A partir de 2010, IQS inició una etapa de expansión incorporando nuevos programas académicos a su oferta formativa. Esta diversificación exigió la contratación de más personal, no solo docente, sino también administrativo y de soporte. Con esta nueva dimensión, la organización asumió la necesidad de implantar una solución tecnológica que permitiera gestionar de forma moderna, integrada y eficiente su capital humano.
Retos específicos de la gestión de personas en el entorno universitario
La realidad universitaria presenta particularidades que la diferencian de otros sectores. En el caso de IQS, gran parte del trabajo se articula en torno a proyectos de investigación, que requieren la gestión y el seguimiento detallado de múltiples datos y recursos para justificar inversiones y resultados.
Además, el personal docente universitario en España está sujeto a sistemas de acreditación como ANECA a nivel nacional o AQU en Catalunya, que revisan cada seis años el desarrollo profesional de los profesores. Para optar a una nueva categoría académica, es necesario demostrar méritos, publicaciones y resultados tangibles.
Por otro lado, las universidades y centros superiores suelen utilizar herramientas especializadas para la gestión académica y científica, por lo que cualquier software de RRHH debe poder comunicarse e integrarse con estas plataformas.
Requisitos identificados al iniciar el proyecto
Ante este contexto, Carlos Bel, Director de Recursos Humanos y Servicios Generales de IQS, definió tres necesidades básicas:
- Centralizar toda la información del personal en una base de datos única, accesible y estructurada.
- Modernizar y automatizar la gestión administrativa del área, eliminando el papel y agilizando procesos como las solicitudes de vacaciones, ausencias o el registro horario.
- Mejorar la comunicación interna mediante un espacio digital que facilitara el acceso a información corporativa y permitiera a cada profesional consultar y actualizar sus propios datos.
Además, se establecieron varios criterios clave para seleccionar el software de RRHH adecuado:
- Una solución con amplias funcionalidades estándar, que no implicara costes adicionales por configuraciones sencillas.
- Un sistema fácil de implantar, intuitivo y ágil en su uso.
- Una plataforma en la nube o SaaS, para delegar en el proveedor aspectos como almacenamiento, seguridad, backups y actualizaciones.
- Capacidades de integración con otras herramientas de gestión ya presentes en la institución.
Tal como explica Carlos Bel, la prioridad era contar con una solución “que ofreciera procesos ya estructurados y workflows maduros, pero con la flexibilidad suficiente para adaptarlos a la realidad de IQS”.
Por qué se apostó por una solución estándar
Con las necesidades bien definidas, IQS recurrió a un partner tecnológico para identificar la solución más adecuada. El socio elegido fue SquarePoint, que tras un análisis exhaustivo del mercado propuso la implantación de Cezanne HR, uno de los software distribuidos en España por Wospee.
Según Toño Ruisánchez Acebal, Senior Account Manager en SquarePoint, Cezanne HR ofrecía una base funcional muy sólida, configurable y adaptable a las necesidades del centro sin requerir inversiones adicionales. Su carácter estándar, pero flexible, permitía ajustar procesos de manera rápida.
La decisión se fundamentó en la facilidad de uso, la agilidad, la capacidad de integración y el hecho de tratarse de un software SaaS. Ruisánchez destaca que la herramienta incorpora flujos y circuitos construidos a partir de numerosas implementaciones en diferentes organizaciones, lo que garantiza procesos eficientes y contrastados.
Implementación: trabajo conjunto y enfoque práctico
El departamento de Recursos Humanos de IQS afrontaba el proyecto con una carga de trabajo especialmente elevada debido al impacto de la COVID-19: reorganización de equipos, implantación de formación virtual, trabajo remoto, nuevas necesidades de seguimiento horario, entre otros. Por ello, reforzó temporalmente el equipo y delegó en SquarePoint la conducción técnica de la implantación.
El proyecto comenzó en julio de 2020 y la solución estuvo operativa en diciembre, lanzándose al conjunto de la organización en febrero de 2021. “En apenas cuatro meses, con agosto de por medio y todas las limitaciones del contexto, conseguimos desplegar el sistema con éxito”, afirma Toño Ruisánchez.
La implantación se estructuró en varias fases:
- Análisis detallado de los procesos y flujos esperados por IQS, adaptando cada caso al funcionamiento del sistema.
- Puesta en marcha progresiva de cada flujo, trabajando codo con codo con IQS en un modelo muy colaborativo.
- Formación integrada en el propio despliegue, garantizando que el equipo adquiriera autonomía y conocimiento operativo sobre la herramienta.
Carlos Bel destaca que participar en todas las fases del proceso les permitió comprender la herramienta profundamente, lo que facilitó el despliegue interno posterior y aportó seguridad al equipo.
Portal del empleado y centralización como base del cambio
Para iniciar el uso de Cezanne HR, IQS activó primero el módulo People, con dos objetivos estratégicos:
- Concentrar toda la información de RRHH en una única base de datos.
- Implantar el portal del empleado, simplificando la comunicación y la gestión del registro horario.
Según Bel, el módulo permitió una mejora notable de la operativa administrativa y fue bien recibido por toda la plantilla, que valoró positivamente las ventajas que introducía en su día a día.
Además, IQS aprovechó la implantación para extender el proyecto más allá de RRHH, empleando la herramienta también para favorecer la cohesión interna, el intercambio de información, la colaboración y la participación organizativa.
La automatización como soporte de la estrategia
Al digitalizar y automatizar los procesos administrativos, RRHH pudo dedicar más tiempo a funciones estratégicas. Carlos Bel compara esta evolución con una pirámide: primero cubrir las necesidades básicas, luego los procesos avanzados, y finalmente la gestión estratégica.
El software proporciona a IQS una base de datos centralizada y actualizada que permite obtener información clave al instante: número de empleados activos, distribución por género, edad media, volumen de personal docente, necesidades formativas futuras, entre otros. Los cuadros de mando facilitan el análisis y ayudan a identificar oportunidades de mejora y tendencias para definir políticas adecuadas.
Gracias a estos datos, IQS está desarrollando nuevas políticas, por ejemplo, reforzar la diversidad de género en los procesos de selección o planificar la incorporación de profesores con experiencia para cubrir futuras jubilaciones en determinadas franjas de edad.
Ahorro cuantificable y beneficios obtenidos
Entre las principales ventajas logradas destacan:
- Acceso seguro y centralizado a toda la información del personal.
- Eliminación de tareas administrativas repetitivas y de menor valor.
- Reducción del uso de papel.
- Cumplimiento sencillo y autónomo de la normativa de registro horario.
- Mayor visibilidad del rol de RRHH.
- Mayor participación y colaboración interna.
- Uso de datos para mejorar procesos y definir políticas con fundamento objetivo.
Carlos Bel subraya también el ahorro económico derivado de la digitalización. Calculando el tiempo liberado de tareas administrativas para destinarlo a actividades de mayor valor, estima un ahorro anual de entre 20.000 y 25.000 euros.
Tras los resultados conseguidos en el ámbito administrativo, IQS ya está preparando el despliegue de los software de Wospee para la gestión de la evaluación del desempeño, un nuevo paso para seguir transformando la función de Recursos Humanos en la organización.
