Digitale. Tutto oggi è digitale. Tutti parlano di digitale.

Ora pensiamo al digitale nelle Risorse Umane: curricula, cedolini, certificati, note spese… ecco che nel nostro immaginario torniamo ad uffici pieni di carta, cumuli di fogli sparsi sulle scrivanie, scannerizzazioni di documenti.

Perché Risorse Umane non fa ancora rima con digitale?

I nostri dipendenti sono digitali: ordinano il cibo online, fanno acquisti sul web, utilizzano centinaia di apps, eppure in molte aziende sono costretti a ritirare ancora il cedolino paga in formato cartaceo, a fornire i documenti stampati (o addirittura inviarli via fax!!!), a contattare l’amministrazione del personale per avere copia del loro contratto di lavoro o per inviare un certificato medico.

È arrivato il momento del “Digital Employee”. Ed anche le risorse umane hanno degli alleati tecnologici: piattaforme HR digitali come Wospee.

Cos’è il Digital Employee?

Si tratta di una raccolta digitalizzata di tutti i documenti riconducibili al rapporto di lavoro tra l’azienda e il dipendente, dal curriculum al contratto di lavoro, dai cedolini paga ai documenti sullo stato di famiglia fino alla cessazione del rapporto di lavoro. Tutta la storia del dipendente può essere dunque catalogata in una cartella personale facilmente accessibile e ricercabile online. Questo senza ovviamente dimenticare la sicurezza dei dati sensibili, anch’essi archiviati online, ma in una sezione separata dalla cartella e resi accessibili solo al personale autorizzato.

Certo, occorre tenere conto di alcuni princìpi fondamentali come indicato nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), la norma primaria in Italia in tema di gestione digitale dei documenti redatta dall’AgID – Agenzia per l’Italia Digitale – “il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità” (art. 44 – 1 ter)

Non è solo un tema di ecologia (meno carta e risparmio di inchiostro) e di risparmio di tanto denaro, ma anche di avere l’opportunità di essere sempre in regola con gli obblighi normativi (ad esempio in conformità alle vigenti norme in materia di protezione dei dati personali, in particolare il regolamento generale sulla protezione dei dati n. 2016/679 GDPR), e soprattutto di fornire un servizio di maggior qualità alle persone che ogni giorno lavorano con e per noi.

Che cosa contiene la raccolta digitalizzata?

Tutti i documenti che sono oggetto del rapporto di lavoro possono essere raccolti nella cartella personale del dipendente e sono organizzabili in sottocartelle accessibili dall’ufficio HR e/o dal dipendente stesso in formato digitale secondo permessi definiti.

Vediamo qualche esempio:

  • lettera e documenti di assunzione;
  • richieste di variazioni anagrafiche;
  • buste paga;
  • informative sulla privacy;
  • comunicazioni agli enti e ai fondi pensionistici e assistenziali;
  • dichiarazioni per le detrazioni fiscali spettanti;
  • lettere riguardanti le trasformazioni del rapporto di lavoro (da tempo determinato a tempo indeterminato, da part-time a tempo pieno o viceversa, ecc.);
  • richieste di ferie, permessi, maternità, congedi parentali;
  • denunce e le comunicazioni di infortunio;
  • richieste e pratiche per anticipi del Tfr;
  • comunicazioni riguardanti l’interruzione temporanea o la cessazione del rapporto di lavoro;

Quali sono i vantaggi di una gestione HR digitale?

La gestione digitale della cartella del dipendente attraverso una piattaforma di gestione unica e sicura come Wospee consente all’azienda di:

  • accedere sempre, anche in maniera remota o tramite mobile, ai documenti anche in caso di controlli degli enti preposti, aspetto fondamentale in un periodo come questo in cui le persone sono costrette a lavorare da remoto;
  • velocizzare la ricerca e l’accesso ai dati normalizzandoli e rendendoli uniformi (per esempio in caso di ispezione o di contenzioso);
  • eliminare completamente la carta nel caso fosse scelta la modalità elettronica liberando spazio in azienda occupato da faldoni;
  • essere sempre in linea con le normative esternalizzando il rischio e gli aggiornamenti ad essa legati;
  • fornire al dipendente uno strumento al passo con i tempi con cui accedere in qualsiasi momento ai suoi dati.

Se siete abituati a gestire tutto con documenti cartacei, potrebbe sembrarvi troppo futuristico, ma non è così ed anzi, una gestione digitale delle risorse umane è alla portata di tutte le organizzazioni: contattaci per approfondire e condividere le tue riflessioni.

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