Comunicazione Online

Il crescente utilizzo dello smart working da parte delle aziende ha reso necessaria ed urgente l’adozione da parte di tutti i dipendenti di nuovi tool in ambito HR per la comunicazione e collaborazione.

Per i manager è diventato sempre più importante, soprattutto in un contesto come quello attuale, fare molta attenzione al corretto utilizzo degli strumenti per poter gestire al meglio il personale aziendale.

A volte anche una semplice mail può fare la differenza. “Ben tornato. Spero che tu abbia trascorso un buon weekend. Sappiamo tutti che è un anno difficile, ma sono ottimista. Non vedo l’ora di poter riunire nuovamente tutto il team per pianificare al meglio le attività future.”

Anche un breve messaggio di incoraggiamento può fornire la giusta motivazione, se inviato nel momento giusto. Un riconoscimento inatteso, o un semplice promemoria di alcune cose buone che si attendono con impazienza potrebbero dare la spinta di cui abbiamo bisogno per ritrovare entusiasmo ed andare avanti con positività.

Quanti manager pensano alla necessità di fornire un po’ di motivazione just-in-time per far funzionare bene il loro team?

Nel dopo pandemia una grande sfida sarà quella di aiutare i dipendenti a concentrarsi su ciò che è importante, ma allo stesso tempo si apre davanti a noi una grande opportunità di abbandonare vecchi schemi e rinvigorire il rapporto con i dipendenti. Sarà un buon momento per ricordare alle persone i loro obiettivi e fare un po’ di chiarezza sulle priorità, rassicurandole allo stesso tempo sul sostegno e apprezzamento da parte dell’azienda per i loro sforzi.

Ora, come abbiamo detto, una semplice e-mail è sicuramente un buon inizio. Ma la tecnologia può aiutare i manager a costruire il messaggio e creare un dialogo costante e produttivo con i dipendenti.

La forza dei social media è che, se usati in questo modo, danno voce ai dipendenti. Li aiutano a sentirsi coinvolti, rafforzano il fatto che le loro opinioni sono apprezzate ed il loro contributo è considerato di valore. È un modo per creare conversazioni e incoraggiare la collaborazione, invece che semplicemente trasmettere informazioni.

Ovviamente più i dipendenti sono coinvolti e più si sentono apprezzati, più è probabile che si impegnino con le loro attività e con gli obiettivi che devono raggiungere.

Le soluzioni software HR possono alimentare questo processo di coinvolgimento e impegno. Un messaggio tempestivo può servire a spronare le persone all’azione su una attività urgente. Un post sul blog interno può essere il catalizzatore che induce le persone a parlare di un problema o di una sfida importante. Una discussione improvvisata su una chat interna può portare a nuove idee e a migliorare lo spirito di squadra.

Anche gli strumenti di on-boarding, i portali HR, i sistemi di gestione delle presenze, la gestione delle performance, solo per fare alcuni esempi, possono aiutare a garantire che siano chiari gli obiettivi e la roadmap dell’azienda e cosa deve fare ciascuno personalmente per raggiungere gli obiettivi aziendali.

I sistemi HR moderni sono sempre online e quindi semplificano l’aggiornamento dei singoli obiettivi di performance al variare delle esigenze aziendali coinvolgendo i dipendenti nel processo di definizione. I piani di sviluppo individuali possono essere rivisti regolarmente per assicurarsi che siano ancora adatti allo scopo. Il sistema funge da trigger per assicurarsi che le conversazioni si svolgano al momento giusto e che a tutti i dipendenti sia chiaro ciò che devono fare e che il loro contributo sia opportunamente riconosciuto.

La pandemia ha cambiato drasticamente l’atteggiamento verso la tecnologia di chi si occupa di risorse umane in azienda. I responsabili HR sono ora consapevoli che i software HR possono aiutarli a snellire le procedure e ad alleviare gli oneri amministrativi, ma non si sono ancora completamente resi conto che possono anche usarli come strumenti per costruire relazioni e per il coinvolgimento di tutti i dipendenti.

Occorre presto passare ad una fase nuova, in cui le Risorse Umane possano padroneggiare la tecnologia, sia per svolgere il lavoro amministrativo, ma anche e soprattutto per condividere informazioni e connettere sempre più le persone sia interne che esterne all’azienda.

Nella nuova normalità la funzione HR saprà fare in modo che la tecnologia diventi un alleato per supportare le proprie attività? Qual è la vostra opinione?

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