i dipendenti vengono informati in caso di errori o dati mancanti da integrare.

Conservazione digitale dei dati di spesa

Il Modulo di Gestione Nota Spese è integrato al nostro sistema di Conservazione Digitale. Quando un collaboratore registra la nota spese, viene controllata la correttezza delle informazioni, i responsabili calcolano gli importi da rimborsare ed il dipendente procede ad ulteriore conferma dei dati.

Una volta assicurato che la nota spese è completa e priva di errori, questa viene inserita nel pacchetto di versamento da inviare in conservazione. Tutte le note spese archiviate possono essere estratte dal portale del Conservatore Accreditato presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) in caso si renda necessario un controllo fiscale.

Scopri di più sul nostro sistema di Conservazione Digitale
"Abbiamo eliminato la necessità di conservare copia cartacea degli scontrini, una comodità senza prezzo che ha ridotto drasticamente la perdita di informazioni e l’onere dell’archiviazione, consentendoci una conservazione a norma di legge.”
Mattioli - fabbricadigitale
Andrea Mattioli
People & Culture Manager di fabbricadigitale

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