El exceso de burocracia en la gestión de personas es una de las quejas más habituales entre los profesionales de Recursos Humanos. Los empleados son cada vez más exigentes y esperan respuestas inmediatas a las preguntas más frecuentes: desde cuántos días de vacaciones les quedan hasta cuál es el procedimiento para comunicar una baja por enfermedad.
Los managers tienen expectativas igualmente altas: esperan que el equipo de RR. HH. sea capaz de proporcionar cada vez con mayor rapidez los datos que necesitan para apoyar la toma de decisiones empresariales y liderar a sus equipos de forma eficaz.
Todo esto —hacer circular los datos de forma rápida y segura y mantener un buen nivel de comunicación entre los miembros del equipo— se complica aún más con la necesidad repentina de trabajar en remoto.
Como consecuencia, los departamentos de Recursos Humanos están claramente bajo presión. Sin embargo, la tecnología para ayudarles a afrontar las crecientes exigencias actuales ya existe, aunque con demasiada frecuencia no se utiliza. A continuación, se presentan algunas de las funcionalidades que permiten a las nuevas plataformas digitales de RR. HH. apoyar a los equipos en los procesos diarios que consumen tiempo, recursos y energía.
Automatizar los procesos clave
Quienes trabajan en RR. HH. suelen dedicar una cantidad excesiva de tiempo a la gestión de solicitudes de vacaciones y permisos, a la actualización de los datos personales de los empleados y de las relaciones laborales, a la recopilación de fichajes y a la gestión de gastos. Un número sorprendente de empresas sigue gestionando estos procesos de forma manual mediante hojas de cálculo, lo que genera duplicidades innecesarias y un alto riesgo de errores.
Además, en un entorno de trabajo en remoto, el intercambio de datos a través de archivos Excel enviados por correo electrónico no es seguro. Las soluciones tecnológicas de RR. HH. más recientes permiten automatizar estos procesos esenciales —y a menudo tediosos—, haciéndolos mucho más ágiles y fáciles de gestionar. Al centralizar la gestión de empleados en un entorno seguro, es posible mantener la información siempre actualizada y proporcionar acceso online a todas las personas implicadas en los distintos procesos (RR. HH., responsables, managers y asesoría laboral).
Facilitar recordatorios oportunos
Cada día recibimos tanta información y tantas solicitudes que puede resultar complicado estar al día de todo lo que hay que hacer. Una buena plataforma digital de RR. HH. actúa como un auténtico “asistente virtual”, ayudando a no perder de vista las tareas pendientes.
Puede gestionar recordatorios cuando es necesario realizar evaluaciones al final del periodo de prueba o avisar cuando debe activarse la siguiente fase de la política de gestión de ausencias para un determinado empleado. La mayoría de los sistemas permiten además que los managers gestionen de forma autónoma estos procesos básicos de RR. HH., lo que les ayuda a liderar mejor a sus equipos y reduce la carga operativa del departamento de Recursos Humanos.
Fomentar la autonomía de empleados y managers
Las nuevas plataformas digitales de RR. HH. con funcionalidades de autoservicio no solo resultan muy valiosas para los managers, sino que también suelen ser muy bien recibidas por los propios empleados. Les permiten mantener actualizados sus datos personales de forma autónoma y consultar de manera rápida cuántas horas de permiso o días de vacaciones les quedan, así como el estado de sus solicitudes.
Incluso trabajando desde casa, pueden acceder a toda su información a través de un espacio online seguro y siempre disponible. Los sistemas más avanzados suelen incluir flujos de aprobación integrados, de modo que no es necesario esperar días mientras los formularios de vacaciones pasan de mano en mano entre managers y RR. HH. El sistema envía automáticamente una notificación por correo electrónico y el responsable puede acceder, comprobar si hay otras ausencias en el equipo y aprobar o rechazar la solicitud en pocos clics.
Análisis de datos de RR. HH.
Pasar horas recopilando datos para elaborar informes destinados a la dirección o al consejo de administración no es el mejor uso del tiempo del equipo de Recursos Humanos. Afortunadamente, ya no es necesario buscar entre montones de documentos ni perder tiempo asegurándose de que la información esté actualizada.
Los sistemas de software de RR. HH. más modernos, como Wospee, almacenan toda la información relacionada con las personas en un único repositorio central, lo que facilita enormemente la recuperación de datos cuando se necesitan. Los indicadores y cifras clave sobre la plantilla y la organización se presentan mediante gráficos y cuadros visuales, lo que permite comprender mejor la información y tomar decisiones más informadas en ámbitos como la selección, la formación o la revisión salarial.
Colaboración social
Vivimos en un entorno cada vez más colaborativo y, sin embargo, muchas empresas siguen funcionando en “silos” departamentales. Las nuevas soluciones ayudan a romper estas barreras ofreciendo plataformas colaborativas de RR. HH. donde los empleados pueden compartir ideas y trabajar juntos en proyectos.
Estos portales facilitan la conexión entre personas, la búsqueda de respuestas y la colaboración para generar nuevas ideas y apoyar la mejora continua. Contribuyen a crear una plantilla más implicada y colaborativa, en la que todos entienden hacia dónde se dirige la empresa y comprenden mejor el papel que desempeñan dentro del conjunto.
