Il livello medio di assenza dei dipendenti privati è in costante diminuzione da diversi anni. Tuttavia, guardando un po’ meglio dentro le cifre, il quadro non è poi così positivo. Molti datori di lavoro segnalano un aumento del numero di persone che “lavorano anche quando stanno male”.

Questa tendenza verso il “presentismo” (eccessiva presenza di lavoratori in un’azienda rispetto ai livelli medi) può essere in gran parte spiegata, soprattutto in un modo difficile dall’economia, dalla preoccupazione di perdere il posto di lavoro. L’idea che le persone temano per l’occupazione, è confermata anche dall’aumento dei livelli di stress e dei problemi legati alla salute mentale segnalati da tante organizzazioni.

Cosa possono fare le aziende per trovare il giusto equilibrio tra mantenere bassi i tassi di assenteismo e garantire al contempo che le persone non si presentino al lavoro quando dovrebbero rimanere a casa?

Avere policy di gestione delle assenze chiare

Avere una policy chiara, significa far comprendere a tutti la posizione aziendale in materia di assenze e indicare quali sono le procedure che devono essere seguite. Mantenete una politica semplice, in modo che non vi sia spazio per confusioni o interpretazioni errate. La gente deve sapere che l’assenza ricorrente, a breve distanza e per periodo brevi senza una buona ragione, è fonte di problemi organizzativi. Alle persone deve essere però altrettanto chiaro che, se sono veramente malati, non dovrebbero entrare al lavoro e non saranno penalizzati per questo. Assicuratevi di spiegare la policy e le procedure operative a tutti i nuovi assunti come parte del loro programma di on-boarding e assicuratevi che sia facilmente accessibile (sul portale HR, sulla intranet o come parte di un manuale del personale) in modo che le persone possano fare riferimento ad essa quando necessario.

È anche essenziale registrare le assenze nel modo giusto, utilizzando software dedicati alla gestione delle presenze e assenze. In caso di contenzioso, qualora fosse necessario intraprendere azioni disciplinari o gestire, è assolutamente essenziale avere tutte le informazioni disponibili. Tenete presente che è importante distinguere tra diversi tipi di assenze. Più si è dettagliati è meglio è. Consentire a qualcuno di prendersi un giorno di riposo per prendersi cura di un parente malato non dovrebbe essere classificato allo stesso modo di una malattia personale.

Applicare il criterio in modo coerente

La vostra Policy non varrà la carta su cui è scritta se i manager non la applicano in modo coerente. Assicurati che in tutti i team e dipartimenti sia applicata dal management allo stesso modo. Se le persone vedono che, in altri team o reparti, i colleghi applicano regole diverse per i congedi e la malattia, è più probabile che inizino anche loro a “personalizzare” la policy in base alle loro esigenze. I dipendenti avranno anche messaggi molto contrastanti se vedono che la malattia genuina viene (giustamente) trattata con preoccupazione in un settore e non in un altro. Assicuratevi di parlare della policy in modo informale con tutti i manager o di fornire brevi sessioni di formazione interna per assicurarvi che tutti siano al passo con le procedure e le applichino correttamente.

Gestire le conversazioni

I manager spesso non si occupano di assenze persistenti a breve termine perché non sanno davvero come affrontare il tema. Sono preoccupati di scatenare scontri con i dipendenti per temi legati alla privacy o di esporsi ad affermazioni di mobbing se prendono una posizione dura. Molti dirigenti sono anche a disagio a trattare con il tema delle malattie, soprattutto se è di natura grave. Non sanno quali domande possono porre o come possono sostenere i dipendenti in modo appropriato. Le aziende hanno la tendenza a pensare che i manager abbiano la capacità di comunicare in modo chiaro e aperto con i loro team, ma non è un’abilità che viene naturalmente a tutti. Prendete in considerazione la possibilità di mettere insieme un programma di formazione o di offrire un coaching informale per aiutare i manager ad acquisire la fiducia necessaria per affrontare in modo appropriato le difficili conversazioni che spesso si verificano intorno all’assenza.

Introdurre interviste di ritorno al lavoro

I colloqui di ritorno al lavoro sono un ottimo modo per sostenere e sottolineare la vostra policy sulle assenze. L’obiettivo del colloquio dovrebbe essere quello di capire perché la persona si è ammalata, di assicurarsi che sia idonea a tornare al lavoro e di discutere, se necessario, come apportare modifiche (anche a breve termine) alle modalità di lavoro per facilitare il loro ritorno. È un buon modo per sostenere le persone che sono veramente state ammalate e per scoprire se eventuali problemi legati al lavoro stanno influenzando la loro salute. È anche un ottimo modo per stroncare inutili assenze a breve termine sul nascere. Le persone penseranno più attentamente se darsi malate se sanno che al loro ritorno, saranno tenuti a fare il check-in con il loro manager e spiegare, nel rispetto della privacy, le ragioni della loro assenza. Assicuratevi, tuttavia, che i manager affrontino l’intervista da una posizione di confronto piuttosto che da una posizione di interrogatorio di polizia che potrebbe portare a inutili scontri.

Essere trasparenti e introdurre software di gestione assenze

Spesso, i dipendenti non sono consapevoli dell’impatto che l’assenza sta avendo sull’azienda. Non sempre capiscono l’effetto a catena sulla produttività o comprendono la differenza che l’assenza potrebbe avere sui risultati economici. Grazie alle più recenti tecnologie di gestione delle assenze, è ora molto più facile raccogliere dati sulle assenze, identificare i modelli e valutare il costo reale. Non conservate solo per voi le informazioni che il vostro sistema gestionale vi fornisce. Se lo condividete apertamente con i dipendenti capiranno perché è importante tenere sotto controllo le assenze e saranno molto più propensi a supportare qualsiasi policy che vorrete introdurre.

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