Documenti digitalizzati, conservati al sicuro

Basta carta! Conservare i documenti cartacei è un processo oneroso, che espone a rischi e sprechi di risorse. Il servizio di Conservazione Digitale a norma di legge, offerto come soluzione HR in Cloud, permette ai clienti di dematerializzare gli archivi documentali cartacei, conservando in sicurezza documenti lavoristici fondamentali come il Libro Unico del Lavoro e le Note Spese dei dipendenti. La Conservazione Digitale riduce il rischio di perdita di documenti o di archiviazione errata e non sicura, e permette al Cliente di ottenere notevoli risparmi sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.

Archiviazione Digitale a norma di legge

La normativa vigente impone di conservare il Libro Unico del Lavoro (LUL) e i documenti relativi alle Note Spese dei dipendenti, che certificano le spese sostenute durante una trasferta di lavoro. La Conservazione a norma di legge consente di dare valore legale nel tempo ai documenti digitali: qualunque documento debba per legge essere conservato, può essere ora archiviato digitalmente. Con l’attivazione del servizio di Conservazione il cliente viene sgravato di tutte quelle attività operative richieste per il rispetto delle normative vigenti e delle loro evoluzioni nel tempo. Il sistema offerto possiede la Certificazione del Processo di Conservazione ISO/IEC 27001 relativa al “Sistema di Gestione della Sicurezza delle informazioni” e ISO 9001 “Sistema di Gestione della Qualità dei Processi aziendali“.

Scopri di più sul nostro partner per la Conservazione Digitale.

Dalla carta al digitale

È indifferente che si tratti di documenti nativamente digitali o in origine cartacei: qualunque documento debba per legge essere conservato, può essere ora archiviato digitalmente.

La Conservazione Digitale può infatti essere effettuata sia per i documenti prodotti da procedure informatiche direttamente in formato elettronico sia per quelli ottenuti attraverso la scansione o la fotografia di un documento cartaceo (es.: scontrino o fattura). Per i documenti cartacei la Conservazione consente di liberarsi della carta potendo sostituire i documenti, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale di cui viene creata una copia identica nella forma e nel contenuto attraverso la firma digitale e la marca temporale.

Integrato alla Gestione delle Note Spese

Per i nostri clienti che utilizzano il Modulo di Gestione Nota Spese il processo di Conservazione Digitale risulta completamente integrato: il dipendente invia la nota spese secondo le modalità già in uso, i responsabili HR o amministrativi ne verificano la correttezza, calcolano gli importi da liquidare e la inviano nuovamente al dipendente affinché certifichi la corrispondenza con quanto dichiarato.

La nota spese accettata e certificata da tutti gli attori coinvolti (dipendenti e responsabili) e corredata di tutti i dati necessari, viene quindi inserita nel pacchetto di versamento da inviare in conservazione. Le note spese archiviate potranno essere estratte dal portale del Conservatore Accreditato presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) nel caso sia necessario un controllo fiscale.

Richiedi la tua demo gratuita online

Lasciati guidare da uno dei nostri consulenti esperti alla scoperta delle soluzioni HR proposte da Wospee