Conservazione sostitutiva delle note spese: cosa devi sapere

È molto comodo poter conservare solo in versione digitale le note spese ed i relativi giustificativi, eliminando il cartaceo; ma la dematerializzazione richiede il rispetto di normative e requisiti specifici.

Ormai quasi tutte le aziende puntano ad un’organizzazione paperless, in favore di una gestione 100% digitale; le ragioni sono molteplici: risparmio di carta e spazio di archiviazione, minore impatto sull’ambiente, sicurezza dei documenti… Attraverso software dedicati è possibile conservare solo in formato digitale anche tutta la documentazione relativa alle spese di trasferta dei dipendenti (scontrini, ricevute, biglietti dei mezzi di trasporto…).

Si tratta di un tema che torna ad essere sentito ora che le persone ricominciano a spostarsi e riprendono riunioni ed incontri in presenza. Per chi viaggia la digitalizzazione mostra vantaggi davvero significativi: il collaboratore in trasferta non deve più prestare attenzione a conservare ogni scontrino e ricevuta da riportare in azienda, puntualmente sparsi tra portafoglio, auto, tasche… ma basterà fotografarli con il proprio smartphone e, tramite app dedicata, questi vengono archiviati direttamente a sistema in modo sicuro.

Poiché si tratta di conservazione a norma di legge, questi documenti devono presentare delle caratteristiche specifiche: immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

A ciò va aggiunto che anche in caso di documenti relativi alle note spese conservati digitalmente è necessario rispettare le norme tributarie in merito alla corretta tenuta della contabilità, che questi documenti devono essere reperibili ed estraibili e dotati di un riferimento temporale.

Molti clienti si sono più volte posti il dubbio dell’esigenza di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche ottenute, ma questo è vero solo nel caso di documenti analogici originali unici; per quanto riguarda invece documenti analogici originali non unici non è necessaria nessuna attestazione di conformità. Sono documenti non unici tutti quei documenti che trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali o per i quali è comunque possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Fortunatamente pressoché tutti i documenti relativi alle note spese fanno parte di questa seconda categoria.

Ma come avviene il processo di conservazione digitale delle note spese?

• il dipendente acquisisce i documenti di spesa in formato digitale: fotografando lo scontrino o la ricevuta con il proprio smartphone attraverso l’app dedicata del software di gestione note spese; il sistema lo identifica in modo univoco e vi associa un riferimento temporale, tramite sistema OCR acquisisce tutti i dati necessari alla nota spese. È poi il dipendente stesso che controlla che i dati siano corretti ed eventualmente modifica le informazioni inesatte.
• una volta inserita la nota spese, il dipendente, che ha un accesso dedicato tramite ID e Password al software, certifica la nota spese con la propria firma elettronica; questa viene poi inoltrata al responsabile aziendale che se ne occupa.
• a questo punto il responsabile verifica tutte le informazioni contenute nella nota spese e può rifiutare le spese non ammesse o approvare la nota; solo a questo punto viene inviata al sistema di conservazione sostitutiva a norma.
• una volta che il documento in formato digitale è stato correttamente archiviato sul sistema di conservazione, è possibile eliminare i documenti in formato cartaceo.

Ma oltre al tema della conservazione digitale, quali sono le ragioni per scegliere un software HR che preveda funzionalità per la gestione delle note spese?

• Tempo: preparare le note spese mensilmente richiede moltissimo tempo, sia ai dipendenti che ai responsabili, statistiche indicano almeno un’ora al mese per ogni collaboratore.
• Utilità: la predisposizione delle note spese è un’attività necessaria, ma poco (se non nulla) stimolante, che non aggiunge valore al business; per questa ragione è utile delegarla ad un sistema automatizzato così da liberare tempo alle HR per iniziative più produttive.
• pur non trattandosi di un tema di grande complessità, è facile cadere in errori o dimenticanze banali, che non fanno altro che aumentare gli sprechi di tempo per chi se ne occupa.

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