È molto comodo poter conservare solo in versione digitale le note spese ed i relativi giustificativi, eliminando il cartaceo; ma la dematerializzazione richiede il rispetto di normative e requisiti specifici.
Ormai quasi tutte le aziende puntano ad un’organizzazione paperless, in favore di una gestione 100% digitale; le ragioni sono molteplici: risparmio di carta e spazio di archiviazione, minore impatto sull’ambiente, sicurezza dei documenti… Attraverso software dedicati è possibile conservare solo in formato digitale anche tutta la documentazione relativa alle spese di trasferta dei dipendenti (scontrini, ricevute, biglietti dei mezzi di trasporto…).
Si tratta di un tema che torna ad essere sentito ora che le persone ricominciano a spostarsi e riprendono riunioni ed incontri in presenza. Per chi viaggia la digitalizzazione mostra vantaggi davvero significativi: il collaboratore in trasferta non deve più prestare attenzione a conservare ogni scontrino e ricevuta da riportare in azienda, puntualmente sparsi tra portafoglio, auto, tasche… ma basterà fotografarli con il proprio smartphone e, tramite app dedicata, questi vengono archiviati direttamente a sistema in modo sicuro.
Poiché si tratta di conservazione a norma di legge, questi documenti devono presentare delle caratteristiche specifiche: immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
A ciò va aggiunto che anche in caso di documenti relativi alle note spese conservati digitalmente è necessario rispettare le norme tributarie in merito alla corretta tenuta della contabilità, che questi documenti devono essere reperibili ed estraibili e dotati di un riferimento temporale.
Molti clienti si sono più volte posti il dubbio dell’esigenza di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche ottenute, ma questo è vero solo nel caso di documenti analogici originali unici; per quanto riguarda invece documenti analogici originali non unici non è necessaria nessuna attestazione di conformità. Sono documenti non unici tutti quei documenti che trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali o per i quali è comunque possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Fortunatamente pressoché tutti i documenti relativi alle note spese fanno parte di questa seconda categoria.
Ma come avviene il processo di conservazione digitale delle note spese?
Ma oltre al tema della conservazione digitale, quali sono le ragioni per scegliere un software HR che preveda funzionalità per la gestione delle note spese?
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