Anche in questo periodo complesso, ciascuno di noi sogna le ferie: un po’ di relax al mare, lunghe passeggiate in montagna… La maggior parte di noi nei prossimi mesi si concederà almeno qualche giornata di svago.

Mai come quest’anno è necessario pianificare le ferie correttamente e con anticipo, anche per fare in modo che le aziende possano mantenere senza difficoltà il necessario livello di produttività dopo mesi di fermo o rallentamento. Non c’è niente di peggiore per godersi una bella vacanza che non sapere quando e se saremo in grado di farla.

Tutti in questi ultimi mesi vi sarete accorti che gestire ferie ed assenze in modo obsoleto, attraverso moduli excel o documenti cartacei, non è efficace, soprattutto quando si deve gestire un team che lavora da remoto: manager e dipendenti infatti incontrano difficoltà ad accedere ai dati, che spesso non sono aggiornati o provengono da molteplici fonti diverse, e devono interpellare l’ufficio risorse umane per ogni informazione: Quante ferie mi sono rimaste? Chi è assente domani?

La tecnologia per la gestione ferie

Solo attraverso l’utilizzo di sistemi HR moderni è possibile avere rapidamente accesso a queste informazioni, sempre disponibili online, ma al sicuro, a portata di mano ovunque voi siate, in azienda o in smart working. Quante ferie ha utilizzato ciascun dipendente? Quante potrà utilizzarne nei mesi a venire? È probabile che, con l’approssimarsi delle riaperture tra regioni e dopo questi mesi di lockdown, assisteremo ad un accumulo delle richieste ferie: le scuole sono chiuse, chi ha figli non sa più come gestirli, e la voglia di vacanze o di far visita ai familiari lontani è tanta. Non deve quindi stupirci un alto numero di richieste arrivate a manager ed HR prossimamente. Come gestirle?

Utilizzando un software per la gestione di ferie ed assenze, tutte le richieste pervenute entrano in un processo di approvazione che notifica automaticamente le persone coinvolte (dipendente, responsabile e risorse umane); in questo modo il collaboratore può inviare la richiesta online ed il suo manager approvarla dopo aver verificato sul calendario aziendale che questa non entri in conflitto con altre richieste già pervenute o con esigenze di produzione specifiche. Ciascun dipendente inoltre può verificare in autonomia il proprio residuo ferie, senza dover ogni volta contattare l’ufficio del personale.

In questo modo è molto più semplice evitare contenziosi e disaccordi tra colleghi, il processo è trasparente così da fugare i dubbi di favoritismi e tutti hanno sempre a portata di mano le informazioni necessarie per una buona pianificazione della forza lavoro. In più, ogni mese i dati sono tracciati e sicuri, già a disposizione in uno spazio unico per essere estratti ed inviati alle paghe per l’elaborazione del cedolino.

L’importanza della comunicazione con il team

Molte discussioni nascono da come l’ufficio del personale gestisce le priorità. Ad esempio, quando ad un dipendente che non ha figli vengono negate o ridotte le ferie durante il periodo estivo allo scopo di favorire giovani colleghi con bambini piccoli a casa dall’asilo o da scuola.

È sempre stato un campo minato per i manager, che devono destreggiarsi con queste esigenze contrastanti, assicurandosi anche che il lavoro e i servizi essenziali siano coperti durante le vacanze estive che per molte aziende sono un periodo di punta. Quest’anno le problematiche potrebbero essere ancora maggiori.

Come per la maggior parte dei problemi che riguardano il personale, una buona comunicazione è la chiave. Se ai dipendenti sono chiare modalità e tempistiche di richiesta delle ferie, è meno probabile che si verifichino disaccordi. Se hanno accesso ai propri dati e alla gestione delle richieste, tramite un sistema centrale o self-service, non ci saranno malintesi. Se le policy sono condivise e sempre consultabili da tutti, nessuno potrà lamentare una mancata conoscenza delle procedure. Naturalmente, se i dirigenti hanno gli strumenti per tracciare le richieste e ottenere una panoramica dell’impatto sul loro team, sono in una posizione molto migliore per esprimere giudizi ponderati su quali richieste accettare e quali devono loro malgrado rifiutare, senza per questo creare insoddisfazioni o senso di iniquità.

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