Cuando se habla de elaboración de nóminas, cualquiera que se dedique a la gestión de personal en la empresa abre los ojos de par en par: se trata de un tema complejo que cada mes exige al departamento administrativo un gran esfuerzo en términos de tiempo y recursos. Es necesario recopilar toda la información requerida, comprobar la existencia de errores o cambios relevantes, trasladar los datos al asesor laboral que elabora las nóminas y revisar el resultado antes de distribuirlas a los empleados.
Todos estos pasos suelen realizarse, a menudo, mediante procedimientos obsoletos, que hacen que el proceso sea más costoso de lo que podría ser gracias a las tecnologías de RR. HH. disponibles en la actualidad.
Analicemos las distintas fases para entender qué datos son necesarios y cómo pueden recopilarse de forma sencilla y sin errores.
Presencias de los empleados
No basta con que la empresa cuente con un sistema de control de fichaje; es fundamental que esté actualizado. Por ejemplo, si utilizáis un sistema de fichaje tradicional, con los clásicos relojes instalados en la sede, probablemente en el último año hayáis tenido dificultades para registrar la presencia de los empleados que han trabajado en remoto.
Un software moderno de control horario debe permitir registrar la jornada laboral de los empleados estén donde estén: en la oficina, en casa o en una sede externa, utilizando la app del sistema instalada en el smartphone de cada persona. Con un solo clic, el empleado puede indicar cuándo empieza a trabajar (y desde dónde, para verificar la veracidad del fichaje) y la hora de finalización de su actividad.
Ausencias
¿Cómo se solicita un día de ausencia en vuestra organización? Con demasiada frecuencia, la respuesta es que el empleado debe rellenar un formulario en papel y entregarlo a RR. HH., introducirlo en un Excel compartido o enviar un correo electrónico. Este método no solo no es seguro, sino que tampoco es eficiente ni adecuado para simplificar la elaboración de nóminas.
A final de mes, el departamento de RR. HH. debe recopilar todas las solicitudes recibidas revisando documentos y correos electrónicos y enviar al asesor laboral la información correcta sobre las ausencias. Este proceso suele generar errores: se registran ausencias en días incorrectos o se olvidan algunas. A veces el error se detecta antes de emitir la nómina; otras, es el propio empleado quien lo descubre al recibirla, con la consiguiente pérdida de tiempo para corregirlo.
Con un software de gestión de vacaciones y ausencias, este problema se resuelve fácilmente. Las solicitudes se introducen directamente en el sistema por parte del empleado y pasan por un flujo de aprobación que implica a responsables, RR. HH. y managers. Todas las personas implicadas reciben notificaciones y pueden comprobar el calendario del equipo y posibles solapamientos antes de aprobar la solicitud. En caso de anomalías, el propio sistema las señala. A final de mes, resulta mucho más sencillo extraer todos los datos necesarios para la elaboración de nóminas en el formato más adecuado para el asesor, evitando pérdidas de tiempo y correcciones posteriores.
Envío de los datos al asesor laboral
Todo lo anterior demuestra cómo la elaboración de nóminas puede simplificarse considerablemente mediante el uso de un software de gestión de personal. Pero hay otro paso clave en el que un sistema innovador puede ayudar: el envío mensual de los datos al asesor laboral. Sin una plataforma de RR. HH. adecuada, este proceso puede resultar confuso e incoherente. Con frecuencia, los datos se envían como adjuntos por correo electrónico y, si hay correcciones o información adicional, se envían nuevos correos o incluso se realizan llamadas telefónicas para comunicar los cambios.
De este modo, nada queda registrado: no hay constancia del envío efectivo de los datos y el asesor debe buscar la información entre la gran cantidad de correos que recibe a diario o entre notas tomadas tras una llamada. Todo ello sin mencionar la seguridad de los datos personales. Insistimos: el envío por correo electrónico de información sensible de los empleados no es seguro, del mismo modo que tampoco lo es el almacenamiento local en archivos Excel.
Solo gestionando presencias y ausencias a través de un software específico podéis aseguraros de que la información se transmite al asesor sin incidencias, mediante canales seguros y certificados, y evitando errores u olvidos.
Envío de las nóminas a los empleados
Del mismo modo que debe optimizarse el flujo de información saliente, también puede mejorarse el de entrada. Una vez que el asesor ha elaborado las nóminas, estas deben distribuirse a los empleados. De nuevo, hacerlo por correo electrónico no es el método adecuado y, además, no garantiza su correcta recepción.
A través de un software de gestión de recursos humanos, cada empleado recibe su nómina en un espacio online personal y puede confirmar su recepción con unos pocos clics. Tras consultarla, puede comprobar fácilmente que la información relativa a sus presencias y ausencias es correcta, revisando dentro del propio sistema su saldo de vacaciones y las horas trabajadas durante el mes correspondiente.
Gestionar las presencias y ausencias mediante un software de RR. HH. innovador aporta ventajas para todos: los empleados tienen siempre visibilidad sobre su información, el departamento de RR. HH. mantiene los datos bajo control y de forma segura, ahorra tiempo en el envío al asesor laboral, y este puede trabajar con información completa y libre de errores.
