El nivel medio de absentismo en el sector privado lleva varios años disminuyendo de forma constante. Sin embargo, si se analizan los datos con más detalle, el panorama no es tan positivo como podría parecer. Cada vez son más los empleadores que alertan de un aumento de personas que acuden a trabajar incluso cuando están enfermas.
Esta tendencia hacia el presentismo (una presencia excesiva en el puesto de trabajo en comparación con los niveles normales) puede explicarse en gran medida, especialmente en contextos económicos complejos, por el miedo a perder el empleo. La percepción de inseguridad laboral se ve reforzada, además, por el incremento de los niveles de estrés y de los problemas relacionados con la salud mental que muchas organizaciones están detectando en España.
¿Qué pueden hacer las empresas para encontrar el equilibrio adecuado entre mantener bajo control el absentismo y, al mismo tiempo, evitar que las personas acudan al trabajo cuando deberían quedarse en casa?
Contar con políticas claras de gestión de ausencias
Disponer de una política clara significa que todas las personas entienden la postura de la empresa en materia de ausencias y conocen los procedimientos que deben seguirse. Es importante que la política sea sencilla, para evitar confusiones o interpretaciones erróneas.
Las personas deben saber que las ausencias recurrentes, de corta duración y sin una causa justificada, generan problemas organizativos. Pero también debe quedar muy claro que, cuando alguien está realmente enfermo, no debe acudir al trabajo y no será penalizado por ello.
Asegúrate de explicar estas políticas y procedimientos a todas las nuevas incorporaciones como parte del proceso de onboarding, y de que estén fácilmente accesibles (a través del portal de RR. HH., la intranet o el manual del empleado), para que puedan consultarse cuando sea necesario.
También es fundamental registrar correctamente las ausencias utilizando un software específico de control horario y gestión de ausencias. En caso de conflicto, medidas disciplinarias o inspecciones laborales, contar con información completa y bien documentada es esencial. Además, es importante diferenciar entre los distintos tipos de ausencia: no es lo mismo una baja por enfermedad que un día de ausencia para el cuidado de un familiar dependiente.
Aplicar los criterios de forma coherente
Una política no sirve de nada si los managers no la aplican de manera coherente. Es fundamental que todos los equipos y departamentos sigan los mismos criterios.
Cuando los empleados perciben que en otros departamentos se aplican reglas distintas en materia de bajas o permisos, aumenta la probabilidad de que también ellos intenten “adaptar” la política a su conveniencia. Además, los mensajes contradictorios —por ejemplo, cuando una baja médica se trata con comprensión en un área y con desconfianza en otra— generan desmotivación y desconfianza.
Hablar de la política de ausencias de forma informal con los responsables de equipo o impartir pequeñas sesiones de formación interna puede ayudar a garantizar que todos conocen los procedimientos y los aplican correctamente.
Gestionar las conversaciones difíciles
Muchos managers evitan abordar las ausencias repetidas de corta duración porque no saben bien cómo afrontar la conversación. Temen entrar en conflictos relacionados con la privacidad o ser acusados de trato injusto si adoptan una postura firme.
Además, hablar de salud —especialmente cuando se trata de enfermedades graves o de salud mental— no siempre resulta sencillo. No todos los responsables saben qué preguntas pueden hacer ni cómo ofrecer apoyo de forma adecuada.
Las empresas suelen dar por hecho que los managers saben comunicarse de manera abierta y eficaz con sus equipos, pero esta es una habilidad que no siempre se desarrolla de forma natural. Por ello, puede ser muy útil ofrecer formación específica o sesiones de coaching para ayudarles a gestionar este tipo de conversaciones con seguridad y empatía.
Introducir entrevistas de reincorporación al trabajo
Las entrevistas de reincorporación son una herramienta muy eficaz para reforzar la política de ausencias. Su objetivo es comprender el motivo de la baja, confirmar que la persona está en condiciones de volver al trabajo y, si es necesario, valorar posibles ajustes temporales en la forma de trabajar que faciliten su regreso.
Estas conversaciones permiten apoyar a quienes realmente han estado enfermos y detectar si existen factores laborales que estén afectando a su salud. Además, ayudan a reducir ausencias innecesarias de corta duración, ya que las personas son más conscientes de su responsabilidad cuando saben que deberán comentar su ausencia con su responsable directo, siempre desde el respeto a la privacidad.
Eso sí, es importante que estas entrevistas se planteen como un diálogo constructivo y no como un interrogatorio, para evitar tensiones innecesarias.
Ser transparentes y apoyarse en software de gestión de ausencias
En muchos casos, los empleados no son plenamente conscientes del impacto que las ausencias tienen en la organización. No siempre perciben cómo afectan a la productividad del equipo o a los resultados del negocio.
Gracias a las soluciones tecnológicas actuales para la gestión de ausencias, resulta mucho más sencillo recopilar datos, identificar patrones y calcular el coste real del absentismo. No guardes esta información solo para la dirección: compartirla de forma transparente ayuda a que las personas comprendan por qué es importante gestionar adecuadamente las ausencias y estén más dispuestas a apoyar las políticas que se implanten.
