Uno dei temi di maggiore interesse per le organizzazioni nell’affrontare le questioni relative alla flessibilità del lavoro è sempre stata la gestione degli orari e la registrazione delle presenze. Nel Libro unico del lavoro (LUL), il documento che dal 2008 sostituisce i vecchi libri paga, sono riportate anche le presenze del dipendente. Ad esclusione dei datori di lavoro domestico, tutti i datori di lavoro che occupano lavoratori subordinati o parasubordinati sono obbligati alla tenuta LUL e quindi a registrare dettagliatamente le presenze dei collaboratori.

In base al decreto legislativo 151/2015, a partire dal 2019 la conservazione del LUL avrebbe dovuto essere in modalità esclusivamente telematica, ma, con le modifiche apportate dal più recente Decreto Semplificazioni, è stata abrogata l’entrata in vigore del LUL telematico, evitando un notevole aggravio di adempimenti e costi per le aziende ed i consulenti.

Ma questo era prima. Prima che il Covid19 infettasse centinaia di migliaia di persone in Italia e in tutto il mondo, costringendo tutti, comprese le imprese, a ridefinire nottetempo i loro modelli di lavoro. E, naturalmente, attuando molte di quelle politiche di telelavoro di cui tanto si è dibattuto negli ultimi anni.

Presenze e lavoro a distanza

Le raccomandazioni delle autorità sanitarie per evitare il contatto fisico e le restrizioni imposte dal governo hanno influito su tutti i contesti sociali, tra cui naturalmente le imprese. Non potrebbe essere in nessun altro modo. È stato inevitabile attuare piani di emergenza, basati principalmente sul lavoro a distanza.

Le organizzazioni hanno avuto poco tempo per decidere cosa fare per dare priorità alla salute e al benessere di tutta la loro forza lavoro. Cioè, seguendo la lettera, la massima “prima le persone, poi tutto il resto”. Ma, tutto il resto, in un processo di isolamento che sembra che non sarà breve, comprende la continuità del business, la realizzazione degli obiettivi aziendali,  mantenere relazioni con i propri clienti e fornitori…il tutto, ovviamente, in un ambiente virtuale.

Ma in che modo questo lavoro remoto influisce sulla registrazione degli orari?

Come detto all’inizio, si trattava già di una questione oggetto di numerosi dibattiti. È chiaro che, piuttosto che controllare il tempo che passiamo davanti al computer, dobbiamo rispettare le scadenze e gli obiettivi, dando “normalità” al lavoro, in un momento di assoluta anomalia. Ma è altrettanto vero che vi sono realtà in cui è utile registrare le effettive ore lavorate dal collaboratore, anche se si trova a casa propria.

Timbratura presenze virtuale

Molte organizzazioni hanno dispositivi “fisici” per registrare le ore di entrata e di uscita dall’ufficio. Dispositivi che funzionano con un badge, un codice pin o un’impronta digitale o altra caratteristica fisica. Ma, naturalmente, quello di cui stiamo parlando ora è registrarsi da remoto e non al nostro arrivo in ufficio, cioè quando ci colleghiamo al nostro computer e ci mettiamo al lavoro.

Come fare? La tecnologia ha già messo da tempo a nostra disposizione soluzioni mirate. Sia attraverso il nostro telefono cellulare, sia attraverso un Tablet o attraverso i nostri computer, tutti noi possiamo “firmare” per registrare l’inizio e la fine della nostra giornata lavorativa remota. Sono disponibili diverse opzioni, ma la più consigliata è quella fornita da applicazioni di gestione delle risorse umane solide e certificate GDPR.

Per le aziende che già utilizzavano un sistema di gestione HR prima della crisi sanitaria è tutto più facile.

Tuttavia, se l’azienda non dispone già di una soluzione di gestione delle risorse umane e di questa funzionalità di registrazione delle presenze, non è troppo tardi. Forse questo è il momento. Wospee opera da remoto, da sempre, utilizzando le funzionalità digitali di Cezanne HR, software cloud leader nella gestione delle presenze e assenze. Stiamo parlando di una soluzione cloud-native che si aggiorna in modo rapido e semplice, senza che l’azienda debba sostenere costi. Il nostro team di consulenti HR esperti nelle problematiche di gestione delle presenze e Smart Working, supporta le aziende nella realizzazione della soluzione più adatta a loro ed accompagna le organizzazioni, da remoto, nella gestione del cambiamento.

La proposta di Wospee per la registrazione a distanza dell’orario di lavoro semplifica il processo e consente alle aziende di offrire ai dipendenti l’autonomia di cui hanno bisogno per inserire i dati di inizio e fine della giornata lavorative, e delle pause. Questo con un solo clic dalla nostra piattaforma HR digitale a cui è possibile accedere in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.

I responsabili HR per ogni dipendente possono definire regole ed eccezioni, per quanto riguarda gli orari di entrata e di uscita ed i permessi. Allo stesso modo possono definire i calendari e le policy di assenza utilizzati in diverse funzioni aziendali o nelle diverse ubicazioni territoriali.

Tutto è aggiornato in tempo reale, le attività e le informazioni ridondanti e non necessarie vengono eliminate e la cronologia completa degli eventi viene registrata in modo sicuro e salvaguardata da accessi non autorizzati. Quindi, tutti i requisiti legali e di conformità sono soddisfatti, ma in maniera molto, molto, molto, più facile. Per un ambiente di lavoro più agile ma anche più sicuro.

In Wospee siamo al servizio di tutte quelle organizzazioni che hanno bisogno di operare in smart working e cercare una soluzione cloud per rendere più produttivo il lavoro a distanza. Contattaci per saperne di più.

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